Legal Hold
Skydda er juridiskt relevanta data
Med funktionen för Legal Hold kan ni skydda specifik data och utvalda dokument från att raderas. Detta är avgörande vid exempelvis rättsliga tvister, externa revisioner eller interna utredningar. Er utvalda information bevaras oförändrad. På så sätt kan ni tryggt säkerställa att verksamheten lever upp till lokala lagkrav som bokföringslagen, era egna mål för regelefterlevnad och internationella standarder.
Legal Hold & radering av data
Rättssäkerhet och dataintegritet i avvecklade äldre system
Med ViewBox, vårt specialutvecklade sökverktyg för avvecklade äldre system, erbjuder vi er två centrala funktioner för en trygg och lagenlig arkivering: Legal Hold och kontrollerad radering av data. Båda funktionerna garanterar att ni hanterar er arkiverade information på ett juridiskt säkert sätt, hela vägen från skydd av uppgifter och uppfyllande av kraven i bokföringslagen till radering med full regelefterlevnad.
Juridiska ramverk
Relevanta lagkrav:
GDPR
(Artikel 17.3 Undantag från rätten till radering)
Dataskyddsförordningen kräver att ni raderar personuppgifter såvida de inte behövs för att uppfylla lagkrav eller försvara rättsliga anspråk. Med funktionen för Legal Hold kan ni skydda denna specifika data och arkivera den med full regelefterlevnad exakt så länge lagen kräver det.
Bokföringslagen
(BFL)
Enligt bokföringslagen måste ni bevara all räkenskapsinformation som årsredovisningar och verifikationer i sju år. Funktionen för Legal Hold förhindrar att ni av misstag raderar denna data. Samtidigt säkerställer verktyget att informationen är komplett och juridiskt hållbar vid en eventuell revision eller rättstvist.
Sarbanes Oxley
Act (SOX)
Den amerikanska lagstiftningen Sarbanes Oxley Act kräver att ni som internationellt och börsnoterat bolag arkiverar all affärskritisk och finansiell information långsiktigt och spårbart. Med funktionen för Legal Hold uppfyller ni dessa strikta krav även i era avvecklade äldre system. Verktyget skyddar er relevanta data från att raderas och ser till att informationen förblir omedelbart tillgänglig.
Krav på eDiscovery
(till exempel i USA)
I flera internationella rättssystem, inte minst i USA, är ni skyldiga att kunna ta fram elektronisk bevisning i ett strukturerat format vid eventuella utredningar eller rättsliga processer. Här hjälper funktionen för Legal Hold i ViewBox er att säkra viktig information permanent. På så sätt kan ni tryggt leva upp till lagens krav på full transparens och spårbarhet.
Radering av data
Tryggt, automatiserat och med full regelefterlevnad
Så snart era lagringstider enligt bokföringslagen eller interna regelverk har löpt ut, ger ViewBox er full kontroll över raderingen av arkiverad data. Processen går att automatisera, loggas i sin helhet och garanterar att ni genomför raderingen med full regelefterlevnad.
Centrala fördelar med
raderingsfunktionen:
- Automatisering
Ni kan enkelt konfigurera era raderingsprocesser så att de startar helt automatiskt när de lagstadgade lagringstiderna enligt bokföringslagen har löpt ut. Detta minimerar det manuella arbetet, sparar värdefull tid och sänker risken för mänskliga fel avsevärt.
- Full spårbarhet
Varje enskild radering dokumenteras i sin helhet. Processen loggas från det att ni identifierar relevant data fram till den slutgiltiga bekräftelsen på att raderingen är genomförd. På så sätt kan ni alltid bevisa att verksamheten har hanterat sina skyldigheter med full regelefterlevnad.
- Regelefterlevnad
ViewBox hjälper er att tryggt hantera komplexa lagkrav och specifika branschregler för radering av information. Genom plattformen undviker ni effektivt brott mot dataskyddsförordningen, dyra böter och onödiga skador på ert varumärke.
Juridiska ramverk
för radering av data:
GDPR
(Artikel 17 Rätten att bli bortglömd)
Ni är skyldiga att radera personuppgifter så snart de inte längre behövs för sitt ursprungliga syfte. Med ViewBox kan ni tryggt och spårbart leva upp till detta strikta krav även i era avvecklade äldre system.
Dataskyddslagen
(Kompletterande svensk lagstiftning)
Den svenska dataskyddslagen kompletterar dataskyddsförordningen och ställer specifika krav på hur ni säkert raderar personuppgifter i era digitala system. ViewBox garanterar att er radering loggas och dokumenteras med full regelefterlevnad. Detta gäller oavsett om ni hanterar information i aktiva nätverk eller i helt avvecklade miljöer.
ISO
27001
Den internationella standarden för informationssäkerhet kräver tydliga processer för att radera data så att ni kan garantera sekretess och integritet samt full spårbarhet. Lösningen ViewBox hjälper er att tryggt och säkert leva upp till dessa viktiga krav för all er arkiverade information.
Branschspecifika riktlinjer för radering
(till exempel finanssektorn, sjukvården och energibranschen)
Inom hårt reglerade branscher finns det särskilda krav på hur information ska sparas och raderas. Med ViewBox kan ni automatisera och strukturera arbetet så att ni alltid följer de specifika reglerna för just er bransch. Detta fungerar alldeles utmärkt även när ni hanterar mycket komplexa miljöer med äldre system.
Sammanfattning:
Med funktionerna Legal Hold och kontrollerad dataradering erbjuder ViewBox en heltäckande lösning för att hantera arkiverad information från avvecklade system på ett säkert och spårbart sätt. På så sätt uppfyller ni inte bara alla lagstadgade krav. Ni minimerar dessutom era risker och säkerställer er dataintegritet samtidigt som ni stärker er regelefterlevnad på ett både långsiktigt och effektivt sätt.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om Legal Hold och dataradering
personligt och förutsättningslöst om Legal Hold och dataradering
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.