Varför måste ni arkivera data från era affärssystem långsiktigt?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Arkivering av affärssystem är i dag en av de allra viktigaste uppgifterna för verksamheter som vill modernisera sin tekniska miljö, genomföra fusioner, hantera avyttringar eller stänga ner enskilda system för gott. I takt med den ökade digitaliseringen har all data från era affärssystem blivit själva nervsystemet i de flesta affärsprocesser. Denna data visar inte bara er verksamhets historia utan krävs ofta många år senare för skatterevisioner, interna analyser eller som juridiskt bevis i enlighet med kraven i bokföringslagen. En professionell arkivering av affärssystem säkerställer att all denna information förblir tillgänglig över tid och helt utan att ni behöver hålla den ursprungliga applikationen i drift.

Varför arkivering av affärssystem är helt oumbärligt för er verksamhet

Affärssystem från exempelvis SAP, Oracle, Unit4, Visma eller lösningar baserade på AS/400 har ofta vuxit fram under många år. De innehåller mycket viktig företagsdata från ekonomi, logistik, inköp, försäljning, produktion och HR. Eftersom ni inte kan driva många av dessa miljöer vidare i all oändlighet på grund av föråldrade versioner, byten av plattform eller bristande intern kunskap är arkivering den enda vägen framåt. På så sätt kan ni bevara er data långsiktigt utan att hela affärssystemet måste köras i bakgrunden. Därmed kan ni både sänka era kostnader och samtidigt uppfylla kraven i bokföringslagen.

Utmaningen med att hålla er data läsbar helt oberoende av det ursprungliga affärssystemet

Som modern verksamhet står ni inför uppgiften att inte bara lagra data utan också att kunna tolka den korrekt under många år framöver. Den avgörande punkten är att bevara den ursprungliga synligheten från ert tidigare affärssystem. En arkiverad post från en databas är helt värdelös om den senare varken går att förstå eller hämta fram i sin helhet. Detta är extra kritiskt när det gäller verifikat, transaktioner och deras kopplingar till grunddata samt olika dokument. Utan dessa relationer förlorar en historisk händelse hela sin kontext och just därför måste en professionell arkivering säkerställa exakt dessa komplexa samband över tid.

Vilken data från era affärssystem som måste arkiveras långsiktigt

För en fullständig arkivering måste ni bevara all relevant företagsdata. Denna information ska inte bara säkras rent tekniskt utan även presenteras på ett sätt som är affärsmässigt spårbart. Detta gäller i synnerhet följande:

Transaktionsdata, bokföringsposter, flöden av verifikat, beställningar, följesedlar, fakturor, produktionsdata, logistikprocesser, uppgifter om lön och ersättning samt tillhörande dokument och kopplingar till verifikat från olika affärssystem som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Unit4, Visma, applikationer baserade på AS/400 och andra verksamhetslösningar.

Denna unika uppräkning gör det tydligt att arkiveringen måste omfatta många olika områden inom era affärssystem. Varje enskilt system lagrar sin information i egna tabeller, programlogiker, datastrukturer eller helt egna format. En professionell arkivering ser till att denna komplexa mångfald förblir konsekvent och tillgänglig över tid.

Olika affärssystem men exakt samma krav

Oavsett om ni använder SAP, Oracle, Unit4, Visma eller AS/400 skiljer sig de specifika tekniska strukturerna åt rejält men kraven på själva arkiveringen förblir desamma. Miljöer från SAP utnyttjar komplexa nätverk av tabeller, arkivobjekt eller bilagor av typen GOS medan Oracle ofta arbetar med egna databasstrukturer och kundspecifika tillägg. Microsoft Dynamics och lokala system som Visma för med sig egna logiska modeller som tätt flätar samman transaktioner och historik. System baserade på AS/400 lagrar å sin sida data i format som ofta är årtionden gamla och som i stort sett är omöjliga att tolka utan specialiserad expertis. Trots dessa stora skillnader kräver varje enskilt system en arkivering som gör all data tillgänglig på ett fullständigt och spårbart sätt helt oberoende av den ursprungliga plattformen.

Varför kopplingar mellan verifikat är så avgörande vid arkivering av affärssystem

Affärssystem fungerar inte via enskilda tabellvärden utan bygger på komplexa samband. En bokföringspost är bara begriplig i kombination med fakturan och en faktura kräver koppling till kundregistret precis som en produktionsorder är beroende av sin materiallista. Arkiveringen måste bevara alla dessa relationer för att dina transaktioner ska kunna granskas många år senare. Många frågor från Skatteverket eller dina revisorer kan bara besvaras om både transaktionsdatan och det tillhörande verifikatet samt all relevant metadata är fullt synliga. Om dessa kopplingar saknas blir arkiveringen ofullständig vilket skapar enorma risker vid en revision enligt Bokföringslagen.

Arkivering av affärssystem är en förutsättning för nedstängningar och modernisering

Många företag moderniserar sina digitala miljöer och flyttar från äldre affärssystem som Visma eller Unit4 till nya lösningar i molnet eller moderna plattformar. Utan en korrekt arkivering är det helt omöjligt att stänga ner det gamla systemet fullständigt. Arkiveringen utgör därmed själva bron mellan din gamla och din nya systemvärld. Först när all data har extraherats och granskats samt gjorts tillgänglig i ett säkert arkiv anpassat för revisioner kan det ursprungliga affärssystemet stängas ner på riktigt. Genom detta undviker du inte bara säkerhetsrisker utan uppnår även betydande besparingar när det gäller licenser och servrar samt avtal för underhåll.

Läsbarhet och transparens samt ett framtidssäkrat arkiv

Ett arkiv fyller sitt syfte först när all data är begriplig även helt utan tekniska förkunskaper. Den arkiverade informationen måste presenteras på ett sådant sätt att det även efter tio år är tydligt hur en specifik process var uppbyggd i det ursprungliga affärssystemet. För att detta ska fungera måste vanliga användare och revisorer samt Skatteverket enkelt kunna spåra hur olika verifikat hänger ihop och vilka belopp som har bokförts liksom vilka dokument som tillhörde ärendet. En ren säkerhetskopiering av din data räcker inte på långa vägar. Arkiveringen måste i stället kopiera den bakomliggande logiken från ditt affärssystem helt utan att själva systemet behöver finnas kvar.

Arkivering av affärssystem är nyckeln till att långsiktigt säkra företagets data

Att arkivera affärssystem som SAP och Oracle eller lokala lösningar från Visma och Unit4 säkerställer att din data bevaras strukturerad och komplett under en mycket lång tid. Detta ger din organisation möjligheten att stänga ner äldre system och samtidigt uppfylla alla juridiska skyldigheter gällande informationsplikt. Just den trygga och långsiktiga tillgången till verifikat och transaktioner samt deras inbördes kopplingar gör arkiveringen av affärssystem till en helt central del av moderna strategier för digital teknik och regelefterlevnad enligt Bokföringslagen.

Planerar du att arkivera ett äldre system?