Arkivera system för DMS och ECM
Säkra din data och bevara dokument samt garantera regelefterlevnad med AvenDATA.
Från OpenText och Formpipe samt SharePoint till helt unika och egenutvecklade lösningar för DMS eller ECM. Vi arkiverar innehåll från alla typer av äldre system och generationer samt branschspecifika lösningar. Detta gäller allt från revisionssäker lagring av dokument till arbetsflöden och hantering av metadata.
Utmaningen
Historiska dokument i gamla system för DMS och ECM är viktiga men tillgången till dem blir allt svårare
I samband med migreringar av IT och byten av mjukvara eller avveckling av befintliga miljöer för DMS och ECM står företag regelbundet inför en kritisk uppgift:
Äldre system i form av plattformar för dokument som har vuxit fram under många år har ofta komplexa och individuellt anpassade strukturer. De innehåller fortfarande relevant information för skatt och juridik samt ekonomisk uppföljning vilket bland annat krävs enligt Bokföringslagen.
Men driften av dessa system är dyr och mjukvaran underhålls inte längre samtidigt som licenser löper ut och den interna kunskapen i företaget minskar. Tillgången till viktiga dokument och information försvåras eller blir helt omöjlig trots att detta material fortsättningsvis måste finnas tillgängligt och sökbart på ett revisionssäkert sätt.
Det är exakt här som AvenDATA kommer in i bilden med en lösning för arkivering av äldre system för DMS och ECM.
Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet
Vi på AvenDATA har under 17 år ständigt utforskat och vidareutvecklat metoder för arkivering av äldre system för DMS och ECM. Denna process har sedan förfinats i praktiken genom tusentals genomförda projekt.
Tack vare vår beprövade arbetsmetod har vi genom åren kunnat uppfylla alla tekniska krav och svara på frågor från Skatteverket vid revisioner samt hantera juridiska krav på ett pålitligt och transparent sätt.
Mjukvaran ViewBox som används för detta ändamål har etablerat sig som ett kraftfullt sökverktyg. Det fungerar lika pålitligt vid granskningar av regelefterlevnad som vid den dagliga användningen över hela företaget.
Att ViewBox numera används av mer än hälften av Europas allra största börsbolag är ett tydligt bevis på högsta möjliga stabilitet och flexibilitet samt nytta i praktiken.
Från Europa via Asien till Nordamerika och tillbaka igen. ViewBox används sedan länge över hela världen.
Ditt arkiverade innehåll lever vidare som sökbara dokument och strukturerad metadata
i ViewBox
Vi tar inte bara över allt innehåll och all metadata från ditt äldre system för DMS och ECM utan vi ser också till att du kan använda denna data strukturerat och spårbart samt utvärdera den över lång tid i vår mjukvara ViewBox.
Detta inkluderar följande:
- Överföring och sökbarhet gällande strukturerad metadata och egenskaper för dokument
- Hantering av kopplingar mellan dokument och olika versioner samt arbetsflöden där det är nödvändigt och tillför värde
- Arkivering av alla relevanta dokument och underlag från fakturor och avtal till mejl eller teknisk dokumentation
Redan innan projektet startar bestämmer vi tillsammans vilka typer av dokument och strukturer för metadata samt kopplingar som behövs i framtiden. Det kan gälla underlag för skatt eller interna processer och lagstadgade krav på arkivering enligt Bokföringslagen. Här drar du nytta av vår långa erfarenhet från otaliga projekt kring arkivering med helt olika system för DMS och ECM samt olika branscher och storlekar på företag.
I ViewBox kan du söka och visa samt exportera detta innehåll helt oberoende av det ursprungliga systemet för DMS och ECM även många år efter själva avvecklingen.
Oavsett om det gäller granskningar från Skatteverket eller interna kontroller och juridiska tvister har du alltid tillgång till tydligt strukturerade och filtrerbara dokument och data. Allt detta fungerar helt utan kostnader för licenser eller ett löpande beroende av det gamla systemet.
Snabb projekthantering
och stor ekonomisk nytta (mätbar ROI)
även vid komplexa äldre system
för DMS och ECM
Att arkivera och avveckla ett äldre system för DMS eller ECM tar i regel en till sex månader helt beroende på systemets komplexitet samt mängden dokument och metadata.
Tack vare vår tydligt strukturerade och standardiserade arbetsmetod kan vi effektivt och säkert arkivera även mycket omfattande system för DMS och ECM.
På detta sätt har vi redan lyckats flytta plattformar med flera terabyte av dokument och data till vår lösning för arkivering. Detta inkluderar metadata och hantering av versioner samt behörigheter för användare och fullständig dokumentation av projektet.
Vår beprövade projektmetodik gör att våra kunder snabbt drar nytta av tydliga besparingar. Det gäller särskilt kostnader för licenser kring äldre mjukvara samt databaser och operativsystem men även underhåll och infrastruktur samt internt administrativt arbete.
I de allra flesta av våra projekt ligger avkastningen på investeringen på under ett år. Detta är möjligt tack vare mätbara besparingar gällande licenser och kostnader för infrastruktur samt interna resurser.
DMS och ECM
Analys av äldre system
Det första steget vid varje avveckling av ett äldre system för DMS eller ECM är en detaljerad analys av din befintliga plattform. Denna analys utgör grunden för en välgrundad uppskattning av projektets längd och kostnader i samband med en arkivering av ditt system.
I detta arbete kartlägger vi både tekniska och organisatoriska aspekter för verksamheten. Detta inkluderar bland annat följande:
- Möjligheter till åtkomst i ditt befintliga system för DMS och ECM
- Typ och struktur samt storlek på din databas till exempel Oracle och MS SQL eller DB2 samt helt egna format
- Omfattning och relevans gällande arkiverade dokument och versioner samt metadata
- Individuella anpassningar som egna typer av dokument och anpassade gränssnitt för användare samt arbetsflöden och integrationer eller extra moduler
Vi sammanställer sedan resultaten åt dig i en bindande offert till ett fast pris för att ge dig maximal trygghet inför din planering och dina framtida beslut.
Arkivering av projekt
för äldre system för DMS
och ECM
När vi har avslutat vår analys av ditt system påbörjas själva projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydligt definierade delmål.
Under ett inledande möte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ditt team. Från och med denna punkt tar vi över merparten av alla uppgifter åt dig:
- Etablering av åtkomst till ditt system för DMS och ECM
- Export och överföring av relevanta dokument och metadata
- Återskapande av viktiga strukturer och kopplingar mellan dokument samt vid behov även arbetsflöden
- Dokumentation av alla steg för att garantera en säker revision och spårbarhet
Våra erfarna projektledare vägleder dig under hela processen och ser till att allt löper på smidigt med minimal tidsåtgång från din sida.
Som avslutning på projektet genomför vi strukturerade faser för test och godkännande tillsammans med dig för att säkerställa att allt innehåll har arkiverats på ett fullständigt och korrekt samt spårbart sätt.
Resultatet
av din arkivering
När projektet är avslutat har vi flyttat alla relevanta dokument och all metadata samt kopplingar och information om struktur från ditt äldre system för DMS och ECM till vår egenutvecklade mjukvara ViewBox.
ViewBox är ett webbaserat sökverktyg som ger dig och andra med behörighet en snabb och säker samt revisionssäker åtkomst till det arkiverade innehållet även flera år efter själva avvecklingen av systemet.
Ett särskilt mervärde är att vi återskapar alla viktiga strukturer för dokument och kategorier samt vid behov även anpassade gränssnitt för sökning och möjlighet till filtrering. Detta gör att du utan problem kan fortsätta med uppföljningar för verksamheten och skatt samt juridiska krav enligt Bokföringslagen helt utan tillgång till ditt gamla system för DMS och ECM.
Efter en framgångsrik implementering och godkännande av ViewBox kan det ursprungliga systemet tas ur drift helt och hållet.
Som avslutning på projektet får du en omfattande dokumentation av alla rutiner och hela projektet. Denna redovisar alla steg tydligt och spårbart med extra fokus på följande punkter:
- Metoden för överföring av data och dokument
- Strukturen och klassificeringen av det arkiverade innehållet
- Genomförda faser för test och godkännande
Dessutom dokumenterar vi varje enskilt steg under din arkivering på ett revisionssäkert sätt i vårt system för supportärenden i Jira. Detta gäller från den första exporten av data fram till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet längre fram i tiden. Det gör att det alltid är transparent och enkelt för externa granskare eller revisorer från Skatteverket att i efterhand förstå exakt hur hela denna arkivering har genomförts.
Programvaran och sökverktyget ViewBox
gör arkiverad data från DMS och ECM användbar på ett intelligent sätt
Med ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt verktyg för läsning och sökning. Det är särskilt framtaget för åtkomst till innehåll från avvecklade system för DMS och ECM.
Genom ett intuitivt webbgränssnitt gör ViewBox det möjligt att snabbt hitta och analysera information på ett strukturerat sätt samt tillhandahålla arkiverade dokument och metadata. Allt detta kan du göra helt utan tillgång till det ursprungliga systemet för DMS och ECM.
ViewBox ser till att ditt arkiverade innehåll:
- förblir begripligt och användbart även flera år efter själva avvecklingen
- när som helst kan hämtas på ett revisionssäkert sätt
- finns tillgängligt i en tydlig struktur för både interna och externa granskningar
En speciell egenskap är att ViewBox har en funktion för automatisk radering av data. Utifrån definierade tider för lagring kan arkiverat innehåll raderas på ett regelbaserat och spårbart sätt när lagstadgade eller interna krav har löpt ut.
På så sätt uppfyller du kraven i GDPR och följer svensk lagstiftning som Bokföringslagen helt utan manuell arbetsinsats.
Applikationen bygger på en certifierad infrastruktur i molnet och genomgår regelbundna tester gällande säkerhet och funktion. Beroende på dina unika krav på regelefterlevnad eller behov för IT kan lösningen alternativt även köras lokalt i din egen miljö.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Inhalten Ihrer
DMS-/ECM-Altsysteme
Für Fachabteilungen, Compliance-Teams, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Inhalte aus ehemaligen Dokumentenmanagementsystemen bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Zugriff auf das Ursprungssystem.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett timslångt möte med våra experter analyserar vi gemensamt ditt äldre system för DMS och ECM oavsett om det är en standardlösning eller en individuellt anpassad plattform eller en helt egenutvecklad lösning.
Vi visar dig live hur du kan avveckla ditt system på ett effektivt sätt och samtidigt använda det arkiverade innehållet strukturerat över lång tid. Detta inkluderar bland annat följande:
- En genomgång av struktur och överföring av data samt logik för dokument
- En livevisning av vår mjukvara ViewBox
- En förklaring av hur vi hanterar anpassad metadata och typer av dokument samt arbetsflöden
- En tillförlitlig uppskattning av arbetsinsats och tidsåtgång samt pris
Full transparens från första början:
Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.
Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om överföring av data från DMS och ECM
personligt och förutsättningslöst om överföring av data från DMS och ECM
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.