Stäng ner men säkra din data även efter fusioner och förvärv när bolaget har sålts eller tagits över eller knoppats av
men informationen måste fortfarande bevaras enligt Bokföringslagen. Med AvenDATA.

Vi arkiverar gamla system av alla de slag helt oberoende av bransch och mjukvara eller struktur.

Utmaningen

I samband med ett uppköp eller en fusion samt en avknoppning blir gamla system för IT ofta kvar och behövs inte längre. Av juridiska skäl får de dock inte stängas ner omedelbart. Regler från Skatteverket och krav enligt Bokföringslagen kräver en säker lagring av all affärskritisk data. Typiska problem vid fusioner och förvärv är följande:

Gamla system måste fortsätta att vara i drift trots att de inte längre används.

Infrastrukturen för IT orsakar löpande kostnader
Risker för säkerheten uppstår på grund av system som inte längre underhålls
Din data måste fortsätta att vara selektivt sökbar och tillgänglig
Den ursprungliga personalen för IT finns ofta inte längre kvar
Ansvar och skyldigheter kring åtkomst förblir oklara

Resultatet: AvenDATA tar över den revisionssäkra arkiveringen av dina gamla system. Din data förblir tillgänglig och lagras på ett juridiskt säkert sätt helt utan en aktiv miljö för system eller intern personal.

Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet

AvenDATA har under mer än 17 år ständigt vidareutvecklat arkiveringen av gamla system. Vi har förfinat den i praktiken genom tusentals projekt i samband med transaktioner mellan bolag. Det gäller oavsett om det handlar om förvärv eller fusioner och avknoppningar.

Utifrån vårt beprövade arbetssätt har vi genom åren på ett pålitligt och spårbart sätt kunnat hantera alla tekniska frågor och granskningar från Skatteverket samt juridiska spörsmål. Detta fungerar utmärkt även i de fall där tekniska strukturer redan har avvecklats och den ursprungliga personalen inte längre finns på plats.

Den mjukvara som vi använder för detta har etablerat sig som ett pålitligt system för sökning. Det fungerar helt utan friktion både för praktiska revisioner och när nya ägare eller revisorer och experter på skatt behöver få åtkomst till informationen.

I dag används lösningen av mer än 50 procent av de största bolagen på Stockholmsbörsen. Detta är ett tydligt kvitto på systemets stabilitet och flexibilitet samt dess förmåga att leverera i praktiken på absolut högsta nivå.

Våra lösningar för arkivering används i dag över hela världen från Europa till Asien och hela vägen över till Nordamerika.

Dina utvärderingar lever vidare
även efter ett uppköp eller en fusion samt en avknoppning

System kommer och går men din data förblir möjlig att utvärdera och lagras på ett juridiskt säkert sätt i ViewBox.

Under processer för fusioner och förvärv tar vi inte bara över all data från avstängda gamla system. Vi ser också till att informationen förblir begriplig och möjlig att granska samt användbar över lång tid.

Rent konkret innebär detta följande:

Återskapande av relevanta standardiserade utvärderingar för företagets ekonomi
Genomförande av individuella rapporter inklusive specifika rapporter för företaget och särskilda utvärderingar
Arkivering av alla tillhörande underlag som fakturor och ordrar eller underlag för bokföring

Redan från projektets start reder vi gemensamt ut vilka utvärderingar som kommer att behövas i framtiden. Det kan handla om syften gällande skatt eller interna analyser samt krav enligt lag från den nya ägaren.

Tack vare vår långa erfarenhet av nedläggningar i samband med fusioner och förvärv inklusive mer komplexa strukturer för koncerner säkerställer vi att alla rapporter görs tillgängliga på ett spårbart och revisionssäkert sätt.

I ViewBox förblir dina utvärderingar tillgängliga även många år efter nedstängningen. Detta sker helt utan ursprungliga system eller dyra licenser för Visma och SAP samt utan problem vid överlämningen.

Oavsett om det gäller interna frågor eller externa granskningar och skyldigheter kring dokumentation enligt Bokföringslagen finns dina rapporter alltid redo. De är strukturerade och sökbara samt presenterade på ett begripligt sätt.

Snabba projekt och stor ekonomisk nytta
även vid fusioner och förvärv

Att arkivera ett gammalt system tar i regel mellan en och sex månader beroende på hur komplex och omfattande din data är. Särskilt i samband med uppköp och fusioner eller avknoppningar är en snabb och strukturerad nedstängning av gamla system för IT helt avgörande. Detta görs för att undvika onödiga dubbla strukturer och extra kostnader.

Genom vår standardiserade metodik för projekt kan även mycket stora system arkiveras på ett effektivt och juridiskt säkert samt fullständigt sätt. System med en volym på över 30 terabyte data har vi redan framgångsrikt överfört till vår lösning för arkivering inklusive alla relevanta rapporter och all dokumentation.

Dina fördelar är tydliga besparingar gällande kostnader för licenser för till exempel databaser och operativsystem eller lösningar för arkiv. Du minskar även kostnader för underhåll och infrastruktur samt avlastar interna resurser. Dessa resurser behöver oftast omorganiseras eller läggas ut på entreprenad efter en transaktion.

Avkastningen på din investering ligger i de allra flesta av våra projekt på under ett år. Detta skapar ett mycket tydligt ekonomiskt mervärde för både köpare och säljare.

Analys av system

Även efter ett uppköp eller en fusion samt en avknoppning skapar en välgrundad analys tydlighet.

Innan vi påbörjar arkiveringen analyserar vi det kvarvarande gamla systemet i detalj. Denna analys utgör grunden för en pålitlig uppskattning av projektets längd och arbetsinsats samt kostnader. Detta gäller helt oberoende av om intern kapacitet för teknik fortfarande finns tillgänglig eller redan har omstrukturerats.

Här tar vi hänsyn till både tekniska och affärsmässiga aspekter bland annat följande:

Möjligheter till åtkomst till det befintliga systemet
Databasens typ och struktur samt storlek
Omfattning och betydelse av befintliga rapporter och utvärderingar
Individuella detaljer som särskilda utvärderingar eller gränssnitt

Utifrån dessa resultat får du en bindande offert med fast pris från oss. Detta ger dig maximal transparens och möjlighet till planering under hela processen för transaktionen.

Arkivering av projektet

Efter avslutad analys börjar det egentliga projektet för arkivering med tydligt definierade delmål och minimal arbetsinsats för alla inblandade.

Under ett gemensamt möte för uppstart klargör vi de tekniska och organisatoriska förutsättningarna. Detta sker ofta med flera parter inblandade som till exempel köpare och säljare samt tekniska leverantörer. Vårt strukturerade arbetssätt är utformat för att fungera mycket effektivt även under processer kring fusioner och förvärv.

Från och med denna punkt tar vi över den allra största delen av uppgifterna:

Teknisk installation och konfiguration av åtkomst
Export och överföring av all data som är relevant för arkiveringen
Återskapande av relevanta rapporter inklusive specifika utvärderingar för bolaget
Fullständig dokumentation av alla steg för att garantera en revisionssäker hantering

Beroende på hur komplext det är tar projektet mellan 1 och 6 månader. Våra erfarna projektledare ser till att allt flyter på smidigt. Detta gäller även vid begränsade rättigheter till åtkomst eller om en överlämning från den interna personalen helt saknas.

Som avslutning på projektet genomför vi gemensamt strukturerade faser för tester och godkännanden. Detta gör vi för att säkerställa att all data har arkiverats på ett fullständigt och korrekt samt spårbart sätt i full enlighet med gällande lag och krav på långsiktig tillgänglighet för framtida granskningar.

Resultat
av arkiveringen

Transparent och revisionssäkert samt beprövat vid fusioner och förvärv. När projektet är avslutat har alla relevanta tabeller och dokument samt utvärderingar från det nedstängda gamla systemet förts över till vår egenutvecklade lösning för mjukvara.

Vår webbaserade plattform för arkiv gör det möjligt för behöriga parter som köpare och revisorer eller myndigheter som Skatteverket att få säker och spårbar åtkomst till all arkiverad information även många år efter att systemet har stängts ner.

En särskild fördel vid processer för fusioner och förvärv är att vi återskapar alla standardiserade och individuella utvärderingar som är relevanta för ekonomi och skatt inklusive särskilda rapporter. På så sätt kan analyser och skyldigheter kring bevisbörda enligt Bokföringslagen uppfyllas helt utan det ursprungliga systemet och du slipper extra licenser för mjukvara eller komplexa processer för överlämning.

Efter en framgångsrik driftsättning och ett godkännande kan det ursprungliga systemet stängas ner för gott. Detta inkluderar databaser och operativsystem samt programvara för integration och strukturer för licenser.

När projektet avslutas får alla inblandade parter en omfattande dokumentation över projektet och tillhörande processer. Denna dokumentation visar alla relevanta aspekter på ett transparent sätt och innehåller bland annat följande:

Metoden för överföring av data
Strukturen och fullständigheten hos det arkiverade innehållet
De faser för tester och godkännanden som har genomförts

Dessutom dokumenterar vi varje enskilt steg i projektet på ett revisionssäkert sätt i vårt system för ärenden i Jira. Detta täcker hela resan från export av data till det slutgiltiga godkännandet eller raderingen av det gamla systemet. På så sätt är det alltid fullt spårbart även för tredje part hur arkiveringen har genomförts. Det fungerar utmärkt även om det inte längre finns någon åtkomst till det ursprungliga teamet eller din interna avdelning för IT.

Programvaran och sökverktyget ViewBox
Gör din data intelligent användbar även efter transaktioner vid fusioner och förvärv

Med vår webbaserade lösning för arkivering erbjuder AvenDATA ett kraftfullt system för läsning och sökning. Det är speciellt utvecklat för åtkomst till data från nedstängda gamla system i samband med uppköp och avknoppningar eller fusioner.

Via ett intuitivt gränssnitt på webben gör systemet det möjligt att snabbt hitta och strukturerat analysera samt målinriktat tillhandahålla arkiverad information. Detta fungerar helt utan åtkomst till det ursprungliga källsystemet eller problem vid överlämningen.

Lösningen säkerställer att din arkiverade data kan uppfylla följande:

förbli begriplig och fullständig samt oberoende av det gamla systemet även efter en nedstängning
vara tillgänglig på ett revisionssäkert sätt när som helst till exempel för köpare och revisorer samt experter på skatt
stå redo i ett strukturerat format för interna och externa processer för granskning

En central funktion för scenarier kring fusioner och förvärv är den integrerade och automatiserade raderingen av data. Utifrån definierade tider för lagring kan data raderas när lagstadgade eller interna krav har löpt ut. Detta sker helt regelbaserat och dokumenterat i full enlighet med GDPR och Bokföringslagen utan extra administrativt arbete.

Mjukvaran och den underliggande infrastrukturen i molnet är certifierade på flera nivåer. De genomgår regelbundet omfattande tester av säkerhet och funktion för att garantera maximal pålitlighet i känsliga miljöer för fusioner och förvärv.

ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit

Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Auch nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung bleiben Ihre archivierten Daten vollständig erhalten.

Selbst wenn das Ursprungssystem stillgelegt wurde oder der Zugriff eingeschränkt ist, ermöglicht ViewBox den sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit verfügbar.

So bleiben auch nach M&A-Transaktionen alle relevanten Daten nutzbar – für interne Analysen, steuerliche Prüfungen oder rechtliche Anforderungen.

Är ni redo
för nästa steg?

Under ett samtal med våra experter på en timme analyserar vi gemensamt ditt gamla system oavsett om det sker efter ett uppköp eller en fusion och en avknoppning. Vi visar dig i realtid hur du stänger ner system på ett effektivt sätt och säkrar all data varaktigt enligt gällande lagstiftning och i ett sökbart format inklusive följande:

Under detta samtal får du:
En strukturerad genomgång av struktur för data och överföring av information samt läget för rapporter
En demonstration i realtid av vår lösning för arkivering
En förklaring av hur vi återskapar befintliga utvärderingar och specifika rapporter
En välgrundad uppskattning gällande projektets längd och arbetsinsats samt kostnader

Full transparens från första början:

Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.

Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.

Stäng ner men säkra din data även efter fusioner och förvärv när bolaget har sålts eller tagits över eller knoppats av men informationen måste fortfarande bevaras enligt Bokföringslagen. Med AvenDATA.

Utmaningen

Beprövad arkiveringslösning med över 17 års erfarenhet

Dina utvärderingar lever vidare även efter ett uppköp eller en fusion samt en avknoppning

Snabba projekt och stor ekonomisk nytta även vid fusioner och förvärv

Analys av system

Arkivering av projektet

Resultat av arkiveringen

Programvaran och sökverktyget ViewBox Gör din data intelligent användbar även efter transaktioner vid fusioner och förvärv

ViewBox – Ihre Brücke für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit

Är ni redo för nästa steg?

Tack!