Vad kostar det egentligen att arkivera ett äldre system?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

När ditt företag stänger ner äldre system dyker frågan förr eller senare upp: Är det verkligen värt mödan att investera i en professionell arkivering? I många verksamheter skjuts detta beslut upp under en lång tid på grund av osäkerhet kring budget eller för att frågan helt enkelt saknar kortsiktig prioritet. Men om du bara fokuserar på den omedelbara prislappen blundar du för de allvarliga finansiella och juridiska samt operativa riskerna på lång sikt.

Den här artikeln visar vad en professionell arkivering faktiskt kostar och varför priset för att inte agera alls kring er historiska data ofta blir mångdubbelt högre.

Vad ingår egentligen i en professionell arkivering?

Att arkivera innebär mycket mer än att bara spara ner data på en server eller ta en säkerhetskopia av en databas. En professionell lösning för arkivering omfattar bland annat:

analys och noggrant urval av all relevant information
säker extrahering av data från det äldre systemet
konvertering till ett stabilt format som håller över tid
en strukturerad lagring med tydlig indexering och en säker strategi för åtkomst
fullständig dokumentation av hela processen för att garantera en spårbarhet vid granskning
implementering av rutiner för radering i full enlighet med kraven i GDPR och lagringstider i Bokföringslagen

Kostnaden varierar beroende på systemets komplexitet och mängden data samt vilka specifika lagkrav som gäller. Oftast handlar det om låga till medelhöga femsiffriga belopp i euro. Hos AvenDATA börjar en fullständig arkivering av en komplett miljö från SAP till exempel på omkring 30 000 euro. I det priset ingår en åtkomst som är helt säker för revision samt kartläggning av strukturer och extrahering av data samt fullständig dokumentation. För mindre plattformar eller delvis arkivering blir kostnaden givetvis motsvarande lägre.

En grundregel är att ju tidigare och mer standardiserat ni genomför er arkivering desto lägre blir den totala kostnaden.

Vad kostar det att inte arkivera sina äldre system?

Om ditt företag väljer bort en strukturerad arkivering sparar ni kanske in på projektkostnader i det korta perspektivet. Men du riskerar samtidigt att bygga upp dolda och återkommande kostnader under många år framöver. Dessa risker och utgifter kan sammanfattas i fem tydliga kategorier:

1. Löpande driftskostnader för gamla plattformar

Licenser och underhåll samt infrastruktur och ström för att inte nämna säkerhetskopior och teknisk support skapar ständiga utgifter. Ofta betalar ni dessa pengar enbart för en rent passiv åtkomst till er historiska data. Över en period på fem till tio år växer dessa löpande utgifter mycket snabbt till höga femsiffriga belopp i euro.

2. Bunden personal och ett sårbart beroende av specifik kompetens

Så länge ett äldre system är igång måste du ha personal som kan hantera det. Vid varje uppsägning eller pensionering samt vid interna omorganisationer ökar risken att ingen längre förstår hur plattformen fungerar. Att ständigt behöva lära upp nya personer eller förlita sig på tillfälliga lösningar och dyr extern hjälp driver snabbt upp dina kostnader.

3. Risker vid granskning och brister i er regelefterlevnad

Om ni saknar en arkivering som följer lagen riskerar ditt företag allvarliga luckor i bevisningen vid granskningar från Skatteverket eller vid en intern revision. Underlag för skatt och bokföring måste alltid vara fullt tillgängliga och enkla att spåra. Vid överträdelser riskerar ni höga böter och tunga finansiella krav. Detta gäller särskilt om ni misslyckas med att lagra information i full enlighet med Bokföringslagen och kraven i GDPR.

4. Förlust av information eller förlorad åtkomst till data

Ju längre gamla plattformar drivs vidare utan arkivering desto större blir risken för tekniska haverier. Föråldrad hårdvara eller program som saknar kompatibilitet samt bortglömda uppgifter för inloggning kan snabbt leda till att ni permanent förlorar åtkomsten till er historiska data. Detta kan i sin tur få mycket allvarliga konsekvenser för både juridik och daglig drift.

5. Förseningar av projekt och låsta resurser

System som inte har arkiverats måste ofta hanteras och tas med i beräkningen vid migreringar eller när ditt företag byter digital strategi. Detta skapar förseningar för helt nya projekt och belastar era integrationer samt bromsar hela er tekniska modernisering. Utan en strukturerad arkivering förvandlas varje föråldrad plattform till en tung bromskloss för verksamhetens fortsatta digitalisering.

Praktiskt exempel: Arkivering jämfört med fortsatt drift

Ett medelstort företag driver ett äldre ekonomisystem enbart för att kunna komma åt sin historiska data. Den årliga kostnaden för serverdrift och licenser samt support och säkerhetskopior ligger på omkring 12 000 euro. Utöver detta tillkommer dessutom interna kostnader för teknik och underhåll. En arkivering av all relevant information hade i detta fall inneburit en engångskostnad på cirka 25 000 till 30 000 euro. Detta hade gett företaget en juridiskt säker och långsiktigt tillgänglig lösning helt utan löpande driftskostnader.

Redan efter tre år står det klart att en arkivering hade varit en betydligt billigare och säkrare samt helt underhållsfri lösning.

Slutsats: Arkivering lönar sig både ekonomiskt och strategiskt samt rent juridiskt

En professionell arkivering innebär utan tvekan en initial kostnad för själva projektet. Men denna investering raderar permanent de höga och ofta dolda utgifterna som en fortsatt drift för med sig. Dessutom minskar det era risker kring regelefterlevnad och gör det möjligt att dra en tydlig gräns mellan gammal och ny teknik.

Om din verksamhet väljer att inte arkivera sina äldre system får ni ofta betala priset två gånger. Först genom en onödigt hög teknisk komplexitet och senare genom allvarliga juridiska konsekvenser eller rena förluster av viktig information. Arkivering är därmed inte bara en administrativ kostnad. Det är i själva verket en stark sköld som skyddar företaget och en enorm avlastning för er tekniska avdelning samt ett mycket viktigt strategiskt bidrag till er fortsatta digitalisering.

Planerar du att arkivera ett äldre system?