Arkivera gamla system och säkra företagets data
Behåll era rapporter och säkerställ regelefterlevnad med AvenDATA.
Vi hanterar allt från Visma, Hogia och Unit4/Agresso till SharePoint och skräddarsydda systemlösningar. Vi arkiverar data från alla typer av äldre system oavsett bransch eller generation. Det inkluderar allt från bokföring och HR till produktionsstyrning så att ni alltid uppfyller kraven i bokföringslagen.
Utmaningen
Historiska data i äldre system är viktiga men tillgången till dem blir alltmer omöjlig.
I samband med tekniska migrationer, systembyten eller avveckling av föråldrade mjukvarumiljöer ställs företag regelbundet inför en kritisk uppgift.
Äldre system är ofta applikationer som har vuxit fram under många år med komplexa och skräddarsydda datastrukturer vilka fortfarande innehåller relevant information för skattemässiga, juridiska eller affärsmässiga syften.
Driften av dessa system är dock dyr eftersom mjukvaran inte längre underhålls, licenserna löper ut och den interna kompetensen successivt försvinner.
Tillgången till viktiga data försvåras eller blir omöjlig trots att informationen måste fortsätta vara tillgänglig, utvärderingsbar och revisionssäker.
Det är precis här AvenDATA kliver in i bilden med en specialiserad arkiveringslösning för äldre system.
Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet
AvenDATA har under mer än 17 år kontinuerligt utforskat och vidareutvecklat arkivering av äldre system. Genom tusentals genomförda systemavvecklingar har vår metodik förfinats i praktiken.
Baserat på vår beprövade arbetsprocess har vi under åren kunnat besvara alla typer av fackfrågor, revisionsförfrågningar och juridiska frågeställningar på ett tillförlitligt och transparent sätt.
Vår programvara ViewBox har etablerat sig som ett pålitligt sökverktyg. Den fungerar lika bra i det dagliga arbetet som vid granskningar och säkerställer åtkomst till data i hela organisationen.
Att ViewBox används av mer än hälften av alla OMX-bolag och motsvarande storbolag internationellt är ett tydligt bevis på dess stabilitet och flexibilitet. Det är en lösning som håller högsta nivå i praktiken.
Från Europa och Asien till Nordamerika och tillbaka: ViewBox används numera över hela världen.
Era analyser lever vidare som sökbara rapporter
i ViewBox
Vi tar inte bara över all data från ert gamla system utan ser även till att ni kan förstå och använda informationen i vår programvara ViewBox på lång sikt.
Detta inkluderar:
- Återskapande av relevanta rapporter och företagsekonomiska analyser
- Implementering av individuella och kundspecifika rapporter inklusive egenutvecklade program och listor
- Arkivering av alla underlag som krävs för rapporternas spårbarhet såsom fakturor, order och bokföringsunderlag
Redan före projektstart stämmer vi av vilka rapporter och analyser ni behöver för framtida skatteändamål, affärsanalyser eller lagstadgade krav. Här drar ni nytta av vår långa erfarenhet från ett stort antal arkiveringsprojekt inom olika system, branscher och fackområden.
I ViewBox kan ni söka efter, analysera och utvärdera dessa uppgifter många år efter att systemet har stängts ner. Ni är då helt oberoende av det ursprungliga systemet.
Oavsett om det gäller revisioner, interna frågor eller rättsliga utredningar har ni alltid tillgång till tydliga och filtrerbara rapporter. Detta sker helt utan licenskostnader eller behov av åtkomst till det gamla systemet.
Snabbt projektgenomförande och tydlig ekonomisk nytta Mätbar ROI
även vid komplexa
systemavvecklingar
Att avveckla ett äldre system tar i regel mellan en och sex månader beroende på systemets komplexitet och datamängd. Genom vår tydligt strukturerade och standardiserade metodik kan vi arkivera även mycket omfattande system på ett effektivt och säkert sätt.
Vi har stor erfarenhet av att framgångsrikt överföra applikationer med datavolymer på flera terabyte till vår arkiveringslösning. Detta inkluderar allt från rapporter och kundanpassade program till fullständig dokumentation.
Tack vare vår beprövade projektmetodik drar våra kunder snabbt nytta av betydande besparingar. Det gäller främst kostnader för licenser för gammal programvara, databaser och operativsystem, men även utgifter för underhåll, infrastruktur och interna resurser.
I de allra flesta av våra projekt uppnås en Return on Investment (ROI) på under ett år. Detta är möjligt tack vare de mätbara besparingarna inom licenshantering, IT-infrastruktur och personalstyrka.
Analys av
äldre system
Det första steget vid varje systemavveckling är en detaljerad analys av ert befintliga system. Denna kartläggning ligger till grund för att vi exakt ska kunna bedöma tidsåtgång och kostnader för att arkivera er data.
Vi undersöker både tekniska och affärsmässiga aspekter. Detta inkluderar bland annat följande delar:
- Åtkomstmöjligheter till det befintliga systemet
- Databasens typ, struktur och storlek såsom Oracle, MS SQL, DB2 eller skräddarsydda lösningar
- Omfattning och relevans av befintliga rapporter och applikationer
- Specifika anpassningar som egenutvecklade program, gränssnitt eller extramodular
Vi sammanställer sedan resultaten i en bindande offert till fast pris. Detta ger er en maximal säkerhet inför kommande planering och beslutsfattande.
Projektarkivering
för äldre system
När systemanalysen är klar startar vi det faktiska projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydliga milstolpar.
Under ett gemensamt uppstartsmöte går vi igenom alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ert team. Från denna punkt tar vi över merparten av arbetet åt er. Detta inkluderar:
- Konfigurering av åtkomst till systemet
- Export och överföring av all relevant data
- Återskapande av viktiga rapporter och kundanpassade analyser
- Fullständig dokumentation av alla steg för att garantera revisionssäkerhet
Våra erfarna projektledare vägleder er genom hela processen. De ser till att arbetet flyter på smidigt så att ni kan spara på era egna interna resurser.
Som avslutning på projektet genomför vi strukturerade tester och godkännanden tillsammans med er. Detta gör vi för att garantera att all data har arkiverats på ett fullständigt, korrekt och spårbart sätt.
Resultat
av arkiveringsprocessen
När projektet är slutfört överför vi alla relevanta tabeller, dokument och rapporter från ert äldre system till vår egenutvecklade programvara ViewBox.
ViewBox är en webbaserad plattform som ger er och andra behöriga användare snabb, säker och transparent åtkomst till arkiverad information. Detta gäller även många år efter att det ursprungliga systemet har stängts ner.
En stor fördel är att vi återskapar alla viktiga standardrapporter och skräddarsydda rapporter. På så sätt kan ni fortsätta göra affärsmässiga utvärderingar samt skattemässiga och juridiska bedömningar utan att behöva få åtkomst till det gamla systemet.
Så snart ViewBox är implementerat och godkänt av er kan ni avveckla ert gamla system helt och hållet.
Vid projektets slut får ni en omfattande projektdokumentation och processbeskrivning. Denna redovisar tydligt varje steg i arbetet med särskilt fokus på följande delar:
- Metoden för migrering av data
- Strukturen på det arkiverade innehållet
- Genomförda faser för test och godkännande
Dessutom dokumenterar vi varje steg i processen på ett revisionssäkert sätt i vårt ärendesystem Jira. Arbetet registreras från den inledande exporten av data fram till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet. På så sätt kan revisorer och andra externa parter alltid spåra exakt hur arkiveringen har gått till och säkerställa att kraven i bland annat bokföringslagen efterlevs.
Programvaran och sökverktyget ViewBox
Gör arkiverad data från äldre system intelligent och användbar
Med ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt sökverktyg som är speciellt utvecklat för att ge åtkomst till data från avvecklade system.
Via ett intuitivt gränssnitt på nätet kan ni snabbt hitta, analysera och dela arkiverad information. Detta sker helt utan krav på åtkomst till det ursprungliga systemet.
ViewBox ser till att företagets data:
- förblir tydlig och användbar även många år efter avvecklingen
- alltid är tillgänglig på ett revisionssäkert sätt
- ligger strukturerad och redo för interna samt externa granskningar
En unik egenskap är att ViewBox har en inbyggd funktion för automatisk radering av information. Utifrån bestämda lagringstider kan gamla uppgifter raderas på ett styrt och spårbart sätt när lagstadgade eller interna tidsgränser har passerat.
På så sätt säkerställer ni full regelefterlevnad enligt GDPR och bokföringslagen helt utan manuellt arbete.
Plattformen bygger på en certifierad molninfrastruktur och genomgår regelbundna säkerhetstester samt funktionstester. Den kan dock lika enkelt köras lokalt i er egen servermiljö om era specifika krav gällande IT eller regelefterlevnad kräver detta.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Daten Ihrer Altsysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Altsystem-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Originalsysteme.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett timslångt samtal med våra experter går vi gemensamt igenom ert äldre system. Detta gäller oavsett om ni använder en standardlösning, en kundanpassad applikation eller ett helt egenutvecklat system.
Vi visar er live hur ni effektivt kan avveckla ert system och samtidigt hålla datan tillgänglig för analyser på lång sikt. Mötet inkluderar följande delar:
- Genomgång av datastruktur, dataöverföring och befintliga rapporter
- En livepresentation av vår lösning ViewBox
- En förklaring av hur vi återskapar rapporter och skräddarsydda analyser
- En tillförlitlig uppskattning av tidsåtgång, arbetsinsats och kostnad
Full transparens från första början:
Våra offerter bygger alltid på tydliga fasta priser helt utan dolda kostnader eller krav på omförhandlingar. För oss är det centralt att alltid leverera kvalitet, pålitlighet och en rättvis prismodell.
Våra offerter bygger alltid på tydliga fasta priser helt utan dolda kostnader eller krav på omförhandlingar. För oss är det centralt att alltid leverera kvalitet, pålitlighet och en rättvis prismodell.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om övriga äldre system och plattformar för ECM
personligt och förutsättningslöst om övriga äldre system och plattformar för ECM
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.