Vilka kostnader måste du räkna med när du stänger ner system från SAP?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
Inledning: Nedstängningen av system från SAP är inget renodlat tekniskt projekt
Att stänga ner ett system från SAP handlar om mycket mer än att bara stänga av en teknisk plattform. Företag underskattar ofta de verkliga kostnaderna eftersom de enbart fokuserar på infrastruktur och licenser. I praktiken handlar det snarare om ett komplext förändringsarbete med extremt höga krav på regelefterlevnad vilket för med sig juridiska och verksamhetsmässiga samt organisatoriska konsekvenser. Om du planerar din nedstängning utifrån ett tydligt helhetsperspektiv undviker du framtida extrakostnader och onödiga operativa beroenden samt risker vid kommande granskningar enligt Bokföringslagen. Om du däremot underskattar uppgiften får du i slutändan betala dubbelt.
Projekt och analys: De underskattade ingångskostnaderna
Till en början uppstår kostnader för analys och planering samt ledning av projektet. Till detta hör att inventera systemen och kategorisera all data ur ett verksamhetsperspektiv samt att definiera exakta scenarier för nedstängningen. Dessutom krävs en noggrann samordning med olika avdelningar och intern revision samt experter på dataskydd och digital säkerhet. Särskilt tidskrävande är det att identifiera exakt vilken data som måste sparas enligt Bokföringslagen och GDPR. Detta arbete är helt nödvändigt men saknar ofta en tydlig budget trots att det utgör den absoluta grunden för en juridiskt säker nedstängning av dina system från SAP. Det är precis här du kan spara enormt mycket tid och resurser med hjälp av AvenDATA. Genom en mycket omfattande erfarenhet från hundratals nedstängningar av system från SAP känner vi redan till relevanta dataobjekt och lagringstider samt scenarier för åtkomst. Tunga grundläggande analyser försvinner och riskerna minskar vilket gör att nedstängningen kan genomföras snabbare och säkrare samt betydligt mer förutsägbart.
Teknisk implementering och arkivering: Den största kostnaden
Den mest centrala kostnadsfaktorn ligger i det rent tekniska genomförandet. Här ingår extrahering och validering samt strukturering och arkivering av data liksom uppbyggnaden av en juridiskt säker lösning för åtkomst inför kommande revisioner. Till detta tillkommer dessutom olika tester och formella godkännanden från verksamheten samt en fullständig dokumentation av projektet för ekonomiska revisorer och tillsynsmyndigheter. En mycket viktig detalj i detta sammanhang är att en nedstängning av system från SAP helt utan en oberoende lösning för arkivering och åtkomst innebär en enorm juridisk risk. Ditt företag måste obehindrat kunna lämna ut specifik information kring skatt och bokföring även många år efter att systemen har stängts ner.
Drift och risker samt besparingspotential: Kostnaderna efter nedstängningen
Även efter en nedstängning uppstår löpande kostnader för till exempel drift av din lösning för arkivering samt underhåll och support liksom stöd vid revisioner. Samtidigt öppnas dörren för betydande besparingar. När kostnader för licenser från SAP och databaser samt infrastruktur och driftpersonal försvinner påverkas hela din kostnadsstruktur omedelbart. Dessutom elimineras alla säkerhetsrisker från föråldrade system. En realistisk kalkyl för nedstängningen av dina system från SAP tar därför inte bara hänsyn till engångskostnaderna för själva projektet. Den ställer även dessa mot de långsiktiga besparingarna vilket ofta leder till en mycket snabb avkastning på investeringen. Med AvenDATA är denna återbetalningstid i regel mycket kortare än ett år.
Kostnaderna för att stänga ner system från SAP utgörs av analys och tekniskt genomförande samt juridisk säkerhet och långsiktig drift. Om du förlitar dig på beprövad erfarenhet och standardiserade modeller för arbetet minskar du dina risker drastiskt. Du förvandlar därmed ett projekt som från början såg ut som en ren kostnad till ett strategiskt och lönsamt beslut för framtiden.