En övergång till ny teknik skapar ett krav på arkivering. Vi tar hand om ditt gamla system för ärenden.
Med AvenDATA säkrar du dina processer för service och håller dem fullt spårbara.

Von R/3 über ECC 6.0 bis HANA – wir archivieren SAP-Systeme aller
Generationen und Branchenlösungen – vom Bank Analyzer bis zum IS-U-Modul.

Utmaningen
med historiska system för ärenden

Många företag står inför uppgiften att avveckla föråldrade eller utbytta system för ärenden som Jira, SAP Solution Manager, OTRS eller ServiceNow. Detta sker ofta i samband med migreringar till molnet, konsolidering av mjukvara eller en omstrukturering av tjänster för IT. Men att bara stänga ner systemen är sällan möjligt. Detta beror på att ärenden för service, förfrågningar om ändringar, protokoll för incidenter och historik för godkännanden omfattas av en skyldighet att kunna spåras och redovisas, både internt och gentemot externa parter.

Vanliga utmaningar vid hantering av äldre lösningar för ärenden:

Höga driftskostnader: Avgifter för underhåll, infrastruktur och licenser binder upp din budget under lång tid.
Teknisk skuld: Föråldrade system medför risker för säkerheten och gör uppdateringar svåra att genomföra.
Låsta resurser: Din avdelning för IT och support måste fortsätta ansvara för underhåll och säkerställa smidig åtkomst.
Krav på granskning: Ärenden kan innehålla information som är relevant för revisioner eller granskningar från Skatteverket.
Skydd av data: En lagring och radering som uppfyller kraven enligt GDPR är ofta inte längre tekniskt möjlig att genomföra.

AvenDATA erbjuder lösningen: Med vår webbaserade lösning för arkivering ViewBox överför vi din data för ärenden från system som Jira, SAP Solution Manager, OTRS, Remedy eller Freshservice till ett säkert arkiv. Din gamla data förblir fullt tillgänglig och lagras på ett revisionssäkert sätt helt oberoende av ditt ursprungliga system för ärenden.

Beprövad arkiveringslösning
Baserat på över 17 års erfarenhet av projekt med system för ärenden och plattformar för ITSM

Arkivering av historiska system för ärenden har under många år utvecklats och förfinats hos oss på AvenDATA. Vår metod har beprövats i otaliga projekt för kunder över hela världen. Vårt strukturerade arbetssätt har visat sig vara mycket framgångsrikt för en rad olika behov. Detta gäller allt från förberedelser inför revisioner av din miljö för IT till en juridiskt säker dokumentation av tidigare processer för service i enlighet med Bokföringslagen.

I centrum står vår mjukvara ViewBox som är ett kraftfullt system för sökning. Den hanterar arkiverad data från system som har tagits ur drift som till exempel Jira Service Management och SAP Solution Manager eller OTRS samt ServiceNow och BMC Remedy.

ViewBox ger en snabb och revisionssäker åtkomst för både dina interna avdelningar för IT och regelefterlevnad samt juridik. Det underlättar även arbetet avsevärt för externa granskare från till exempel Skatteverket.

Ett stort antal internationella företag förlitar sig på vår lösning och detta inkluderar hälften av alla bolag på listan för OMXS30. I dag används ViewBox produktivt över hela världen i Europa och Nordamerika samt Asien. Systemet är stabilt och säkert samt kan anpassas flexibelt efter storleken på just ditt företag.

Dina arkiverade ärenden blir säkert och spårbart tillgängliga
i ViewBox

Även efter en avveckling av ditt system för ärenden som till exempel Jira och OTRS samt SAP Solution Manager eller ServiceNow och BMC Remedy finns all din data för dessa ärenden kvar i sin helhet. Vi tar över alla relevanta poster från dina processer för incidenter och problem samt ändringar eller beställningar av tjänster. Därefter arkiverar vi allt på ett revisionssäkert sätt och lägger till en digital signatur om du så önskar för att säkerställa full spårbarhet.

En överblick över våra tjänster:

Arkivering av all relevant data för ärenden inklusive historik för status och tidsstämplar samt bifogade filer
Revisionssäker lagring med en valfri digital signatur
Tillval: Skapande av rapporter och analyser baserade på dina arkiverade ärenden

Redan innan projektet startar bestämmer vi tillsammans med dig vilka delar av din data som ska föras över. Detta kan till exempel vara typer av ärenden och historik för status samt arbetsflöden eller tillhörande filer. Vi utvärderar även om det krävs några specifika analyser för exempelvis granskningar från Skatteverket eller interna analyser samt andra juridiska syften.

I ViewBox finns dessa ärenden tillgängliga för dig även många år senare. De är sökbara och spårbara samt fullt dokumenterade.

Vid behov kan du när som helst skapa individuella rapporter från denna data. Dessa kan användas för förfrågningar kring dataskydd enligt GDPR och bevis på regelefterlevnad eller dokumentation av avtal.

Oavsett om det gäller externa revisioner eller interna frågor samt juridiska krav enligt Bokföringslagen ser ViewBox till att dina historiska ärenden förblir strukturerade och säkra. Allt detta sker helt oberoende av ditt ursprungliga system för ärenden och gör informationen lättillgänglig.

Snabb process för projekt och ekonomisk nytta
Mätbar ROI
även vid komplexa system för ärenden

En avveckling av historiska system för ärenden som Jira och OTRS samt SAP Solution Manager eller ServiceNow och BMC Remedy tar i regel bara tre till sex månader beroende på strukturen för din data och gränssnitt samt volymen av data. Genom vårt beprövade arbetssätt arkiverar vi även omfattande data för ärenden på ett effektivt och spårbart samt juridiskt säkert sätt.

Vi har redan framgångsrikt avslutat projekt med flera miljoner ärenden. Detta inkluderar en strukturerad överföring av data och en fullständig historik för status samt bifogade filer och ett valfritt skapande av rapporter.

Minskade kostnader från första dagen: Våra kunder drar nytta av märkbara besparingar redan kort efter att projektet är avslutat. Detta gäller särskilt för kostnader för licenser och drift av system samt underhåll och bundna resurser inom den dagliga driften av IT.

I de flesta fall ligger avkastningen på din investering på under ett år. Detta uppnås genom en fullständig nedstängning av det gamla systemet och en hållbar avlastning för din miljö för IT.

System för ärenden
Analys av system

Det första steget vid varje arkivering av ett system för ärenden är en strukturerad analys av din befintliga plattform. Denna analys utgör grunden för en pålitlig bedömning av projektets tidsåtgång och omfattning av data samt arbetsinsatsen för din arkivering. Detta gäller oavsett om du använder Jira eller OTRS samt SAP Solution Manager eller ServiceNow och andra system för ITSM.

Under detta arbete kartlägger vi både tekniska och verksamhetsrelaterade aspekter vilket bland annat inkluderar följande:

Möjligheter till åtkomst till ditt system eller din databas
Struktur och omfattning samt volymen av data för dina ärenden som till exempel incidenter och ändringar eller förfrågningar
Relevans och behov av lagring för den information som ingår
Historik och arbetsflöden samt bifogade filer och beroenden av gränssnitt

Vi sammanställer sedan resultaten av denna analys åt dig i en bindande offert med ett fast pris. Denna offert inkluderar tydligt definierade tjänster och en realistiskt beräknad tidsplan för projektet. På så sätt får du maximal trygghet för din planering och dina beslut redan innan projektet startar.

System för ärenden
Arkivering av projektet

Efter att analysen av ditt system är klar påbörjar vi själva projektet för din arkivering. Arbetet styrs på ett professionellt sätt och dokumenteras transparent med målet att avlasta din avdelning för IT så mycket som möjligt.

Under ett gemensamt uppstartsmöte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar. Från och med denna punkt tar vi över merparten av alla operativa uppgifter åt dig:

Etablering av åtkomst till data eller åtkomst via API
Export och överföring av relevant data för ärenden inklusive historik och kommentarer samt bifogade filer
Tillval: Skapande av individuella rapporter eller analyser baserade på dina arkiverade ärenden
En fullständig och revisionssäker dokumentation av alla steg i processen

Våra erfarna ledare för projektet vägleder dig genom hela arbetet. Vi säkerställer tydliga vägar för kommunikation och definierade ansvarsområden samt ett minimalt behov av resurser från din sida.

Som avslutning genomförs en strukturerad fas för tester och godkännande. Detta gör vi för att garantera att alla dina ärenden sparas på ett revisionssäkert och tillgängligt sätt. Vi ser även till att all information är fullständig och korrekt samt fullt spårbar.

System för ärenden
Resultat av din arkivering

När projektet är avslutat har all relevant data för dina ärenden från ditt avvecklade system som till exempel Jira och OTRS samt SAP Solution Manager eller ServiceNow flyttats över. All information är nu fullständigt överförd och strukturerad i vår lösning för arkivering ViewBox.

ViewBox är ett webbaserat system för sökning som gör det möjligt för behöriga användare att snabbt och säkert få åtkomst till information. Även många år efter att ditt system har stängts ner kan du hitta arkiverade ärenden för service och historik för status samt kommunikation och bifogade filer. Denna åtkomst är fullt revisionssäker och helt oberoende av det ursprungliga systemet för ärenden.

Om du önskar kan individuella rapporter skapas utifrån dina arkiverade ärenden helt utan att det krävs någon aktiv åtkomst till det gamla systemet. Detta är mycket användbart för interna analyser eller juridiska bevis enligt Bokföringslagen samt förfrågningar kring dataskydd enligt GDPR.

Efter ett framgångsrikt godkännande kan det gamla systemet stängas ner för gott. När projektet är i mål får du en omfattande dokumentation av processer och rutiner som tydligt redovisar alla genomförda steg och belyser särskilt följande punkter:

Typ och struktur för överföring av data
Volym och ursprung för det arkiverade innehållet
Alla genomförda tester och godkännanden

Dessutom dokumenterar vi varje steg i projektet från den första exporten till det slutliga godkännandet och en eventuell radering av ditt ursprungliga system. Detta görs på ett revisionssäkert sätt i vårt eget system för ärenden i Jira. På så sätt blir hela processen spårbar utan några som helst luckor vilket är helt avgörande för granskningar från till exempel externa revisorer eller Skatteverket.

ViewBox är ditt system för sökning av arkiverade ärenden
Få åtkomst till din historik för service helt oberoende av det ursprungliga systemet

Med ViewBox erbjuder AvenDATA en kraftfull och webbaserad lösning för åtkomst till arkiverat innehåll från avvecklade system för ärenden som Jira och OTRS samt SAP Solution Manager eller ServiceNow och Remedy liksom andra plattformar för ITSM.

Via ett intuitivt gränssnitt på webben kan du strukturera och söka samt analysera och exportera arkiverade ärenden tillsammans med kommentarer och historik för handläggning samt bifogade filer och nivåer för eskalering. Detta är tillgängligt när som helst och över hela världen.

ViewBox gör följande möjligt:

Snabb åtkomst till enskilda ärenden eller hela flöden av ärenden
Möjlighet att söka igenom allt arkiverat innehåll inklusive status och arbetsflöden
Skapande av strukturerade rapporter för revisioner eller interna analyser
Rollbaserad åtkomst för olika avdelningar och IT samt intern revision eller externa granskare

En särskild egenskap hos ViewBox är en funktion för automatisk radering av data. Baserat på definierade perioder för lagring kan arkiverade ärenden raderas helt utan manuellt arbete på ett hållbart och regelbaserat samt spårbart sätt. På så sätt uppfyller du dina skyldigheter enligt GDPR och Bokföringslagen långsiktigt och på ett revisionssäkert sätt.

Den underliggande infrastrukturen i molnet är certifierad enligt ISO 27001 och genomgår regelbundna tekniska kontroller av säkerheten. Beroende på ditt företags krav på säkerhet och regelefterlevnad kan ViewBox som ett alternativ även drivas lokalt på plats hos er.

ViewBox – Ihre Brücke
zu archivierten Ticketsystemen der Vergangenheit

Ob für Fachabteilungen, interne Revision, Datenschutzbeauftragte, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsabteilungen: Mit ViewBox bleiben Ihre archivierten Tickets aus stillgelegten Systemen – z. B. Jira, SAP Solution Manager, OTRS oder ServiceNow – vollständig durchsuchbar, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar. Und das ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Ticketsystem.

Är ni redo
för nästa steg?

Under ett kostnadsfritt möte på en timme med en av våra experter analyserar vi gemensamt ditt system för ärenden som ska avvecklas. Det kan till exempel vara Jira eller OTRS samt SAP Solution Manager och ServiceNow. Vi visar dig live hur du på ett effektivt sätt kan arkivera din data för ärenden och hålla den värdefulla informationen säker och strukturerad samt tillgänglig för användning under lång tid framöver.

Under detta samtal får du följande:

En exakt avstämning kring strukturen för din data och vilka fält som ska överföras samt koncept för åtkomst
En live demonstration av vår lösning för arkivering ViewBox
En genomgång av hur strukturerade förfrågningar och sökningar bland ärenden samt rapporter kan skapas
En pålitlig bedömning av arbetets omfattning och tidsåtgång samt kostnader för ditt projekt för arkivering

Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.

En övergång till ny teknik skapar ett krav på arkivering. Vi tar hand om ditt gamla system för ärenden. Med AvenDATA säkrar du dina processer för service och håller dem fullt spårbara.

Utmaningen med historiska system för ärenden

Beprövad arkiveringslösning Baserat på över 17 års erfarenhet av projekt med system för ärenden och plattformar för ITSM

Dina arkiverade ärenden blir säkert och spårbart tillgängliga i ViewBox

Snabb process för projekt och ekonomisk nytta Mätbar ROI även vid komplexa system för ärenden

System för ärenden Analys av system

System för ärenden Arkivering av projektet

System för ärenden Resultat av din arkivering

ViewBox är ditt system för sökning av arkiverade ärenden Få åtkomst till din historik för service helt oberoende av det ursprungliga systemet

ViewBox – Ihre Brücke zu archivierten Ticketsystemen der Vergangenheit

Är ni redo för nästa steg?

Tack!