Vad kostar föråldrade system egentligen?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
1. Varför blir föråldrade system ett permanent ekonomiskt problem?
Föråldrade applikationer är äldre tekniska system som knappt används i den dagliga driften. De hålls ändå vid liv av historiska eller tekniska skäl samt för att uppfylla strikta krav på regelefterlevnad enligt Bokföringslagen. Många företag fortsätter att driva äldre affärssystem från exempelvis Visma eller Hogia samt olika program för kundhantering och egenutvecklade speciallösningar. Detta görs ofta av en enda anledning och det är för att fortfarande kunna komma åt historisk data.
Problemet är tydligt. Även om ett system bara finns kvar för att hantera nödfall så skapar det löpande kostnader. Företaget måste fortsätta att betala för servrar och databaser samt säkerhetskopior och säkerhetsuppdateringar liksom löpande övervakning. Detta innebär att de föråldrade applikationerna förvandlas till en konstant och fast kostnad som i de allra flesta fall helt saknar ett strategiskt mervärde.
2. Vilka direkta och indirekta kostnader för med sig föråldrade system?
De direkta kostnaderna för föråldrade applikationer omfattar licenser för mjukvara och underhåll av databaser samt support för operativsystem och infrastruktur. Detta gäller oavsett om driften sker lokalt eller i molnet. Särskilt äldre databaser och speciallösningar är ofta mycket dyra rent licensmässigt.
Till detta kommer de indirekta kostnaderna. Dessa inkluderar interna administratörer och externa konsulter samt säkerhetsgranskningar och förberedelser inför revision. I många fall drivs det äldre systemet uteslutande för att uppfylla krav på regelefterlevnad enligt Bokföringslagen. Data måste finnas tillgänglig och vara fullt säkrad för revisioner. Att hålla ett komplett produktionssystem vid liv enbart för detta syfte är dock ekonomiskt ineffektivt.
3. Vilka risker medför en fortsatt drift av äldre system?
Utöver den ekonomiska bördan tillkommer betydande risker. Föråldrad mjukvara får ofta inte längre några säkerhetsuppdateringar. Därmed ökar riskerna för cyberattacker och potentiella frågor kring juridiskt ansvar. Samtidigt saknas det ofta uppdaterad dokumentation eller tillgänglig expertis. Detta blir särskilt tydligt när nyckelpersoner med djup kunskap väljer att lämna företaget.
Vid avknoppningar och företagsförsäljningar eller konkurser förvandlas äldre system snabbt till en mycket kritisk faktor. Utan en strukturerad tillgång till data uppstår osäkerheter både operativt och rent juridiskt. Dessutom blockerar de löpande kostnaderna för dessa system viktiga investeringar i modern teknik och automatisering samt artificiell intelligens.
4. Hur kan AvenDATA hjälpa dig att stänga ner äldre system permanent och sänka dina kostnader?
Istället för att hålla föråldrade applikationer vid liv under en obestämd tid arkiverar AvenDATA all relevant data på ett strukturerat sätt. Detta görs helt oberoende av plattform och med full trygghet för kommande revisioner enligt Bokföringslagen. När all data har flyttats över på ett säkert sätt kan det ursprungliga systemet stängas ner för gott.
Resultatet blir att alla licenskostnader försvinner och att behovet av teknisk infrastruktur minskar kraftigt. Dessutom krävs mindre tid för administration samtidigt som riskerna kring säkerhet minimeras. Företag förvandlar på så sätt en permanent utgift till ett enskilt projekt som ger en enorm och långsiktig ekonomisk vinst.
Att konsekvent stänga ner sina äldre system skapar inte bara en ökad transparens och en stark juridisk trygghet. Det frigör även en betydande budget för framtida investeringar i ny teknik. Det är precis här den stora strategiska besparingen med AvenDATA verkligen ligger.