Vad är äldre system och hur arkiverar ni dem?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus,

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Ett äldre system kallas ofta för legacy och är en föråldrad men fortfarande helt affärskritisk teknisk applikation eller komponent i er infrastruktur. Dessa system implementerades ofta för många år sedan och fungerar fortfarande stabilt men de kan helt enkelt inte längre leva upp till dagens moderna krav på teknik och regelefterlevnad samt säkerhet.

Typiska kännetecken:

Föråldrade programmeringsspråk som COBOL eller RPG.
Äldre miljöer för drift som Windows XP eller varianter av Unix.
Bristande kompatibilitet med modern mjukvara och teknik i molnet.
Tillverkaren erbjuder inte längre någon form av support.

Exempel på äldre system:

Ett system för lagerhantering baserat på DOS.
Applikationer skrivna i COBOL inom bank och försäkring.
Gamla versioner av SAP och Visma eller Oracle.
System för kundhantering från nittiotalet helt utan moderna gränssnitt.

Varför fortsätter företag att använda äldre system?

Trots att dessa system ofta ligger långt efter rent tekniskt används de säkert fortfarande flitigt i er verksamhet. Anledningen är oftast en blandning av operativ stabilitet och djupa beroenden samt att en migrering kräver enorma insatser. Ni drar er kanske helt enkelt för de risker och höga kostnader som en fullständig övergång till moderna plattformar innebär.

Stabilitet och erfarenhet: Systemet har fungerat pålitligt i årtionden och är djupt integrerat i era dagliga affärsprocesser.
Besparingar av kostnader: Plattformarna är redan helt avskrivna och medför inte längre några löpande avgifter för licenser.
En komplex avveckling: Bristfällig dokumentation och avsaknad av intern kunskap gör ett byte till en mycket svår uppgift.
Minimering av risker: Ett helt nytt system innebär omfattande utbildning och komplex migrering samt operativa risker under själva införandet.
Brist på interna resurser: Ofta saknar ni den personal internt som krävs för att driva ett stort projekt för migrering parallellt med er vanliga drift.

Vilka långsiktiga problem orsakar äldre system?

Vid en första anblick kan era äldre system verka mycket pålitliga. De har trots allt ofta rullat på och gjort sitt jobb under flera årtionden. Men i takt med att de åldras förvandlas de till en riktig bromskloss i många verksamheter. De hindrar viktig innovation och för med sig betydande risker för er säkerhet samt skapar höga dolda kostnader. Särskilt i tider av snabb digitalisering och allt hårdare krav på regelefterlevnad blir en fortsatt drift av dessa system en allvarlig strategisk svaghet för er.

En överblick över typiska problem:

Teknisk inkompatibilitet

Gränssnitt till moderna plattformar saknas eller fungerar bara med stora ansträngningar och hög risk för fel. Det är nästan omöjligt att integrera anslutningar till molnet och mobil användning eller bedömningar som stöds av artificiell intelligens.

Risker för säkerheten

Systemen får inte längre några regelbundna uppdateringar. Föråldrade arkitekturer lever inte upp till dagens standarder för säkerhet och skapar farliga öppningar för potentiella attacker.

Gränser för skalbarhet

Äldre system slår snabbt i tekniska tak när volymer av data eller antalet användare ökar. En flexibel vidareutveckling är nästintill omöjlig.

Brist på rätt kompetens

Kunskapen om hur dessa system drivs är ofta knuten till specifika personer. När erfarna medarbetare går i pension försvinner extremt viktig kompetens från er verksamhet.

Höga kostnader för driften

Det är svårt att få tag på reservdelar och externa konsulter tar ut mycket höga avgifter för sin support. Underhållet måste oftast göras manuellt vilket slukar enormt mycket tid.

Krav på regelefterlevnad

Många äldre system uppfyller inte längre dagens lagstadgade krav som dataskyddsförordningen och bokföringslagen. Funktioner som spårbar loggning och hantering av behörigheter eller revisionssäkerhet och automatiserade koncept för lagring och radering saknas mycket ofta.

Saknade funktioner för efterlevnad av regler

Viktiga funktioner som att spärra data vid juridiska processer eller att radera information automatiskt efter specifika tidsgränser saknas i regel i äldre system. Detta leder till risker för skadestånd och kräver mycket mer manuellt arbete vid en revision.

Strategier för att arkivera äldre system

Att modernisera äldre system är en process i flera steg som går långt bortom att bara byta ut tekniken. Det kräver en djup teknisk förståelse och tydliga mål samt ett strukturerat tillvägagångssätt för att minimera riskerna och skapa långsiktiga fördelar för er verksamhet. I detta sammanhang har just arkivering visat sig vara en central del. Detta gäller särskilt när äldre system inte bara kan stängas ner på grund av krav på regelefterlevnad.

Beprövade steg i praktiken:

1. Analys av system och definition av mål:

Vilka system berörs och vilken data måste bevaras samt i vilket format?

2. Bedömning av risker och kostnader:

Vilka risker innebär en fortsatt drift? Vilka fördelar skapas genom en definitiv nedstängning?

3. Arkivering i stället för fortsatt drift:

I stället för att driva vidare föråldrade system som kräver mycket underhåll väljer allt fler företag en juridiskt säker arkivering av sin data. Detta inkluderar smarta funktioner för sökning och hantering av behörigheter samt spårbara loggar för revision.

4. Leverantörer av lösningar som AvenDATA:

Med plattformen ViewBox för arkivering erbjuder AvenDATA en fullt utvecklad lösning för att stänga ner äldre system på ett revisionssäkert sätt. Detta fungerar helt oberoende av varifrån informationen kommer oavsett om det är ett affärssystem eller ett system för dokumenthantering eller en helt egenutvecklad lösning.

5. Gränssnitt och integration:

Vid behov kan ni även integrera eller ansluta er arkiverade data till helt nya miljöer och plattformar.

6. Slutgiltig nedstängning:

Efter en framgångsrik arkivering kan det ursprungliga systemet kopplas bort från nätverket helt och hållet. Detta leder till massiva besparingar när det gäller underhåll och infrastruktur samt kostnader för licenser.

Varför ska ni arkivera äldre system?

Att stänga ner ett äldre system helt och hållet utan en ordentlig arkivering är ofta omöjligt eftersom lagstadgade krav enligt bokföringslagen eller interna behov för revision kräver full tillgång till historisk data. En arkivering är en effektiv lösning för att uppnå följande:

Spara in på kostnader för drift av äldre hårdvara.
Uppfylla alla krav på regelefterlevnad.
Säkerställa tillgång till viktig data över flera årtionden.
Skapa smidiga övergångar vid konsolideringar eller projekt för fusioner och avknoppningar.
Frigöra interna resurser eftersom ni slipper löpande support och underhåll av gamla applikationer.

Med plattformen ViewBox erbjuder AvenDATA en standardiserad lösning för arkivering av äldre system. Den är revisionssäker och högpresterande samt helt webbaserad.

Sammanfattning:

Att stänga ner och arkivera äldre miljöer är mycket mer än bara ett sätt att modernisera er teknik. Det minskar era risker och sänker era kostnader samt säkerställer en långsiktig regelefterlevnad. Tillsammans med en erfaren partner som AvenDATA genomför ni detta steg på ett effektivt och juridiskt säkert sätt.

Planerar ni att arkivera ett äldre system?