Arkivera filsystem och säkra dina filer
Bevara information och garantera regelefterlevnad med AvenDATA.
Från klassiska filsystem på nätverksenheter och blandade mappstrukturer till individuellt anpassad lagring av dokument. Vi arkiverar ostrukturerad data från äldre filsystem av alla slag och från alla branscher. Det omfattar allt från allmän rapportering till finansiell dokumentation enligt Bokföringslagen.
Utmaningen
Historiska filer i äldre filsystem är viktiga men tillgången till dem blir allt svårare
I samband med migreringar av IT och nedstängningar av servrar eller avveckling av föråldrade strukturer för mappar står företag regelbundet inför en kritisk uppgift.
Äldre filsystem och hierarkier av mappar som har vuxit fram under många år innehåller ofta dokument i form av Excel och Word samt PowerPoint eller PDF. Dessa innehåller fortfarande relevant information för skatt och juridik samt ekonomisk uppföljning vilket bland annat krävs enligt Bokföringslagen.
Men driften av den tillhörande infrastrukturen är dyr och format på filer blir föråldrade. Samtidigt löper licenser för mjukvara ut och den interna kunskapen om den ursprungliga strukturen för lagring försvinner.
Tillgången till viktiga filer försvåras eller blir helt omöjlig trots att detta material fortsättningsvis måste finnas tillgängligt och sökbart på ett revisionssäkert sätt.
Det är exakt här som AvenDATA kommer in i bilden med en lösning för arkivering av äldre filsystem.
Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet
Arkivering av ostrukturerade filsystem som till exempel dokument i format som Excel och Word eller PowerPoint och PDF har under 17 år ständigt testats och vidareutvecklats av oss på AvenDATA. Denna process har optimerats i praktiken genom tusentals projekt gällande avveckling av system.
Tack vare vårt strukturerade och etablerade arbetssätt har vi genom åren kunnat besvara alla frågor från Skatteverket vid revisioner samt från olika interna avdelningar och juridiska instanser på ett pålitligt och spårbart sätt.
Vår egenutvecklade mjukvara ViewBox har i detta sammanhang visat sig vara en kraftfull lösning för revisionssäker sökning och utvärdering.
Den används inte bara av många mellanstora företag utan även av mer än hälften av de största börsbolagen i Europa. Detta är ett tydligt bevis på högsta möjliga stabilitet och flexibilitet samt nytta i den dagliga verksamheten.
Från Europa via Asien till Nordamerika och tillbaka igen. ViewBox används sedan länge över hela världen.
Dina dokument lever vidare som sökbar och filtrerbar information
i ViewBox
Vi tar inte bara över alla filer från ditt äldre filsystem utan vi ser också till att du kan söka och granska samt använda dessa filer över lång tid framöver.
Detta inkluderar bland annat följande:
- Återskapande av centrala strukturer för mappar och klassificering av dokument
- Överföring och strukturerad hantering av individuell logik för mappar eller anpassade namn på filer
- Revisionssäker arkivering av alla relevanta dokument som till exempel fakturor och presentationer eller instruktioner för arbete och rapporter samt avtal
- Implementering av specifika funktioner för sökning och filtrering för att göra innehåll snabbt sökbart oberoende av den ursprungliga platsen för lagring
- Digital signering av samtliga dokument för att säkerställa att de inte kan ändras i efterhand vilket ger maximal juridisk trygghet vid granskningar från Skatteverket eller interna kontroller och tvister
Redan innan projektet startar bestämmer vi tillsammans vilka filer och strukturer som i framtiden behöver vara tillgängliga för skattemässiga ändamål och juridiska bevis enligt Bokföringslagen eller för interna referenser inom företaget.
Här drar du nytta av vår långa erfarenhet från ett stort antal projekt kring arkivering med helt olika filsystem och branscher.
I ViewBox kan du söka och granska samt analysera din data även många år efter själva avvecklingen helt utan tillgång till det ursprungliga filsystemet.
Oavsett om det gäller externa granskningar eller interna frågor och juridiska krav har du alltid fullständig tillgång till ditt innehåll på ett strukturerat och spårbart sätt som alltid är tillgängligt.
Snabb process för projekt och stor ekonomisk nytta (mätbar ROI)
även vid mycket omfattande filesystem
En arkivering av äldre filsystem tar i regel en till tre månader beroende på mängden data och strukturens komplexitet samt variationen av format.
Tack vare vårt tydligt definierade och standardiserade arbetssätt kan vi arkivera även stora och historiskt framvuxna mängder av filer på ett effektivt och säkert samt spårbart sätt.
Vi har till exempel framgångsrikt överfört projekt med hundratals miljoner filer och flera terabyte av dokument till vår lösning för arkivering ViewBox. Detta inkluderar en strukturerad lagring och överföring av metadata samt en fullständig dokumentation.
Med hjälp av vår beprövade metodik för projekt drar du nytta av tydliga besparingar redan efter en kort tid. Detta gäller särskilt kostnader för lagring och tid för säkerhetskopiering samt underhåll av föråldrade strukturer för mappar och licenser för mjukvara gällande äldre format samt din interna support för IT.
Den ekonomiska nyttan visar sig inte bara genom minskade kostnader utan även genom en ökad juridisk trygghet och en varaktigt säkerställd tillgång till innehåll som är kritiskt för din verksamhet.
I den övervägande majoriteten av våra projekt är tiden för ROI mycket kortare än ett år tack vare mätbara besparingar gällande licenser och infrastruktur samt interna resurser.
Filsystem
Analys av system
Det första steget vid varje arkivering av ett äldre filsystem är en detaljerad analys av din befintliga miljö för filer. Denna analys utgör grunden för en exakt uppskattning av projektets längd och de förväntade kostnaderna i samband med en arkivering av ditt gamla filsystem.
I detta arbete kartlägger vi både tekniska och organisatoriska aspekter gällande innehållet. Detta inkluderar bland annat följande:
- Möjligheter till åtkomst och behörigheter i det befintliga filsystemet till exempel nätverksenheter och servrar för filer
- Typ och struktur samt omfattning av befintliga filer till exempel dokument i Excel och Word eller PowerPoint och PDF
- Relevans för specifika mappar och grupper av dokument till exempel rapporter för projekt och dokumentation av avtal samt årsredovisningar enligt Bokföringslagen
- Individuella anpassningar som egna namn på filer och speciell logik för lagring eller extra metadata
- Tekniska möjligheter för överföring av data till exempel via en extern hårddisk med SSD eller ett fysiskt rack alternativt säkrat via en anslutning med SFTP
Vi sammanställer sedan resultaten åt dig i en bindande offert till ett fast pris. Detta ger dig maximal trygghet inför din planering och dina framtida beslut.
Filsystem
Arkivering av projekt
När analysen är avslutad påbörjas själva projektet på ett strukturerat och effektivt sätt med tydligt definierade delmål.
Under ett inledande möte klargör vi alla organisatoriska och tekniska förutsättningar tillsammans med ditt team. Från och med denna tidpunkt tar vi över merparten av alla uppgifter åt dig:
- Etablering av åtkomst till ditt filsystem till exempel via VPN eller säker export av data alternativt via en extern hårddisk
- Export och överföring av relevanta mappar och innehåll i filer
- Strukturerat återskapande av den ursprungliga logiken för filer i vår mjukvara för arkivering ViewBox
- Dokumentation av alla steg för att garantera en säker revision och spårbarhet enligt kraven i Bokföringslagen
- Digital signering av dokument för att bevisa att materialet inte har ändrats i efterhand
Våra erfarna projektledare vägleder dig under hela processen och ser till att allt löper på smidigt med minimal tidsåtgång från din sida.
Som avslutning på projektet genomför vi strukturerade faser för test och godkännande tillsammans med dig för att säkerställa att allt innehåll har arkiverats på ett fullständigt och korrekt samt transparent och sökbart sätt.
Filsystem
Resultatet av din
arkivering
När projektet är avslutat har vi överfört alla relevanta strukturer för mappar och filer samt grupper av dokument från ditt äldre filsystem till vår egenutvecklade mjukvara ViewBox.
ViewBox är ett webbaserat verktyg för sökning som ger dig och andra med behörighet en snabb och säker samt spårbar åtkomst till det arkiverade innehållet. Detta gäller även flera år efter avvecklingen av det ursprungliga filsystemet.
Ett särskilt mervärde är att vi återskapar centrala strukturer för lagring och kopplad information. På så sätt kan du utan problem fortsätta med uppföljningar för verksamheten och skatt samt juridiska krav enligt Bokföringslagen helt utan tillgång till din ursprungliga nätverksenhet eller ditt gamla filsystem.
Efter en framgångsrik implementering och ett godkännande av ViewBox kan det ursprungliga filsystemet tas ur drift helt och hållet.
Som avslutning på projektet får du en omfattande dokumentation av alla rutiner och hela projektet. Denna redovisar alla steg tydligt och transparent med extra fokus på följande punkter:
- Metoden för överföring av data och information
- Strukturen och klassificeringen av det arkiverade innehållet
- Genomförda faser för test och godkännande
Dessutom dokumenterar vi varje enskilt steg under din arkivering på ett revisionssäkert sätt i vårt system för supportärenden i Jira. Detta gäller från den första exporten av data och integrationen av system fram till det slutgiltiga godkännandet och en eventuell radering av källsystemet längre fram i tiden. Det gör att det alltid är transparent och enkelt för externa granskare eller revisorer från Skatteverket att i efterhand förstå exakt hur hela denna arkivering har genomförts.
Programvaran och sökverktyget ViewBox
gör arkiverade filsystem användbara på ett intelligent sätt
Med ViewBox erbjuder AvenDATA ett kraftfullt verktyg för läsning och sökning. Det är speciellt framtaget för åtkomst till innehåll från avvecklade filsystem.
Genom ett intuitivt webbgränssnitt gör ViewBox det möjligt att snabbt hitta och strukturerat analysera samt tillhandahålla arkiverade strukturer för mappar och dokument. Detta sker helt utan tillgång till det ursprungliga filsystemet eller nätverksenheten alternativt din server för filer.
ViewBox ser till att dina filer:
- också många år efter avvecklingen förblir begripliga och användbara
- när som helst kan hämtas på ett revisionssäkert sätt
- finns tillgängliga i en tydlig struktur för både interna och externa granskningar
En speciell egenskap är att ViewBox har en inbyggd funktion för automatisk radering av data. Utifrån definierade tider för lagring kan arkiverade filer raderas på ett regelbaserat och spårbart sätt när lagstadgade krav eller interna regler för företaget har löpt ut. På så sätt uppfyller du kraven i GDPR och Bokföringslagen helt utan manuell arbetsinsats.
Applikationen bygger på en certifierad infrastruktur i molnet och genomgår regelbundna tester gällande säkerhet och funktion. Beroende på dina unika krav på regelefterlevnad eller behov för IT kan lösningen lika enkelt drivas lokalt i din egen miljö.
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett rådgivande möte på en timme analyserar vi dina filsystem tillsammans oavsett om det handlar om äldre strukturer för mappar eller kataloger för projekt och ostrukturerad lagring av dokument.
Vi visar dig direkt på skärmen hur du kan avveckla ditt filsystem på ett effektivt sätt och samtidigt säkerställa en långsiktig tillgång till allt innehåll. Detta inkluderar följande:
- En strukturerad plan för hur din data är uppbyggd och hur överföringen ska gå till samt en tydlig klassificering av dina dokument
- En praktisk demonstration av vår lösning ViewBox
- En genomgång av hur vi återskapar filter och metadata samt relationer mellan olika dokument
- En pålitlig uppskattning av tidsåtgång och projektets längd samt totala kostnader
Full transparens från första början:
Våra projektupplägg bygger alltid på tydligt definierade fasta priser vilket garanterar att ni slipper oväntade kostnader eller omförhandlingar i efterhand. Vi sätter alltid kvalitet och pålitlighet i centrum för att ge er ett mycket rättvist värde för er investering.
Våra projektupplägg bygger alltid på tydligt definierade fasta priser vilket garanterar att ni slipper oväntade kostnader eller omförhandlingar i efterhand. Vi sätter alltid kvalitet och pålitlighet i centrum för att ge er ett mycket rättvist värde för er investering.
Boka en tid för ett kostnadsfritt samtal med våra experter redan i dag.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om arkivering av filservrar och nätverksenheter
personligt och förutsättningslöst om arkivering av filservrar och nätverksenheter
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.