Så arkiverar ni era äldre system på ett juridiskt säkert sätt vid fusioner

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Fusioner och förvärv samt avknoppningar för med sig mycket mer än bara strategiska och ekonomiska utmaningar. De har även en massiv påverkan på hela er tekniska miljö. I många fall krockar helt olika världar av system på en och samma gång. Det kan handla om olika plattformar för affärssystem och egna verktyg samt föråldrade lösningar för specifika branscher eller historiskt uppbyggda databaser.

Resultatet blir en blandning av äldre system som av juridiska skäl enligt bokföringslagen måste sparas men som rent tekniskt inte längre passar in i er nya arkitektur. Om ni inte avvecklar dessa miljöer på ett strukturerat sätt riskerar ni inte bara onödiga kostnader utan även allvarliga juridiska och organisatoriska problem. En professionell arkivering är i dessa situationer den absolut viktigaste nyckeln till en trygg och revisionssäker övergång. Detta gäller oavsett om ni genomför ett fullständigt förvärv eller en strategisk utbrytning av en specific verksamhet.

Företagsförvärv och avknoppningar skapar teknisk komplexitet

När ditt företag genomför ett förvärv eller en avknoppning säljs ofta hela verksamheter eller specifika produktlinjer inklusive alla tillhörande tekniska plattformar. Detta innebär att ni måste bevara och granska samt utvärdera äldre system som ofta bygger på flera decennier gamla strukturer. Detta gäller oavsett om ni planerar att driva dem vidare på lång sikt eller att avveckla dem helt.

Speciellt vid avknoppningar uppstår ofta en enorm tidspress. Både köpare och säljare måste på mycket kort tid komma överens om hur all historisk data och alla äldre program ska hanteras både rent tekniskt och juridiskt. Utan en tydlig strategi för er arkivering riskerar ni att förlora viktig information och drabbas av konflikter kring åtkomst samt helt oklara ansvarsområden.

Risker med en nedstängning utan arkivering

Om du stänger ner ett äldre system efter en avknoppning eller ett förvärv utan att först ha arkiverat all data på ett strukturerat sätt löper du en stor risk att bryta mot gällande lagstiftning. De mest kritiska områdena är:

Krav på lagring av information enligt Bokföringslagen och regelverket IFRS
Krav enligt GDPR gällande tillgänglighet och integritet samt radering av personuppgifter
Skyldigheter kring redovisning gentemot revisorer och granskande myndigheter
Tekniska risker orsakade av övergivna system som inte längre går att underhålla

Ett mycket vanligt misstag är att verksamheter förlitar sig enbart på säkerhetskopior av databaser eller sparar enskilda delar av systemet manuellt. Ofta sker detta helt utan någon som helst kontroll av om informationen senare faktiskt går att analysera och tolka samt hämta fram på ett juridiskt säkert sätt vid en framtida revision.

Arkivering som lösning för äldre system efter en avknoppning

En professionell lösning för arkivering gör det möjligt för ditt företag att stänga ner äldre system helt och hållet på ett juridiskt säkert sätt utan att ni förlorar er tillgång till all historisk data. All relevant information extraheras och konsolideras för att sedan överföras till en miljö som är helt säker för framtida revisioner.

Särskilt vid avknoppningar där ansvaret för systemen övergår till en ny ägare är detta av allra största vikt. Den som köper verksamheten får full tillgång till all nödvändig data utan att behöva driva den gamla tekniken vidare. Den som säljer kan i sin tur tydligt bevisa att alla juridiska skyldigheter har uppfyllts och att de äldre systemen har överlämnats på ett helt korrekt sätt.

Juridisk trygghet för både köpare och säljare

Även ur ett rent juridiskt perspektiv medför arkiveringen av äldre system avgörande fördelar vid företagsförvärv och avknoppningar. Köparen får ett väldokumenterat och strukturerat arkiv som gör det mycket enklare att uppfylla alla lagstadgade skyldigheter och då i synnerhet alla specifika krav från Skatteverket och andra regulatoriska myndigheter. Säljaren skyddar i sin tur sin egen verksamhet genom en ren arkivering som effektivt förebygger framtida frågor och tvister samt krav på utlämning av information.

Ett arkiverat äldre system kan dessutom utgöra en uttrycklig del av själva avtalet vid en avknoppning. Detta gör det möjligt att lämna över specifika volymer av data i ett format som är säkert för revisioner helt utan att ni behöver ge köparen någon som helst åtkomst till det ursprungliga systemet.

Slutsats: Arkivering är ett måste för din digitala strategi vid företagsförvärv och avknoppningar

När ditt företag planerar för en digital integration i samband med en fusion eller ett förvärv liksom en avknoppning måste ni även ha en tydlig plan för arkivering. Det är nämligen enbart genom en strukturerad nedstängning av äldre system som ni kan minska era risker och uppfylla alla juridiska krav samt sänka er tekniska komplexitet på lång sikt.

Arkivering är inget extra arbete som kan skjutas på framtiden utan snarare en helt central åtgärd för att separera gammalt från nytt på ett juridiskt säkert sätt. Detta skapar en enorm trygghet för köpare och säljare samt alla andra inblandade parter.

Vår rekommendation är därför tydlig: Om du vill hantera dina äldre system på ett effektivt och juridiskt säkert sätt vid fusioner och förvärv eller avknoppningar bör du säkra professionell hjälp i ett tidigt skede. AvenDATA har över 17 års erfarenhet av att arkivera komplexa äldre system över hela världen och i alla branscher. Vi ställer alltid de allra högsta kraven på juridisk trygghet och transparens samt fullständig spårbarhet. Med vår specialiserade plattform hjälper vi ditt företag att stänga ner gamla program på ett strukturerat sätt samtidigt som vi garanterar att ni behåller full tillgång till all relevant information.

Planerar du att arkivera ett äldre system?