SaaS-arkivering:
säkra era data, bevara era rapporter och säkerställ er regelefterlevnad med AvenDATA
Vi arkiverar allt från SAP, Oracle och Salesforce via Microsoft Dynamics 365, Workday och HubSpot till ärendehanteringssystem som Jira, Zendesk, ServiceNow och Freshdesk. Med vår lösning för SaaS-arkivering säkrar vi era data från moderna molnlösningar och SaaS-plattformar av alla typer, leverantörer och branscher, från bokföring och CRM till personalhantering och kundtjänst.
Utmaningen
Era data i SaaS-plattformar är kritiska, men när avtalet löper ut eller ni byter leverantör riskerar ni att förlora all åtkomst till dem.
Vid molnmigreringar, leverantörsbyten, systemkonsolideringar eller när ni säger upp SaaS-abonnemang som ni inte längre behöver, står er verksamhet ofta inför en avgörande uppgift.
Oavsett om det handlar om CRM, affärssystem, HR-system eller ärendehantering innehåller moderna SaaS-plattformar viktig information för företagets styrning och för att uppfylla juridiska krav. Här spelar kraven i bokföringslagen en central roll för hur finansiell information måste bevaras.
Men alla data ligger i leverantörens moln. När ert abonnemang upphör försvinner er åtkomst. Tidsramarna för dataexport är ofta snäva, och löpande prenumerationskostnader fortsätter att ticka på bara för att hålla informationen tillgänglig.
Det blir svårt eller till och med omöjligt att komma åt viktiga data, trots att de måste hållas tillgängliga, analyserbara och revisionssäkra under lång tid.
Det är precis här AvenDATA kommer in, med en modern och trygg lösning för er SaaS-arkivering.
SaaS-arkivering:
beprövad lösning med över 17 års erfarenhet
Vår lösning för SaaS-arkivering bygger på en metodik som vi på AvenDATA har vidareutvecklat i mer än 17 år. Vi har förfinat den i praktiken genom över 1 100 framgångsrika systemavvecklingar.
Tack vare vår beprövade metodik har vi under årens lopp kunnat besvara tekniska frågor, krav från Skatteverket och juridiska frågeställningar på ett pålitligt och spårbart sätt.
Vår programvara ViewBox har etablerat sig som ett pålitligt sökverktyg. Den fungerar lika bra i det dagliga arbetet som vid revisioner, och ger hela verksamheten snabb åtkomst till historiska data.
Att ViewBox används av mer än hälften av de tyska DAX-bolagen och av motsvarande storbolag internationellt är ett tydligt bevis på plattformens stabilitet och flexibilitet.
Från Europa och Asien till Nordamerika: ViewBox används i dag över hela världen.
Era analyser lever vidare som aktiva rapporter
i ViewBox
Vi tar inte bara över alla data från er SaaS-lösning. Vi säkerställer också att ni kan spåra och använda informationen på lång sikt i vår plattform ViewBox.
Detta omfattar:
- Vi återskapar era relevanta rapporter och ekonomiska analyser
- Vi hanterar era unika och kundspecifika rapporter, inklusive era egenutvecklade arbetsflöden, dashboards och listor
- Vi arkiverar alla relevanta verifikationer som krävs för att rapporterna ska vara fullt spårbara, till exempel fakturor, ordrar, supportärenden och kundprocesser
Redan innan vi startar projektet bestämmer vi tillsammans vilka rapporter och analyser ni kommer att behöva för Skatteverket, er ekonomiska uppföljning och kraven i bokföringslagen. Här drar ni nytta av vår långa erfarenhet från ett stort antal arkiveringsprojekt inom olika SaaS-plattformar, branscher och affärsområden.
I ViewBox kan ni söka, analysera och utvärdera dessa rapporter många år efter ert systembyte, helt oberoende av er ursprungliga SaaS-tjänst.
Oavsett om det gäller granskningar från Skatteverket, interna frågor eller juridiska utredningar har ni tillgång till tydliga och filtrerbara rapporter. Ni behöver varken betala prenumerationskostnader för den gamla tjänsten eller logga in i originalsystemet.
Snabb projekttid och mätbar ROI,
även för komplexa SaaS-plattformar
En avveckling av er SaaS-tjänst tar vanligtvis mellan en och sex månader, beroende på hur komplex tjänsten är och hur stor datavolym ni hanterar. Tack vare vår tydliga och standardiserade arbetsprocess kan vi effektivt och säkert arkivera även era allra mest omfattande plattformar.
Vi har framgångsrikt överfört omfattande molnapplikationer med flera terabyte data till vår arkiveringslösning. Detta inkluderar alla tillhörande rapporter, skräddarsydda analyser och fullständig teknisk dokumentation.
Tack vare vår beprövade metodik ser ni som kund tydliga besparingar redan efter kort tid. Ni sparar kostnaderna för prenumerationer och licenser för SaaS-tjänster som inte längre används. Samtidigt minskar ni utgifterna för löpande underhåll, administration och internt arbete.
I de allra flesta av våra projekt har investeringen betalat sig på mindre än ett år. Det beror på mätbara besparingar på prenumerationer, serverinfrastruktur och interna resurser.
Analys av er
SaaS-plattform
Det första steget vid varje avveckling av en SaaS-tjänst är en detaljerad analys av ert nuvarande system. Analysen lägger grunden för en noggrann bedömning av projektets tidsåtgång och kostnader inför er SaaS-arkivering.
Här kartlägger vi både tekniska och affärsmässiga aspekter. Detta omfattar bland annat:
- Åtkomstmöjligheterna till er befintliga SaaS-plattform, till exempel administratörskonton, exporträttigheter eller API-behörigheter
- Typ och omfattning av tillgängliga gränssnitt och exportformat, till exempel REST-API, CSV, XML eller JSON
- Omfattningen och relevansen av era nuvarande rapporter, dashboards och applikationer
- Unika anpassningar som egna fält, arbetsflöden, gränssnitt eller tilläggsmoduler
Vi sammanställer sedan resultaten i en bindande offert till fast pris. Det ger er god planeringssäkerhet inför era strategiska beslut.
Projektbaserad arkivering av
SaaS-plattformar
När vi har avslutat vår systemanalys startar själva projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydligt definierade milstolpar.
Under ett gemensamt uppstartsmöte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ert team. Därefter tar vi över merparten av arbetet åt er:
- Vi sätter upp åtkomsten till ert system och era gränssnitt
- Vi exporterar och för över alla relevanta data via leverantörens gränssnitt
- Vi återskapar era viktiga rapporter och skräddarsydda analyser
- Vi dokumenterar varje steg för att säkerställa fullständig revisionssäkerhet
Våra erfarna projektledare vägleder er genom hela processen. De ser till att allt flyter på smidigt, så att ni behöver lägga så lite egna resurser som möjligt på projektet.
När projektet närmar sig sitt slut genomför vi strukturerade tester och godkännanden tillsammans med er. Detta gör vi för att säkerställa att alla data har arkiverats fullständigt, korrekt och spårbart.
Resultatet av
er arkivering
När projektet är avslutat har vi överfört alla relevanta tabeller, dokument och rapporter från er SaaS-plattform till vår egenutvecklade programvara ViewBox.
ViewBox är ett webbaserat sökverktyg. Det ger er och era behöriga användare snabb, säker och spårbar åtkomst till all arkiverad information, även många år efter avvecklingen.
Ett stort mervärde är att vi återskapar alla viktiga standardrapporter och skräddarsydda analyser. Det innebär att ni kan göra utvärderingar, svara på frågor från Skatteverket och uppfylla kraven i bokföringslagen, utan att behöva logga in i den ursprungliga SaaS-tjänsten.
Efter en framgångsrik implementering och ett godkännande av ViewBox kan ni säga upp ert ursprungliga abonnemang helt och hållet.
Vid projektets slut får ni en omfattande dokumentation över hela processen. Den visar tydligt och spårbart alla våra steg, med särskilt fokus på följande punkter:
- Metoden för överföringen av era data
- Strukturen för allt arkiverat innehåll
- Våra genomförda tester och godkännandefaser
Dessutom dokumenterar vi varje steg i arkiveringen revisionssäkert i vårt ärendehanteringssystem Jira. Det gäller allt från den första dataexporten till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet. På så sätt kan oberoende granskare och revisorer när som helst följa exakt hur vi har genomfört er arkivering.
ViewBox Enterprise:
använd arkiverade data från äldre system säkert och snabbt
Med ViewBox Enterprise erbjuder AvenDATA en kraftfull plattform för säker åtkomst till data från avvecklade ERP-system och andra äldre system. Lösningen kombinerar moderna sök- och analysfunktioner med hög prestanda, omfattande säkerhetsfunktioner och AI-stödda funktioner.
ViewBox Enterprise ser till att era arkiverade data:
- förblir begripliga och användbara även många år efter systemavvecklingen
- snabbt och riktat kan genomsökas, filtreras och analyseras
- finns tillgängliga, revisionssäkert och spårbart, för interna och externa granskningar
- skyddas mot obehörig åtkomst genom rollbaserade behörigheter
- kan analyseras effektivare med hjälp av AI-stödda funktioner
- förblir tillgängliga oberoende av det ursprungliga programmet
En särskild funktion är den automatiserade, regelbaserade raderingen av data. Utifrån lagstadgade, avtalsenliga eller interna bevarandetider kan data raderas kontrollerat, spårbart och dokumenterat när respektive tid har löpt ut. Därmed hjälper ViewBox Enterprise er att uppfylla kraven i GDPR och andra regelverk.
Resultatet: ni bevarar historiska företagsdata så länge det behövs, men inte längre.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett timslångt möte går vi tillsammans med våra experter igenom er SaaS-plattform, oavsett om det rör sig om ett CRM-system, ett affärssystem, ett HR-system, ett ärendehanteringssystem eller en skräddarsydd molnapplikation.
Vi visar er live hur ni effektivt kan avveckla er tjänst och samtidigt säkerställa att era data förblir analyserbara över tid. Under mötet kommer vi att:
- gå igenom er datastruktur, er dataöverföring och era befintliga rapporter
- ge er en livedemonstration av vår plattform ViewBox
- förklara hur vi återskapar era rapporter och unika analyser
- ge er en tillförlitlig uppskattning av projektets omfattning, tidsplan och totala pris
Transparent från början
Våra projektförslag bygger på fasta priser, utan efterdebitering. Därför står kvalitet, pålitlighet och ett rättvist förhållande mellan pris och kvalitet alltid i centrum.
Våra projektförslag bygger på fasta priser, utan efterdebitering. Därför står kvalitet, pålitlighet och ett rättvist förhållande mellan pris och kvalitet alltid i centrum.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Snabba svar på era frågor
personligt och förutsättningslöst om SaaS-arkivering
personligt och förutsättningslöst om SaaS-arkivering
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.