Vad innebär en avknoppning från SAP?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Strategisk separation av system och arkivering med AvenDATA

I samband med stora förändringar i verksamheten som fusioner och förvärv eller avknoppningar ställs ni ofta inför utmaningen att anpassa er miljö för SAP. En så kallad avknoppning från SAP är ett beprövat verktyg för att på ett strukturerat sätt bryta ut enskilda affärsenheter eller moduler och specifika datamängder från ert befintliga system. Men en framgångsrik utbrytning slutar inte vid själva separationen. Det är faktiskt då det verkliga arbetet börjar med en professionell arkivering och permanent nedstängning av era äldre system.

Vad är en avknoppning från SAP?

En avknoppning från SAP är en riktad och strukturerad process för att separera specifika organisatoriska enheter och bolag eller moduler från en befintlig miljö i SAP. Denna åtgärd är oftast strategiskt motiverad. Det kan till exempel handla om följande situationer:

Företagsförsäljningar eller avyttringar av verksamheter
Fusioner och förvärv
Omstruktureringar eller nya strategier för holdingbolag
En teknisk omställning som till exempel en migrering till SAP S4HANA

Målet är att extrahera relevant data och viktiga funktioner på ett snyggt sätt utan att äventyra varken konsekvens eller spårbarhet och krav på regelefterlevnad.

En avknoppning från SAP ställer höga krav på projektets utformning och datasäkerhet samt arkivering och testbarhet. Arbetet måste genomföras med ett tydligt fokus på stabilitet och kontroll över kostnader samt en god styrning av er tekniska miljö.

Så fungerar en avknoppning från SAP steg för steg

En framgångsrik utbrytning från SAP följer en tydligt definierad process som anpassas specifikt efter ert företag. De allra viktigaste faserna är följande:

1. Initiering och planering

En tydlig definition av projektets omfattning och vilka enheter eller moduler som ska brytas ut
En analys av alla beroenden mellan processer och data samt olika systemkomponenter
Fastställande av en struktur för styrning och hantering av intressenter
Hänsyn till juridiska och skattemässiga ramar samt krav på regelefterlevnad enligt bokföringslagen

2. Business Blueprint och målbild

Skapandet av en detaljerad plan för de berörda affärsprocesserna och flödena för all data.
Identifiering av de processer som behöver anpassas eller definieras på nytt.
En tydlig definition av gränserna för systemet och arkitekturen för målet samt punkter för överlämning.

3. Systemanalys och teknisk design

En djupgående analys av er befintliga miljö i SAP inklusive gränssnitt och anpassningar samt tillägg.
Skapandet av ett koncept för migrering som inkluderar extraktion av data och transformation samt processer för laddning.
Planering av mellansteg som tillfälliga klienter och system för tester eller temporära gränssnitt.

4. Migrering av data och arkivering

Relevant operativ data migreras. Historisk information eller data som inte längre behövs arkiveras.
En säker arkivering med plattformen ViewBox från AvenDATA möjliggör full åtkomst till äldre data även efter att systemet har stängts ner.
Radering av känslig data vid behov helt enligt riktlinjer för dataskydd som dataskyddsförordningen.

5. Faser för tester både funktionellt och tekniskt

Genomförande av tester för integration och acceptans hos användarna.
Validering av kvaliteten på er data och integriteten i ert system.
Tydlig avstämning med berörda avdelningar och slutanvändare.

6. Lansering och övervakning

Ett kontrollerat genomförande av produktionssättningen.
Övervakning av driften i realtid.
Införande av strukturer för support gällande det nya systemet eller den utbrutna delen.

7. Optimering efter utbrytningen

Efterarbete med konfigurationer och anpassningar av processer.
Utbildningar och justeringar inom rapportering och bokföring samt ekonomistyrning.
Startskottet för processen att stänga ner det äldre systemet.

Delvis nedstängning av SAP (Decommissioning): Nästa logiska steg

En framgångsrik avknoppning från SAP slutar i bästa fall med en professionell nedstängning av de äldre plattformarna eftersom de skapar höga löpande kostnader och risker för er teknik så länge de hålls i drift. En strukturerad avveckling av system som inte längre behövs medför flera tydliga fördelar:

1. Utvärdering efter avknoppningen

Bedömning: Vilka komponenter i SAP behövs inte längre?
Riskanalys: Vilken data måste förbli tillgänglig och vad kan raderas?
Beslut om en strategi för arkivering kontra fortsatt användning.

2. Validering av data och migrering

Säkerställning av att all nödvändig information redan har migrerats eller arkiverats.
Avstämning mot lagstadgade krav på bevarande av information enligt bokföringslagen.

3. Kostnadssänkning och optimering av resurser

Reduktion av kostnader för licenser och underhåll.
Avlastning för er tekniska avdelning när behovet av systemvård och säkerhetskopiering samt övervakning försvinner.
Frigörande av lagringsutrymme och värdefull kapacitet på era servrar.

4. Eliminering av risker kring säkerhet

Äldre system i SAP förses ofta inte längre med uppdateringar för säkerheten.
En inaktivering skyddar mot ytor för potentiella attacker i er tekniska infrastruktur.
Fullständig efterlevnad av moderna standarder för dataskydd och säkerhet.

5. Arkivering med AvenDATA ViewBox

Fullständig åtkomst till historisk data även efter att systemet har stängts ner.
En webbaserad och revisionssäker lösning för arkivering.
Åtkomst över flera system och rollbaserad tilldelning av rättigheter samt loggar för granskning och funktioner för export.

Sammanfattning:

En avknoppning från SAP är mycket mer än bara ett tekniskt projekt. Det är en strategisk milstolpe för hela er verksamhet. Genom att planera arbetet noggrant och genomföra det professionellt samt avsluta med en riktad arkivering och nedstängning får ni flera stora fördelar:

Minskad komplexitet
Fullständig regelefterlevnad
Sänkta kostnader för er teknik
En framtidssäker arkitektur för era system

AvenDATA stödjer er som en erfaren partner genom alla faser från själva avknoppningen till arkivering av data och den slutgiltiga nedstängningen. Med vår plattform ViewBox erbjuder vi en effektiv och juridiskt säker metod för att stänga ner äldre system från SAP och samtidigt säkerställa att ni alltid har full tillgång till all er viktiga information.

Planerar ni en avknoppning från SAP?