Arkivera äldre system inom HR
Säkra personaldata, behåll lönejournaler och säkerställ regelefterlevnad med AvenDATA.

Vi hanterar allt från SAP HCM, Visma, Hogia, Workday och system från ADP till Oracle HCM och helt egenutvecklade lösningar. Vi arkiverar personaldata och lönesystem av alla typer oavsett generation eller teknisk arkitektur.

Vår lösning är utformad för att säkert avveckla komplexa systemmiljöer för HR inom stora företag och koncerner. Vi ser till att all information bevaras på ett revisionssäkert sätt och förblir tillgänglig under hela den lagstadgade arkiveringstiden.

Utmaningen

Historiska data i lönesystem och personalsystem är viktiga men tillgången till dem blir ofta allt svårare med tiden.

I samband med tekniska migrationer, systembyten, externa personaltjänster eller avveckling av föråldrade mjukvarumiljöer ställs företag regelbundet inför en kritisk uppgift.

Dessa plattformar för lön och personal har ofta vuxit fram under decennier med djupt integrerade och kundanpassade datastrukturer. Ändå innehåller de fortfarande information som är helt avgörande för skattemässiga syften, socialförsäkringar och affärsmässiga beslut.

Dessutom ökar kraven från myndigheter och pensionsförvaltare. Vid granskningar måste företag ofta kunna redovisa detaljerade löneunderlag och pensionshistorik på ett spårbart sätt många decennier senare. Detta är ett krav som är nästan omöjligt att uppfylla utan en specifik lösning för arkivering.

Att driva dessa äldre system vidare är dock mycket kostsamt. Programvaran underhålls inte längre, licenserna löper ut och den interna kompetensen försvinner i takt med personalomsättningen.

Tillgången till underlag för löneberäkningar, lönejournaler, personalakter, pensionsuppgifter och historiska rapporter försvåras eller blir till slut helt omöjlig. Detta sker trots att all denna information enligt lag måste hållas tillgänglig, utvärderingsbar och revisionssäker.

Det är precis här AvenDATA erbjuder en trygg väg framåt med en specialiserad arkiveringslösning.

Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet

Under många år har vi på AvenDATA kontinuerligt utvecklat och testat arkivering av personalsystem och lönesystem. Vi har framgångsrikt genomfört detta arbete i ett stort antal avvecklingsprojekt för stora koncerner.

Vår expertis bygger på mer än 17 års erfarenhet från hundratals arkiverade system. Det inkluderar ett stort antal lösningar för lönehantering och personaladministration.

Genom åren har vi på ett pålitligt sätt kunnat hantera alla typer av krav i samband med skatterevisioner, myndighetsgranskningar, pensionsfrågor och juridiska processer. Vi garanterar att all framtagen information är fullt spårbar och helt revisionssäker.

Era personaldata lever vidare som sökbara rapporter
i ViewBox

Vi tar inte bara över all data från era lönesystem och personalsystem utan säkerställer även att ni kan förstå och använda informationen långsiktigt i vår programvara ViewBox.

Detta inkluderar:

Återskapande av viktiga rapporter och analyser inom personalfrågor
Implementering av unika och kundspecifika rapporter inklusive egenutvecklade sökningar, statistikunderlag och listor
Arkivering av alla viktiga dokument som krävs för att rapporterna ska vara spårbara såsom lönespecifikationer, anställningsavtal och tidrapporter

Redan före projektstart stämmer vi av med er vilka analyser och vilken dataåtkomst ni kommer att behöva framöver för skatterevisioner, förfrågningar från myndigheter och pensionsförvaltare, interna analyser eller lagstadgade krav på arkivering. Här drar ni nytta av vår långa erfarenhet från avveckling av system för personal och lön såsom Visma, Hogia, SAP HCM, Workday och Oracle HCM.

I ViewBox kan ni söka efter, analysera och utvärdera dessa uppgifter många år efter att systemet har stängts ner. Ni är då helt oberoende av den ursprungliga programvaran.

Oavsett om det gäller granskningar från Skatteverket, pensionsfrågor, interna personalärenden eller rättsliga utredningar har ni alltid tillgång till tydliga och filtrerbara rapporter. Detta sker helt utan behov av dyra licenser för personalprogram eller tillgång till de gamla systemen.

Snabbt projektgenomförande och mätbar ekonomisk nytta även vid komplexa system
för personal och lön

Vi avvecklar era gamla system för personal på ett strukturerat, effektivt och ekonomiskt fördelaktigt sätt. Beroende på det ursprungliga systemets komplexitet och datamängd tar projektet i regel mellan en och sex månader att genomföra.

Det spelar ingen roll om ni använder SAP HCM med djupt integrerade moduler, omfattande strukturer i Workday eller komplexa äldre lösningar som Visma, Hogia eller Oracle HCM. Tack vare vår standardiserade metodik kan vi arkivera även mycket sammankopplade system med flera terabyte av löneuppgifter och personaldata på ett säkert och spårbart sätt.

Analys av äldre system
för personal och lön

Det första steget inför en arkivering inom personalområdet är en grundlig analys av era befintliga lönesystem och personalsystem. Detta förarbete lägger grunden för en pålitlig uppskattning av projektets tidsåtgång, arbetsinsats och budget.

Denna förstudie är helt avgörande för en säker och kostnadseffektiv nedstängning som uppfyller Bokföringslagens krav på spårbarhet. Detta gäller särskilt i större företag med komplexa systemmiljöer som har vuxit fram under många år, där plattformar som SAP HCM, Visma, Hogia eller Unit4 ofta används.

Under analysen kartlägger vi både tekniska och processrelaterade aspekter i detalj. Vi undersöker följande områden.

Vi granskar åtkomstmöjligheterna till de befintliga systemen, till exempel via grafiska gränssnitt, fjärranslutningar eller fullständiga dataexporter.
Vi analyserar typen, strukturen och storleken på den underliggande databasen, oavsett om det rör sig om Oracle, MS SQL, DB2 eller proprietära lösningar.
Vi går igenom alla tillgängliga rapporter, lönejournaler och dokument som omfattas av lagstadgade krav på arkivering.
Vi identifierar systemens unika särdrag, såsom egenutvecklade program, specifika integrationer och tilläggsmoduler för exempelvis tjänstepension, tidrapportering eller självbetjäningsportaler.

Vi sammanställer sedan resultaten från denna analys i en tydlig offert till ett fast pris. Denna offert innehåller klara besked om projektets omfattning, tidsplan och alla nödvändiga genomförandesteg. På detta sätt får ni ett stabilt och tryggt beslutsunderlag inför ert fortsatta arbete.

Projektarkivering
av personalsystem

Efter systemanalysen startar vi arkiveringsprojektet tillsammans med er. Vi genomför detta strukturerat och effektivt enligt en beprövad process som är helt skräddarsydd för just personalsystem.

Under ett gemensamt uppstartsmöte stämmer vi av alla organisatoriska och tekniska ramar. Därefter tar vi över merparten av det praktiska arbetet för att säkerställa att er egen tidsåtgång blir så liten som möjligt.

Vi upprättar säkra åtkomstvägar till era system.
Vi exporterar och överför all relevant personaldata och lönedata.
Vi återskapar nödvändiga rapporter såsom lönejournaler, underlag för arbetsgivardeklarationer och lönespecifikationer.
Vi arkiverar och dokumenterar era individuella anpassningar och egenutvecklade lösningar.
Vi tar fram en fullständig revisionsdokumentation som är helt anpassad för både interna och externa revisorer.

Våra erfarna projektledare stöttar er genom hela processen från den inledande analysen till det slutgiltiga godkännandet.

Som avslutning på projektet genomför vi strukturerade testfaser tillsammans. Under dessa testfaser kan ni i lugn och ro kontrollera att den arkiverade datan är komplett, spårbar och uppfyller alla krav på regelefterlevnad. Först efter ert godkännande genomför vi den slutgiltiga nedstängningen av era äldre system.

Resultat av arkivering
för personalsystem och lönesystem

Efter ett framgångsrikt avslutat projekt har vi överfört alla relevanta personaldata, lönejournaler, dokument och rapporter från era äldre personalsystem och lönesystem till vår egenutvecklade lösning för arkivering som heter ViewBox.

ViewBox är ett webbaserat sökverktyg som är speciellt utvecklat för säker åtkomst till arkiverad data från avvecklade system. Denna lösning ger behöriga användare som personalavdelningen, interna revisorer och externa granskare en snabb, rättssäker och spårbar åtkomst till allt innehåll även många år efter att systemet har stängts ner.

Ett särskilt mervärde är att vi återskapar alla viktiga standardrapporter och individuella rapporter. Detta inkluderar allt från lönespecifikationer och lönejournaler till underlag för arbetsgivardeklarationer och interna personalanalyser. På detta sätt är det fortfarande möjligt att genomföra fackmässiga, skattemässiga, pensionsrelaterade och juridiska utvärderingar helt utan åtkomst till det ursprungliga äldre systemet.

Efter en framgångsrik överföring av data, en noggrann systemkontroll och ett slutgiltigt godkännande kan det ursprungliga personalsystemet stängas ner helt och hållet utan risker.

Avslutningsvis får ni en omfattande dokumentation av projektet som beskriver alla relevanta steg på ett transparent sätt som uppfyller alla krav på regelefterlevnad. Vi belyser i synnerhet följande aspekter i denna dokumentation.

Vi redovisar exakt hur överföringen av all data har gått till.
Vi beskriver strukturen och bearbetningen av det arkiverade innehållet i detalj.
Vi presenterar utförandet och resultaten från alla testfaser och godkännandefaser.
Vi dokumenterar eventuella återskapade rapporter och anpassade integrationer.

Dessutom dokumenterar vi varje enskilt steg i arkiveringsprocessen helt utan luckor i vårt ärendehanteringssystem Jira. Denna dokumentation sträcker sig från den inledande exporten till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell senare radering av källsystemet. Detta garanterar att externa granskare och tredje part när som helst kan följa exakt hur arkiveringen har genomförts på ett sätt som är juridiskt bindande, spårbart och helt enligt gällande regelverk.

Programvaran och sökverktyget ViewBox
Gör arkiverad personaldata intelligent och användbar

Genom ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt sökverktyg som är speciellt utvecklat för säker åtkomst till arkiverad information från avvecklade personalsystem och lönesystem.

Via ett intuitivt webbgränssnitt gör ViewBox det möjligt att snabbt hitta, strukturerat analysera och målinriktat tillhandahålla personaldata helt utan åtkomst till det ursprungliga systemet. Detta gäller oavsett om ni tidigare har använt SAP HCM, Visma, Workday, Hogia, ADP eller Oracle HCM.

ViewBox säkerställer att er personaldata alltid är skyddad och tillgänglig på bästa möjliga sätt.

Er information förblir begriplig och användbar även många år efter att systemet har stängts ner.
All data är alltid tillgänglig på ett spårbart sätt för skatterevisioner, pensionsrevisioner eller juridiska processer.
Informationen står strukturerad och redo för interna analyser inom personalavdelningen eller för externa granskningar.
Systemet garanterar att er data hanteras i full enlighet med Dataskyddsförordningen och Bokföringslagen.

En framträdande egenskap är att ViewBox erbjuder en automatiserad radering av data. Utifrån lagstadgade eller interna tidsfrister för lagring kan äldre personuppgifter raderas regelbaserat, spårbart och säkert helt utan manuell handpåläggning.

Mjukvaran bygger på en certifierad molninfrastruktur som genomgår regelbundna säkerhetsgranskningar. Lösningen kan även drivas lokalt på era egna servrar om era interna riktlinjer för regelefterlevnad eller dataskydd kräver detta.

Vår mjukvara för
arkivering ViewBox står i centrum.

ViewBox har etablerat sig som en pålitlig sökplattform för arkiverad personaldata. Denna plattform är lika användbar för personalavdelningen som för internrevisionen eller externa granskare.

Idag används lösningen av mer än hälften av de trettio största bolagen på den svenska börsen. Lösningen används även av multinationella koncerner i Europa, Nordamerika och Asien.

ViewBox – Ihre Brücke
zu den archivierten Personaldaten aus abgeschalteten Systemen

Für HR-Abteilungen, Payroll-Verantwortliche, Revisoren, Wirtschaftsprüfer, Rentenversicherungsträger oder die Rechtsabteilung:

Ihre archivierten Lohn- und Personaldaten bleiben jederzeit recherchierbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, technische Spezialzugänge oder das ursprüngliche Anwendungssystem.

Är ni redo
för nästa steg?

Under ett rådgivningsmöte på en timme diskuterar vi era nuvarande äldre system. Vi går igenom er uppsättning oavsett om ni använder en standardlösning eller en helt egenutvecklad plattform för personaladministration.

Vi visar er direkt hur ni effektivt kan stänga ner era gamla lönesystem och personalsystem. Vi visar också hur ni samtidigt kan hålla all historisk data sökbar och tillgänglig för framtida revisioner enligt gällande lagkrav. Detta möte inkluderar följande viktiga delar.

Vi stämmer av er datastruktur och går igenom relevanta överföringsformat samt hur rapporterna ska förberedas.
Vi genomför en demonstration i realtid av vår mjukvara för arkivering som heter ViewBox.
Vi förklarar vår metod för att återskapa viktiga dokument som lönejournaler och specifika individuella utvärderingar.
Vi ger er en pålitlig uppskattning av arbetsinsatsen och tidsåtgången samt presenterar ett erbjudande med ett fast pris.

Full transparens från första början:

Våra projektupplägg bygger alltid på tydligt definierade fasta priser vilket garanterar att ni slipper oväntade kostnader eller omförhandlingar i efterhand. Vi sätter alltid kvalitet och pålitlighet i centrum för att ge er ett mycket rättvist värde för er investering.

Våra projektupplägg bygger alltid på tydligt definierade fasta priser vilket garanterar att ni slipper oväntade kostnader eller omförhandlingar i efterhand. Vi sätter alltid kvalitet och pålitlighet i centrum för att ge er ett mycket rättvist värde för er investering.

Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.

Arkivera äldre system inom HR Säkra personaldata, behåll lönejournaler och säkerställ regelefterlevnad med AvenDATA.

Utmaningen

Beprövad arkiveringslösning med över 17 års erfarenhet

Era personaldata lever vidare som sökbara rapporter i ViewBox

Snabbt projektgenomförande och mätbar ekonomisk nytta även vid komplexa system för personal och lön

Analys av äldre system för personal och lön

Projektarkivering av personalsystem

Resultat av arkivering för personalsystem och lönesystem

Programvaran och sökverktyget ViewBox Gör arkiverad personaldata intelligent och användbar

Vår mjukvara för arkivering ViewBox står i centrum.

ViewBox – Ihre Brücke zu den archivierten Personaldaten aus abgeschalteten Systemen

Är ni redo för nästa steg?

Tack!