Är virtuella maskiner juridiskt säkra?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
Den som tror att en virtuell maskin löser problemet med föråldrade plattformar sitter på en tickande bomb.
Många verksamheter anser att de har parkerat sina äldre miljöer tryggt och säkert genom att använda en virtuell maskin. Men den som tror att en exporterad kopia av systemet på en virtuell server är en hållbar lösning underskattar riskerna och äventyrar i värsta fall hela sin datahantering. En virtuell maskin utgör nämligen ingen revisionssäker arkivering enligt kraven i bokföringslagen. Punkt slut. Hur bekväm lösningen än verkar vid en första anblick är den djupt bedräglig. Virtuella maskiner löser nämligen varken era juridiska skyldigheter eller era tekniska utmaningar.
- Brister i regelefterlevnad: En virtuell maskin uppfyller inte kraven i bokföringslagen eller dataskyddsförordningen. Detta gäller både när det kommer till dataintegritet och kontroll över åtkomst.
- Tekniskt beroende: Framtida uppdateringar av plattformen eller byten av operativsystem och maskinvara som inte är kompatibel kommer förr eller senare att göra systemet helt obrukbart.
- Dålig användarvänlighet: Kan era olika avdelningar göra enkla och snabba sökningar efter data? Tyvärr inte. Allting förblir tekniskt och komplicerat samt extremt känsligt för fel.
- Risken med en sluten låda: I den virtuella maskinen fortsätter hela det gamla systemet att köras med exakt alla gamla säkerhetsluckor och helt utan underhåll eller begränsningar för åtkomst.
- Dolda kostnader: Även virtuella servrar kostar pengar. Det kan handla om dyra licenser och krav på stort lagringsutrymme eller mycket tid för löpande underhåll.
- Stort beroende av gammal mjukvara och gamla licenser: Många äldre applikationer kräver specifika databaser eller egna servrar för licenser. Dessa måste fortsätta att köras i den virtuella maskinen vilket öppnar dörren på vid gavel för brott mot avtal och licensvillkor.
- Ingen dokumenterad spårbarhet: En virtuell maskin saknar revisionssäkra loggar och protokoll samt tydliga bevis. Detta skapar enorma problem vid granskningar från Skatteverket eller vid en juridisk tvist.
Sammanfattning
Den virtuella maskinen kan absolut verka praktisk vid en första anblick. I verkligheten är den dock en otrygg tillfällig lösning som för med sig betydande juridiska och tekniska fallgropar. Om ni vill vara på den säkra sidan långsiktigt behöver ni en hållbar strategi för er arkivering.
Vår lösning stavas ViewBox från AvenDATA.
Med denna plattform förblir er data tillgänglig helt oberoende av det ursprungliga systemet. Informationen arkiveras på ett juridiskt säkert sätt och kan användas under lång tid framöver. Ni får tillgång till smarta sökfunktioner och smidig hantering av användare samt en tydlig spårbarhet. Allting är revisionssäkert. Allting är helt underhållsfritt.
Planerar ni att arkivera ett äldre system?