Vad händer med din data när en tjänst i molnet stängs ner?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Även de allra modernaste lösningarna i molnet måste arkiveras. Det kan gälla efter ett byte av system eller när ett avtal löper ut liksom för att garantera din regelefterlevnad enligt Bokföringslagen. Med lösningen ViewBox hjälper AvenDATA ditt företag att arkivera plattformar i molnet som SAP BTP och S/4HANA Cloud samt Salesforce eller Workday på ett sätt som är helt säkert för kommande granskningar.

Att lagra i molnet betyder inte att det är för evigt

Många företag utgår från att data i molnet automatiskt är tillgänglig för all framtid. Men detta är ett farligt antagande. Även de allra modernaste lösningarna i molnet har ett slut som infaller senast vid ett byte av system eller när bolag slås ihop liksom när ett avtal för prenumeration av mjukvara löper ut.
Vad många ofta missar är att plattformar i molnet lyder under exakt samma krav på lagring som klassiska lokala servrar. Din data måste förbli tillgänglig under många år framöver på ett sätt som är helt säkert för revisioner och uppfyller kraven från Skatteverket samt Bokföringslagen även långt efter att det ursprungliga systemet har stängts ner.

Varför plattformar i molnet måste arkiveras

Anledningarna till att arkivera data från molnet är många och behoven ökar ständigt i takt med en allt snabbare digitalisering:
  • Byte av system: En migrering till en ny plattform i molnet eller till lokala servrar.
  • Konsolidering av koncernen: En sammanslagning av flera system efter förvärv eller fusioner.
  • Avslutade avtal: När ett avtal för tjänster i molnet löper ut eller vid ett strategiskt byte av leverantör.
  • Sänkta kostnader: Att undvika löpande utgifter för licenser och drift av servrar.
  • Konkurs eller nedlagda kontor: Att garantera en säker arkivering även när det saknas personal för driften.
  • Regelefterlevnad: Att strikt följa lagstadgade krav som Bokföringslagen och regelverket SOX samt GDPR.
  • Förmåga till revision: Att säkerställa en pålitlig och granskningsbar åtkomst till all historisk data.
  • Flyttbarhet för data: En fullständig export av information vid byte av leverantör eller när avtal sägs upp.
  • Hantering av risker: Ett starkt skydd mot förlorad data vid byte av leverantör eller ny teknisk plattform.

Vår lösning: ViewBox arkiverar även system i molnet

Med ViewBox från AvenDATA kan ditt företag arkivera sina plattformar i molnet på ett sätt som är helt säkert för revisioner och uppfyller alla lagkrav helt oberoende av den ursprungliga leverantören.
Oavsett om ni använder SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud eller andra molnbaserade tjänster erbjuder ViewBox en central plattform för långsiktig lagring och sökning bland historisk data och verifikat.
Vår arkivering av data i molnet ger dig:
  • Åtkomst via webben helt utan krav på extra installationer
  • Långsiktig arkivering i enlighet med Bokföringslagen och GDPR
  • Intuitiva funktioner för sökning och filtrering anpassade för Skatteverket och revisorer samt interna granskningar
  • Enkel migrering av information från molnet till ett helt oberoende format för arkivering

Slutsats

Att arbeta i molnet innebär en enorm flexibilitet men det befriar dig inte från ditt juridiska ansvar. När du stänger ner eller byter ut ett system måste du säkerställa att all data är fullt spårbar även om tio år.
Med ViewBox från AvenDATA erbjuder vi en lösning som stödjer din verksamhet under varje fas av molnets livscykel från den inledande migreringen till en juridiskt säker arkivering.
Planerar du att arkivera ett äldre system?
Prata med våra experter ...

Senaste inläggen