Stäng ner system och hantera data intelligent
Få full kontroll över livscykeln för din data med AvenDATA
Oavsett om det rör sig om affärssystem som ERP och CRM eller system för HR och hantering av dokument samt unika gamla system arkiverar vi dina äldre applikationer på ett revisionssäkert sätt. Allt sker med full regelefterlevnad och all data blir fullständigt sökbar. Detta gäller för varje bransch och varje plattform samt all form av historik.
Utmaningen
En professionell hantering av livscykeln för data kräver att information inte bara skapas och används samt analyseras. Den måste även i slutet av sin aktiva tid antingen arkiveras eller raderas på ett kontrollerat och ekonomiskt försvarbart sätt.
Många företag misslyckas med just detta sista steg:
- Historisk data blir kvar i gamla system som måste hållas igång för att uppfylla krav på regelefterlevnad enligt Bokföringslagen
- Dessa system fortsätter att kosta pengar trots att de inte längre fyller någon operativ funktion
- Infrastrukturen för teknik föråldras medan externa avtal för underhåll fortsätter att löpa och interna resurser binds upp
- Risken för brister i säkerheten ökar ju äldre och mer eftersatt miljön är
- En övergripande blick på all befintlig data saknas och mål för effektivitet och transparens samt styrning förblir ouppnådda
Konsekvensen: Livscykeln för data avslutas aldrig utan fastnar i föråldrade system. Detta orsakar inte bara höga kostnader utan motsäger all modern hantering av data.
Globala lösningar för arkivering
för hela livscykeln för din data
Internationell användning med fullt fokus på livscykeln för data
Att arkivera och långsiktigt kunna använda data från gamla system är en central del av en genomtänkt hantering av informationens livscykel. I över 17 år har AvenDATA hjälpt företag över hela världen att på ett säkert sätt arkivera data från föråldrade applikationer. Vi ser till att din information bevaras i enlighet med krav på regelefterlevnad som Bokföringslagen och görs strukturerat tillgänglig helt oberoende av det ursprungliga systemet.
Våra processer för arkivering har utvecklats och ständigt förfinats utifrån mer än tusen framgångsrika projekt. Under detta arbete har vi tagit hänsyn till alla relevanta krav från Skatteverket och juridiska frågeställningar samt interna kontroller. Resultatet är en pålitlig lösning som verkligen fungerar i praktiken.
I centrum står vår mjukvara ViewBox som är ett revisionssäkert och användarvänligt system för sökning vilket gör din gamla data effektivt användbar. Oavsett om det gäller syften för skatt eller juridik och analys ger ViewBox dig en strukturerad åtkomst under hela livscykeln för din data. Det är inte konstigt att lösningen i dag används aktivt av över 50 procent av de största bolagen på Stockholmsbörsen.
Från medelstora företag till internationella koncerner och från Europa till Nordamerika samt Asien kan ViewBox användas över hela världen. Systemet uppfyller de allra högsta kraven på säkerhet för data och transparens samt regelefterlevnad för hela livscykeln för din information.
Säkra historisk data. Spåra dina rapporter. Hantera livscykeln för din
data helt enligt reglerna.
Vi tar inte bara över all data från ditt gamla system. Vi ser också till att du kan analysera och söka samt spåra denna information på ett strukturerat sätt över tid i ViewBox. Arkiverade rapporter och utvärderingar spelar nämligen en central roll inom all professionell hantering av livscykeln för data.
Hit hör till exempel följande:
- Återskapande av relevanta standardrapporter och ekonomiska utvärderingar
- Skapande av individuella och specifika rapporter för kunden inklusive dina helt egna utvärderingar
- Arkivering av alla tillhörande underlag som fakturor och beställningar samt journaler för bokföring för att göra innehållet i rapporterna fullt spårbart
Redan innan projektet startar reder vi gemensamt ut vilka rapporter du kommer att behöva över tid. Det kan handla om krav från Skatteverket och interna analyser eller lagstadgade skyldigheter enligt Bokföringslagen. Här drar du stor nytta av vår långa erfarenhet när det gäller arkivering av många olika system och branscher samt logik för utvärderingar.
I ViewBox förblir dessa rapporter begripliga och tillgängliga för filtrering även många år efter att systemet har stängts ner. Allt fungerar helt utan det ursprungliga systemet eller krav på extra licenser.
Oavsett om det gäller granskningar av revisorer eller interna frågor och juridiska oklarheter har du alltid tillgång till strukturerade utvärderingar. Detta sker alltid inom ramen för ett mycket väl genomtänkt koncept för hur du hanterar livscykeln för all din information.
Effektivt projekt och mätbar ekonomisk nytta samt snabb implementering
märkbar besparing / långsiktig avkastning på investeringen
Att arkivera ett gammalt system tar i regel mellan en och sex månader beroende på komplexitet och struktur på data samt omfattning. Genom vårt standardiserade och beprövade arbetssätt kan vi arkivera även mycket omfattande system på ett effektivt och säkert samt spårbart sätt.
Till och med projekt med volymer av data på flera terabyte och komplexa relationer mellan information har redan framgångsrikt överförts till vår lösning för arkiv. Detta inkluderar rapporter och individuella utvärderingar samt fullständig dokumentation.
Våra kunder drar snabbt nytta av mätbara fördelar till exempel genom följande:
- Bortfall av löpande kostnader för licenser för gamla applikationer och databaser
- Besparingar kring underhåll och drift av föråldrad infrastruktur
- Minskad intern arbetsbelastning genom en centraliserad och revisionssäker tillgång till data
- Optimerad regelefterlevnad inom ramen för moderna strategier för hantering av livscykeln för information
I de flesta projekt uppnås full avkastning på investeringen på under ett år. Detta sker genom en märkbar avlastning för din avdelning för teknik och en tydlig kontroll av budgeten samt en hållbar integration av arkiverad data i en övergripande strategi för livscykeln.
Analys av system
det första steget mot en framgångsrik arkivering
I början av varje projekt för arkivering gör vi en detaljerad analys av ditt befintliga gamla system. Denna ligger till grund för en realistisk bedömning av projektets längd och datans omfattning samt tekniska krav. Detta ger dig en bindande offert med fast pris och full trygghet i planeringen.
Inom ramen för denna analys kartlägger vi bland annat följande:
- Möjligheter till åtkomst till det befintliga systemet till exempel via direkt åtkomst till databaser eller gränssnitt för applikationer och export av filer
- Typ och struktur samt storlek på den underliggande datan
- Relevansen hos befintliga rapporter och utvärderingar samt typer av verifikat för bokföring
- Individuella detaljer som egna utvecklade lösningar och gränssnitt eller extra moduler
Alla resultat dokumenteras på ett strukturerat sätt och omvandlas till en tydlig offert. På så sätt kan du fatta ett tryggt beslut om när och hur ditt gamla system ska arkiveras.
Arkivering av projektet
tydligt strukturerat och säkert genomfört
Efter avslutad analys börjar det egentliga projektet för arkivering med ett gemensamt möte för uppstart och tydligt definierade delmål. Från och med denna punkt tar vi över den allra största delen av alla tekniska och organisatoriska uppgifter åt dig.
Typiska steg i projektet:
- Installation av åtkomst till system och gränssnitt för export
- Överföring och strukturering av relevant data
- Återskapande av centrala rapporter och individuella utvärderingar
- Dokumentation av alla steg i processen för att garantera en revisionssäker hantering
Beroende på hur komplext systemet är tar ett projekt mellan en och sex månader. Våra erfarna projektledare guidar dig genom alla faser från första avstämning till slutgiltigt godkännande. Tack vare tydliga processer och standardiserad metodik samt en transparent kommunikation förblir din interna arbetsinsats minimal.
Som avslutning på projektet genomför vi strukturerade faser för tester och godkännanden. Detta gör vi för att säkerställa att all data har arkiverats på ett fullständigt och korrekt samt spårbart sätt.
Resultat av arkiveringen
fullständig åtkomst även
många år senare
Efter avslutat projekt har alla relevanta tabeller och underlag samt rapporter från ditt gamla system förts över till vår mjukvara ViewBox. Det webbaserade systemet för sökning ger behöriga användare en snabb och säker samt revisionssäker åtkomst även många år efter nedstängningen. Allt detta fungerar helt oberoende av det ursprungliga systemet.
Ett särskilt stort mervärde är att vi återskapar alla väsentliga standardiserade och individuella rapporter. På så sätt kan du problemfritt fortsätta göra utvärderingar för verksamheten samt för skatt och juridik i enlighet med Bokföringslagen. Du slipper dessutom helt att tänka på extra licenser eller tekniska beroenden.
Efter en framgångsrik implementering och ett formellt godkännande kan det ursprungliga systemet tas ur drift helt och hållet. Detta dokumenteras givetvis på ett juridiskt säkert sätt.
När projektet avslutas får du en omfattande dokumentation över processen som bland annat innehåller följande:
- Metod och omfattning för överföring av data
- Struktur och paketering av det arkiverade innehållet
- Genomförande och resultat från faser för tester och godkännanden
- Dokumenterade steg i processen för hantering av livscykeln för din data
Alla processer dokumenteras dessutom på ett revisionssäkert sätt i vårt system för ärenden. Detta täcker allt från export av data till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet. På så sätt är hela arkiveringen alltid fullt spårbar även för tredje part och externa revisorer.
Programvaran och sökverktyget ViewBox
Gör arkiverad data intelligent och användbar
Med ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt och webbaserat system för sökning av data från nedstängda gamla system. Applikationen är speciellt utvecklad för att möjliggöra en snabb och strukturerad samt revisionssäker åtkomst till historisk information även efter att systemet har stängts ner. Allt detta fungerar helt utan åtkomst till det ursprungliga källsystemet.
ViewBox ser till att arkiverad data:
- förblir begriplig och möjlig att filtrera samt utvärdera även många år senare
- alltid kan hämtas på ett juridiskt säkert sätt för både internt och externt bruk
- finns tillgänglig i en strukturerad form för granskningar av revisorer och interna analyser
En viktig egenskap för hantering av livscykeln för din data är den integrerade och automatiserade raderingen av information. Efter fastställda perioder för lagring kan data raderas helt regelbaserat och revisionssäkert. Detta sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och Bokföringslagen eller dina egna interna riktlinjer helt utan manuellt arbete.
ViewBox körs antingen i certifierade miljöer i molnet eller som en lokal installation helt beroende på dina krav på säkerhet och kontroll samt regelefterlevnad. Den underliggande infrastrukturen genomgår regelbundna tester av funktion och säkerhet. Den uppfyller därmed de allra högsta kraven för maximal tillförlitlighet under hela livscykeln för din information.
ViewBox – Deine Brücke
zu stillgelegten Altsystemen
Archivdaten verständlich, durchsuchbar und auswertbar – jederzeit und ohne Originalsystem
Ob für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen – mit ViewBox bleiben deine archivierten Daten aus alten Systemen vollständig zugänglich.
- Ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System kannst du:
- strukturierte Auswertungen durchführen
- Prüfanforderungen jederzeit erfüllen
- fachliche, rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen fundiert beantworten
- …
ViewBox verbindet rechtssichere Archivierung mit praktischer Nutzbarkeit – als leistungsstarkes Recherchesystem für alle Unternehmensbereiche.
Är ni redo
för nästa steg?
Låt oss då prata om ditt gamla system och den framtida livscykeln för din data.
I ett effektivt samtal på en timme med en av våra experter analyserar vi gemensamt ditt gamla system. Detta gör vi oavsett om det handlar om affärssystem som ERP och CRM eller lokala system för lön som Hogia och Visma eller lösningar för att hantera dokument. Målet är att visa dig hur du säkert stänger ner din applikation och håller din data tillgänglig och utvärderingsbar över lång tid i enlighet med en modern strategi för hantering av informationens livscykel.
Under detta samtal får du följande:
- En välgrundad bedömning av strukturen på din data och processen för att ta över den samt din situation för rapportering
- En livevisning av ViewBox som är vår lösning för arkivering och sökning
- En inblick i vårt arbetssätt för att återskapa standardiserade och individuella utvärderingar
- En pålitlig uppskattning av projektets tidsåtgång och arbetsinsats samt kostnader till ett fast pris
Full transparens från första början:
Våra offerter för projekt bygger alltid på tydligt definierade fasta priser och vi garanterar att inga omförhandlingar krävs i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda alltid i centrum för oss.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. QualitätVåra offerter för projekt bygger alltid på tydligt definierade fasta priser och vi garanterar att inga omförhandlingar krävs i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda alltid i centrum för oss., Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Boka en livedemo med fokus på livscykeln för din data
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om hantering av livscykeln för din data
personligt och förutsättningslöst om hantering av livscykeln för din data
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.