Stäng ner SAP och bevara din data,
Med AvenDATA kan ni avveckla verksamheten vid en konkurs eller nedläggning utan att förlora information.
Från R/3 via ECC 6.0 till SAP S/4HANA – vi arkiverar SAP-system av alla generationer, inklusive branschlösningar, från SAP Bank Analyzer till IS-U-moduler. På så sätt säkerställer ni att kraven i bokföringslagen uppfylls.
Utmaningen
Även efter en konkurs får era SAP-system inte helt enkelt stängas ner och raderas. Era affärskritiska data omfattas av lagkrav på arkivering och måste bevaras enligt bokföringslagen och Skatteverkets regler. För er som är konkursförvaltare eller tidigare företrädare för bolaget innebär det följande:
- Gamla system måste hållas tillgängliga
- Den tekniska infrastrukturen medför löpande kostnader
- Säkerhetsriskerna ökar på grund av bristande underhåll
- Det blir allt svårare att komma åt och analysera era data
- Personal med rätt kompetens finns i regel inte längre kvar
Resultatet: Även efter att företaget har upplösts fortsätter gamla system att medföra löpande kostnader, juridiska risker och onödigt arbete.
Beprövad arkiveringslösning
med över 17 års erfarenhet
Vi på AvenDATA har vidareutvecklat vår metod för arkivering av äldre system i mer än 17 år. Metoden har testats och förfinats i tusentals projekt, bland annat vid konkurser.
Med vårt beprövade arbetssätt har vi genom åren kunnat besvara alla tekniska, skattemässiga och juridiska frågor på ett tillförlitligt och spårbart sätt, till exempel från Skatteverket, konkursförvaltare och borgenärer.
Vår programvara har etablerat sig som ett robust söksystem. Den ger enkel och juridiskt säker åtkomst till era data, även helt utan IT-personal – både vid enskilda granskningar och inom ramen för kraven i bokföringslagen.
I dag används vår lösning av mer än hälften av bolagen på OMXS30. Det är ett tydligt bevis på systemets stabilitet, flexibilitet och praktiska nytta på högsta nivå.
Från Europa till Asien och Nordamerika: vår arkiveringsteknik är beprövad och redo att användas över hela världen. Den fungerar utmärkt även i krävande situationer, till exempel vid avveckling efter en konkurs.
Era rapporter lever vidare –
även efter en konkurs eller nedläggning
Även när företaget inte längre finns kvar förblir era data tillgängliga i ViewBox som filtrerbara rapporter.
Vi för inte bara över alla relevanta data från ert avstängda system, utan ser också till att informationen i vår programvara förblir begriplig, spårbar och möjlig att analysera över tid. Det omfattar:
- Återskapande av relevanta standardrapporter för företagets ekonomi
- Framtagning av kundspecifika rapporter och analyser
- Arkivering av alla tillhörande underlag, till exempel fakturor, avtal och bokföring
Redan innan projektet startar går vi tillsammans igenom vilka rapporter och analyser som kommer att behövas framöver, till exempel vid frågor från Skatteverket, konkursförvaltare eller domstolar och vid revisioner.
Tack vare vår erfarenhet från många nedläggningsprojekt vet vi precis vad som krävs vid en konkurs, även när det inte längre finns någon intern personal tillgänglig.
I ViewBox kan ni söka i, analysera och följa upp era data många år efter att systemet har stängts ner – utan det ursprungliga systemet, utan egen IT-avdelning och utan löpande licenser.
Oavsett om det gäller kraven i bokföringslagen, granskningar från Skatteverket eller frågor från tredje part, finns era rapporter alltid tillgängliga – strukturerade, filtrerbara och lätta att förstå.
Snabba projekt och stor ekonomisk nytta
även efter en konkurs
Att arkivera ett äldre system tar i regel mellan en och fyra månader, beroende på hur omfattande och komplexa era data är. Särskilt vid en konkurs är en snabb och tillförlitlig nedstängning avgörande, eftersom infrastrukturkostnaderna fortsätter att löpa trots att det inte längre finns någon operativ verksamhet.
Med vårt tydligt strukturerade och standardiserade arbetssätt arkiverar vi även mycket stora system effektivt, juridiskt säkert och spårbart.
Vi har redan överfört system med över 30 terabyte data till vår arkiveringslösning, inklusive viktiga rapporter och fullständig dokumentation.
Tack vare vår beprövade projektmetodik minskar era löpande IT-kostnader snabbt och märkbart, särskilt kostnaderna för databas- och operativsystemlicenser, underhåll och lagring. Samtidigt minskar behovet av IT-resurser, som i regel saknas helt vid en konkurs.
I de flesta fall har projektet betalat sig redan efter några månader, tack vare tydligt mätbara besparingar på infrastruktur, licenser och administrationstid.
Analys av systemet
Även om verksamheten lades ner för länge sedan, är en noggrann systemanalys alltid grunden för en lyckad arkivering.
I ett första steg analyserar vi ert kvarvarande IT-system i detalj. Analysen gör det möjligt att på ett tillförlitligt sätt bedöma projektets längd, arbetsinsats och kostnad för arkiveringen, även om det inte längre finns några operativa strukturer eller kontaktpersoner på plats.
Vi kartlägger bland annat:
- Befintliga åtkomstvägar till systemet
- Databastyp, struktur och storlek
- Omfattning och relevans av befintliga rapporter och analyser
- Särskilda egenskaper, till exempel kundspecifika rapporter eller integrationsgränssnitt
Utifrån analysen får ni en bindande offert till fast pris, som ger er maximal trygghet i planering och beslut. Det är särskilt viktigt under konkursförfarandet och i konkursförvaltarens fortsatta arbete.
Genomförande av arkiveringen
När analysen är klar börjar själva arkiveringen, med professionellt stöd från vårt erfarna team.
Vid ett uppstartsmöte fastställer vi alla organisatoriska och tekniska förutsättningar. Om det inte längre finns några interna kontaktpersoner, kommer vår metodik verkligen till sin rätt.
Därefter tar vi över alla centrala uppgifter:
- Teknisk konfiguration och upprättande av åtkomst
- Export och överföring av alla relevanta data
- Återskapande av viktiga rapporter och analyser
- Fullständig, revisionssäker dokumentation
Våra projektledare ser till att arbetet sker strukturerat och kräver minimala resurser från er sida.
Projektet avslutas med strukturerade test- och godkännandefaser, där vi säkerställer att alla data har arkiverats fullständigt, korrekt och spårbart. All information lagras revisionssäkert och finns alltid tillgänglig för framtida granskningar enligt bokföringslagen.
Resultat
av arkiveringen
När projektet är avslutat har alla relevanta tabeller, dokument och rapporter från ert gamla system förts över till vår egenutvecklade programvara.
Vår webbaserade arkiveringslösning ger behöriga parter, till exempel konkursförvaltare, myndigheter, revisorer och domstolar, snabb, säker och spårbar åtkomst till all arkiverad information, även många år efter att företaget har upplösts.
Ett särskilt stort mervärde är att vi återskapar alla viktiga standard- och specialrapporter. Därmed går det fortfarande att genomföra skattemässiga, ekonomiska och juridiska analyser enligt kraven i bokföringslagen – helt oberoende av det ursprungliga systemet och utan löpande licenser.
Efter lyckad implementering och formellt godkännande kan det ursprungliga systemet stängas ner för gott, och alla tillhörande infrastruktur- och licenskostnader kan avvecklas.
När projektet är klart får ni en omfattande projekt- och rutindokumentation som tydligt redovisar alla steg, i synnerhet:
- Metod och tillvägagångssätt för dataöverföringen
- Struktur och organisation av det arkiverade innehållet
- Alla genomförda test- och godkännandefaser
Dessutom loggar vi varje steg revisionssäkert i vårt ärendehanteringssystem Jira – från den första dataexporten till den slutliga överlämningen och en eventuell framtida radering av det ursprungliga systemet. Därmed kan tredje part alltid följa hur och med vilken omsorg arkiveringen har genomförts, oavsett om det finns intern personal kvar eller inte.
ViewBox Enterprise:
använd arkiverade data från äldre system säkert och snabbt
Med ViewBox Enterprise erbjuder AvenDATA en kraftfull plattform för säker åtkomst till data från avvecklade ERP-system och andra äldre system. Lösningen kombinerar moderna sök- och analysfunktioner med hög prestanda, omfattande säkerhetsfunktioner och AI-stödda funktioner.
ViewBox Enterprise ser till att era arkiverade data:
- förblir begripliga och användbara även många år efter systemavvecklingen
- snabbt och riktat kan genomsökas, filtreras och analyseras
- finns tillgängliga, revisionssäkert och spårbart, för interna och externa granskningar
- skyddas mot obehörig åtkomst genom rollbaserade behörigheter
- kan analyseras effektivare med hjälp av AI-stödda funktioner
- förblir tillgängliga oberoende av det ursprungliga programmet
En särskild funktion är den automatiserade, regelbaserade raderingen av data. Utifrån lagstadgade, avtalsenliga eller interna bevarandetider kan data raderas kontrollerat, spårbart och dokumenterat när respektive tid har löpt ut. Därmed hjälper ViewBox Enterprise er att uppfylla kraven i GDPR och andra regelverk.
Resultatet: ni bevarar historiska företagsdata så länge det behövs, men inte längre.
Är ni redo
för nästa steg?
Under ett entimmessamtal med våra experter går vi tillsammans igenom ert gamla system, oavsett om verksamheten fortfarande är igång eller om företaget redan har avvecklats. Vi visar direkt hur ni stänger ner systemet effektivt och arkiverar era data juridiskt säkert för framtida analyser.
Under samtalet får ni:
- En genomgång av er befintliga datastruktur och av hur vi för över informationen
- En livedemonstration av vår arkiveringslösning
- En visning av hur vi återskapar befintliga rapporter och analyser
- En tillförlitlig uppskattning av arbetsinsats, tidsåtgång och kostnad
Full transparens från början
Våra projektofferter bygger på tydligt definierade fasta priser – garanterat utan dolda tilläggskostnader. Även om det inte längre finns någon intern personal på plats, ser vi till att processen löper smidigt. Kvalitet, tillförlitlighet och en rättvis balans mellan pris och prestanda står alltid i första rummet för oss.
Boka ert kostnadsfria expertsamtal redan i dag.
Snabba svar på dina frågor
personligt och förutsättningslöst om arkivering vid konkurser
personligt och förutsättningslöst om arkivering vid konkurser
Tack!
Tack för er förfrågan.
Vi återkommer till er inom kort.
Vi återkommer till er inom kort.