SaaS arkivering: Säkra er data,
bevara era rapporter och garantera er regelefterlevnad med AvenDATA
Från SAP, Oracle och Salesforce via Microsoft Dynamics 365, Workday och HubSpot till ärendehantering som Jira, Zendesk, ServiceNow och Freshdesk. Med vår lösning för SaaS arkivering säkrar vi er data från moderna molnlösningar och SaaS plattformar av alla typer, leverantörer och branscher. Det gäller allt från bokföring och CRM till personalhantering och kundtjänst.
Utmaningen
Er data i SaaS plattformar är kritisk men när avtalet löper ut eller ni byter leverantör riskerar ni att förlora all åtkomst.
Vid molnmigreringar, leverantörsbyten, systemkonsolideringar eller när ni säger upp SaaS abonnemang som ni inte längre behöver står er verksamhet ofta inför en helt avgörande uppgift.
Moderna SaaS plattformar oavsett om det handlar om CRM, affärssystem, HR system eller plattformar för ärendehantering innehåller fortfarande avgörande information för företagets styrning och juridiska krav. Här spelar kraven i Bokföringslagen en central roll för hur finansiell information måste bevaras.
Men all data ligger i leverantörens moln. När ert abonnemang upphör försvinner er åtkomst. Tidsramarna för dataexport är ofta väldigt snäva och löpande prenumerationskostnader fortsätter att ticka på bara för att hålla informationen tillgänglig.
Det blir svårt eller till och med omöjligt att komma åt viktig data trots att den måste hållas tillgänglig, analyserbar och helt revisionssäker över lång tid.
Det är precis här som AvenDATA kliver in med en modern och trygg lösning för er SaaS arkivering.
SaaS arkivering: Beprövad arkiveringslösning med
över 17 års erfarenhet
Vår lösning för SaaS arkivering bygger på en metodik som vi på AvenDATA har utforskat och utvecklat under mer än 17 år. Vi har förfinat den i praktiken genom tusentals framgångsrika projekt för systemavveckling.
Tack vare vår beprövade metodik har vi under årens lopp kunnat besvara alla tekniska frågor krav från Skatteverket och juridiska spörsmål på ett pålitligt och spårbart sätt.
Vår mjukvara ViewBox har etablerat sig som ett mycket pålitligt sökverktyg. Den fungerar helt felfritt både vid dagliga revisioner och när hela verksamheten behöver snabb åtkomst till historisk data.
Att ViewBox i dag används av över hälften av de största börsnoterade bolagen är ett tydligt bevis på plattformens stabilitet flexibilitet och höga pålitlighet i den dagliga driften.
Från Europa till Asien och hela vägen till Nordamerika. ViewBox används numera med stor framgång över hela världen.
Era analyser lever vidare som aktiva rapporter
i ViewBox
Vi tar inte bara över all data från er SaaS lösning. Vi säkerställer också att ni kan spåra och använda denna information permanent i vår plattform ViewBox.
Detta omfattar:
- Vi återskapar era relevanta rapporter och ekonomiska analyser
- Vi hanterar era unika och kundspecifika rapporter inklusive era egenutvecklade arbetsflöden dashboards och listor
- Vi arkiverar alla relevanta verifikationer som krävs för att rapporterna ska vara fullt spårbara som till exempel fakturor ordrar supportärenden och kundprocesser.
Redan innan vi startar projektet bestämmer vi tillsammans vilka rapporter och analyser ni kommer att behöva för Skatteverket er ekonomiska uppföljning och kraven i Bokföringslagen. Här drar ni nytta av vår långa erfarenhet från mängder av arkiveringsprojekt kring en rad olika SaaS plattformar branscher och affärsområden.
I ViewBox kan ni söka analysera och utvärdera dessa rapporter många år efter ert systembyte helt oberoende av er ursprungliga SaaS tjänst.
Oavsett om det gäller granskningar från Skatteverket interna frågor eller juridiska utredningar har ni alltid tillgång till tydliga och filtrerbara rapporter. Ni får allt detta helt utan dyra prenumerationskostnader eller behov av att logga in i originalsystemet.
Snabb projekttid och stor ekonomisk nytta med mätbar ROI
även för komplexa SaaS plattformar
En systemavveckling av er SaaS tjänst tar vanligtvis mellan en och sex månader beroende på hur komplext systemet är och hur stor datavolym ni hanterar. Tack vare vår tydliga och standardiserade arbetsprocess kan vi effektivt och säkert arkivera även era allra mest omfattande plattformar.
Vi har redan med stor framgång överfört massiva molnapplikationer med flera terabyte data till vår egen arkiveringslösning. Detta inkluderar alla tillhörande rapporter skräddarsydda analyser och fullständig teknisk dokumentation.
Genom vår beprövade metodik ser ni som kund tydliga besparingar redan efter en mycket kort tid. Ni kapar omedelbart era kostnader för prenumerationer och licenser gällande inaktiva SaaS tjänster. Samtidigt minskar ni drastiskt era utgifter för löpande underhåll administration och internt arbete.
I de allra flesta av våra projekt är er Return on Investment på under ett år. Denna snabba avkastning är ett direkt resultat av era mätbara besparingar på dyra prenumerationer serverinfrastruktur och värdefulla interna resurser.
Analys av er
SaaS platform
Det första steget vid varje avveckling av en SaaS tjänst är en detaljerad analys av ert nuvarande system. Denna analys lägger grunden för en exakt bedömning av projektets tidsåtgång och kostnader inom ramen för er SaaS arkivering.
Här kartlägger vi både tekniska och affärsmässiga aspekter. Detta omfattar bland annat:
- Åtkomstmöjligheterna till er befintliga SaaS plattform som till exempel administratörskonton exporträttigheter eller API behörigheter
- Typ och omfattning av tillgängliga gränssnitt och exportformat som till exempel REST API CSV XML eller JSON
- Omfattningen och relevansen av era nuvarande rapporter dashboards och applikationer
- Unika anpassningar som egna fält arbetsflöden gränssnitt eller extra moduler
Vi sammanställer sedan resultaten till er i en bindande offert med ett fast pris. Det ger er maximal trygghet inför er fortsatta planering och era strategiska beslut.
Projektarkivering för
SaaS plattformar
När vi har avslutat vår systemanalys startar själva projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydligt definierade milstolpar.
Under ett gemensamt uppstartsmöte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ert team. Från och med nu tar vi över merparten av arbetet åt er:
- Vi sätter upp åtkomsten till ert system och era gränssnitt
- Vi exporterar och för över all relevant data via leverantörens gränssnitt
- Vi återskapar era viktiga rapporter och skräddarsydda analyser
- Vi dokumenterar varje steg för att garantera en fullständig revisionssäkerhet
Våra erfarna projektledare vägleder er genom hela processen. De ser till att allt flyter på smidigt så att ni behöver lägga minimalt med egna resurser på projektet.
När projektet närmar sig sitt slut genomför vi strukturerade tester och godkännandefaser tillsammans. Detta gör vi för att säkerställa att all data har arkiverats komplett korrekt och fullt spårbart.
Resultatet av
er arkivering
När projektet är avslutat har vi överfört alla relevanta tabeller dokument och rapporter från er SaaS plattform till vår egenutvecklade mjukvara ViewBox.
ViewBox är ett webbaserat sökverktyg. Det ger er och era behöriga användare en snabb säker och spårbar åtkomst till all arkiverad information många år efter er systemavveckling.
Ett stort mervärde är att vi återskapar alla viktiga standardrapporter och skräddarsydda analyser. Detta innebär att ni enkelt kan genomföra tekniska utvärderingar svara på frågor från Skatteverket och uppfylla kraven i Bokföringslagen helt utan att behöva logga in i den ursprungliga SaaS tjänsten.
Efter en framgångsrik implementering och ett godkännande av ViewBox kan ni säga upp ert ursprungliga abonnemang helt och hållet.
Vid projektets slut får ni en omfattande dokumentation över hela processen. Denna visar tydligt och spårbart alla våra steg med särskilt fokus på följande punkter:
- Metoden för överföringen av er data
- Strukturen för allt arkiverat innehåll
- Våra genomförda tester och godkännandefaser
Dessutom dokumenterar vi varje enskilt steg i arkiveringen helt revisionssäkert i vårt ärendehanteringssystem Jira. Det gäller allt från den första dataexporten till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet. På så sätt kan oberoende granskare och revisorer när som helst följa exakt hur vi har genomfört er arkivering.
Programvaran och sökverktyget ViewBox
gör er arkiverade SaaS data smart och användbar
Med ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt sökverktyg som är speciellt utvecklat för att ge er åtkomst till data från avvecklade äldre system och SaaS plattformar.
Genom ett intuitivt webbgränssnitt gör ViewBox det snabbt och enkelt att hitta strukturera och dela arkiverad information helt utan att ni behöver logga in i er ursprungliga SaaS tjänst.
ViewBox garanterar att er data:
- Förblir tydlig och användbar många år efter er systemavveckling
- Alltid är tillgänglig på ett fullt revisionssäkert sätt
- Finns strukturerad och redo för interna granskningar och revisioner från Skatteverket
En stor fördel är att ViewBox erbjuder en automatiserad radering av data. Utifrån era definierade lagringstider kan all historisk information raderas på ett regelstyrt och spårbart sätt så fort kraven i Bokföringslagen eller era interna riktlinjer har löpt ut.
Plattformen bygger på en certifierad molninfrastruktur som genomgår regelbundna säkerhetstester. Om era specifika krav på regelefterlevnad eller teknisk arkitektur kräver det kan systemet precis lika enkelt drivas i en lokal servermiljö hos er.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett möte på en timme diskuterar vi er SaaS plattform tillsammans med våra experter oavsett om det rör sig om ett CRM ett affärssystem ett HR system ett ärendehanteringssystem eller en skräddarsydd molnapplikation.
Vi visar er live hur ni effektivt kan avveckla ert system och samtidigt säkerställa att all er data förblir analyserbar över tid. Under mötet kommer vi att:
- Gå igenom er datastruktur er dataöverföring och era befintliga rapporter
- Ge er en fullständig demonstration av vår plattform ViewBox
- Förklara exakt hur vi återskapar era rapporter och unika analyser
- Ge er en pålitlig uppskattning gällande projektets omfattning tidsplan och totala pris
Full transparens från första början:
Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.
Våra offerter för projekt baseras på tydligt definierade fasta priser helt utan omförhandlingar i efterhand. Dessutom står kvalitet och pålitlighet samt en rättvis balans mellan pris och prestanda i absolut centrum för vår verksamhet.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om SaaS arkivering
personligt och förutsättningslöst om SaaS arkivering
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.