ERP-arkivering:
säkra era data, bevara era rapporter och säkerställ er regelefterlevnad med AvenDATA
Vi arkiverar allt från SAP, Oracle, Microsoft Dynamics och Infor till helt egenutvecklade plattformar. Med vår lösning för ERP-arkivering säkrar vi era data från affärssystem av alla typer, generationer och branscher – från bokföring och personalhantering till avancerad produktionsstyrning.
Utmaningen
Historiska data i äldre affärssystem är kritiska, men åtkomsten blir allt svårare.
Vid IT-migreringar, systembyten som övergången till SAP S/4HANA eller när ni avvecklar föråldrade miljöer står er verksamhet ofta inför en avgörande uppgift.
Äldre affärssystem är ofta applikationer som har vuxit fram under många år. De har komplexa och skräddarsydda datastrukturer som fortfarande innehåller viktig information för företagets styrning och juridiska krav. Här spelar kraven i bokföringslagen en central roll för hur finansiell information måste bevaras.
Men att hålla dessa plattformar i drift är mycket dyrt. Mjukvaran underhålls inte längre, licenserna löper ut och den interna kompetensen försvinner successivt från verksamheten.
Det blir svårt eller till och med omöjligt att komma åt viktiga data, trots att de måste hållas tillgängliga, analyserbara och revisionssäkra under lång tid.
Det är precis här AvenDATA kommer in, med en modern och trygg lösning för er ERP-arkivering.
ERP-arkivering:
beprövad lösning med över 17 års erfarenhet
Vi på AvenDATA har i mer än 17 år kontinuerligt vidareutvecklat vår lösning för ERP-arkivering. Vi har förfinat den i praktiken genom över 1 100 framgångsrika systemavvecklingar.
Tack vare vår beprövade metodik har vi under årens lopp kunnat besvara tekniska frågor, krav från Skatteverket och juridiska frågeställningar på ett pålitligt och spårbart sätt.
Vår programvara ViewBox har etablerat sig som ett pålitligt sökverktyg. Den fungerar lika bra i det dagliga arbetet som vid revisioner, och ger hela verksamheten snabb åtkomst till historiska data.
Att ViewBox används av mer än hälften av de tyska DAX-bolagen och av motsvarande storbolag internationellt är ett tydligt bevis på plattformens stabilitet och flexibilitet.
Från Europa och Asien till Nordamerika: ViewBox används i dag över hela världen.
Era analyser lever vidare som aktiva rapporter
i ViewBox
Vi tar inte bara över alla data från ert affärssystem. Vi säkerställer också att ni kan spåra och använda informationen på lång sikt i vår plattform ViewBox.
Detta omfattar:
- Vi återskapar era relevanta rapporter och ekonomiska analyser.
- Vi hanterar era unika och kundspecifika rapporter, inklusive era egenutvecklade program och listor.
- Vi arkiverar alla relevanta verifikationer som krävs för att rapporterna ska vara fullt spårbara, till exempel fakturor, ordrar och bokföringsunderlag.
Redan innan vi startar projektet bestämmer vi tillsammans vilka rapporter och analyser ni kommer att behöva för Skatteverket, er ekonomiska uppföljning och kraven i bokföringslagen. Här drar ni nytta av vår långa erfarenhet från ett stort antal arkiveringsprojekt inom olika affärssystem och branscher.
I ViewBox kan ni söka, analysera och utvärdera dessa rapporter många år efter systemavvecklingen, helt oberoende av ert ursprungliga affärssystem.
Oavsett om det gäller granskningar från Skatteverket, interna frågor eller juridiska utredningar har ni tillgång till tydliga och filtrerbara rapporter – utan licenskostnader för det gamla systemet och utan att logga in i det.
Snabb projekttid och mätbar ROI,
även för komplexa affärssystem
En systemavveckling av ert affärssystem tar vanligtvis mellan en och sex månader, beroende på hur komplext systemet är och hur stor datavolym ni hanterar.
Vi har framgångsrikt överfört omfattande ERP-applikationer med flera terabyte data till vår arkiveringslösning. Detta inkluderar alla tillhörande rapporter, specialutvecklade program och fullständig teknisk dokumentation.
Tack vare vår beprövade metodik ser ni som kund tydliga besparingar redan efter kort tid. Ni sparar licenskostnader för föråldrad mjukvara, databaser och gamla operativsystem. Samtidigt minskar ni utgifterna för löpande underhåll, infrastruktur och internt administrativt arbete.
I de allra flesta av våra projekt har investeringen betalat sig på mindre än ett år. Det beror på mätbara besparingar på mjukvarulicenser, serverinfrastruktur och interna resurser.
Analys av
ert affärssystem
Det första steget vid varje systemavveckling är en detaljerad analys av ert nuvarande affärssystem. Analysen lägger grunden för en noggrann bedömning av projektets tidsåtgång och kostnader inför er ERP-arkivering.
Här kartlägger vi både tekniska och affärsmässiga aspekter. Detta omfattar bland annat:
- Åtkomstmöjligheterna till ert befintliga affärssystem
- Databasens typ, struktur och storlek (till exempel Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA eller egenutvecklade lösningar)
- Omfattningen och relevansen av era nuvarande rapporter och applikationer
- Unika anpassningar som egenutvecklade program, integrationer eller tilläggsmoduler
Vi sammanställer sedan resultaten i en bindande offert till fast pris. Det ger er god planeringssäkerhet inför era strategiska beslut.
Projektbaserad arkivering av
affärssystem
När vi har avslutat vår systemanalys startar själva projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydligt definierade milstolpar.
Under ett gemensamt uppstartsmöte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ert team. Därefter tar vi över merparten av arbetet åt er:
- Vi sätter upp åtkomsten till ert system
- Vi exporterar och för över alla relevanta data
- Vi återskapar era viktiga rapporter och skräddarsydda analyser
- Vi dokumenterar varje steg för att säkerställa fullständig revisionssäkerhet
Våra erfarna projektledare vägleder er genom hela processen. De ser till att allt flyter på smidigt, så att ni behöver lägga så lite egna resurser som möjligt på projektet.
När projektet närmar sig sitt slut genomför vi strukturerade tester och godkännanden tillsammans med er. Detta gör vi för att säkerställa att alla data har arkiverats fullständigt, korrekt och spårbart.
Resultatet av
er arkivering
När projektet är avslutat har vi överfört alla relevanta tabeller, dokument och rapporter från ert affärssystem till vår egenutvecklade programvara ViewBox.
ViewBox är ett webbaserat sökverktyg. Det ger er och era behöriga användare snabb, säker och spårbar åtkomst till all arkiverad information, även många år efter systemavvecklingen.
Ett stort mervärde är att vi återskapar alla viktiga standardrapporter och skräddarsydda analyser. Det innebär att ni kan göra utvärderingar, svara på frågor från Skatteverket och uppfylla kraven i bokföringslagen, utan att behöva logga in i det ursprungliga affärssystemet.
Efter en framgångsrik implementering och ett godkännande av ViewBox kan ni stänga ner ert gamla affärssystem helt och hållet.
Vid projektets slut får ni en omfattande dokumentation över hela processen. Den visar tydligt och spårbart alla våra steg, med särskilt fokus på följande punkter:
- Metoden för överföringen av era data
- Strukturen för allt arkiverat innehåll
- Våra genomförda tester och godkännandefaser
Dessutom dokumenterar vi varje steg i arkiveringen revisionssäkert i vårt ärendehanteringssystem Jira – från den första dataexporten till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet. På så sätt kan oberoende granskare och revisorer när som helst följa exakt hur arkiveringen har genomförts.
ViewBox Enterprise:
använd arkiverade data från äldre system säkert och snabbt
Med ViewBox Enterprise erbjuder AvenDATA en kraftfull plattform för säker åtkomst till data från avvecklade ERP-system och andra äldre system. Lösningen kombinerar moderna sök- och analysfunktioner med hög prestanda, omfattande säkerhetsfunktioner och AI-stödda funktioner.
ViewBox Enterprise ser till att era arkiverade data:
- förblir begripliga och användbara även många år efter systemavvecklingen
- snabbt och riktat kan genomsökas, filtreras och analyseras
- finns tillgängliga, revisionssäkert och spårbart, för interna och externa granskningar
- skyddas mot obehörig åtkomst genom rollbaserade behörigheter
- kan analyseras effektivare med hjälp av AI-stödda funktioner
- förblir tillgängliga oberoende av det ursprungliga programmet
En särskild funktion är den automatiserade, regelbaserade raderingen av data. Utifrån lagstadgade, avtalsenliga eller interna bevarandetider kan data raderas kontrollerat, spårbart och dokumenterat när respektive tid har löpt ut. Därmed hjälper ViewBox Enterprise er att uppfylla kraven i GDPR och andra regelverk.
Resultatet: ni bevarar historiska företagsdata så länge det behövs, men inte längre.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett timslångt samtal med våra experter går vi gemensamt igenom ert affärssystem. Detta gäller oavsett om ni använder en standardlösning, en kundanpassad applikation eller ett helt egenutvecklat system.
Vi visar er live hur ni effektivt kan avveckla ert system och samtidigt hålla era data tillgängliga för analyser på lång sikt. Mötet inkluderar följande delar:
- En genomgång av er datastruktur, dataöverföringen och era befintliga rapporter
- En livepresentation av vår lösning ViewBox
- En förklaring av hur vi återskapar rapporter och skräddarsydda analyser
- En tillförlitlig uppskattning av tidsåtgång, arbetsinsats och kostnad
Transparent från början
Våra projektförslag bygger på fasta priser, utan efterdebitering. Därför står kvalitet, pålitlighet och ett rättvist förhållande mellan pris och kvalitet alltid i centrum.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Våra projektförslag bygger på fasta priser, utan efterdebitering. Därför står kvalitet, pålitlighet och ett rättvist förhållande mellan pris och kvalitet alltid i centrum.
Snabba svar på era frågor
personligt och förutsättningslöst om ERP-arkivering
personligt och förutsättningslöst om ERP-arkivering
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.