Varför är avknoppningar så viktiga?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Ett tekniskt perspektiv på avknoppningar och äldre system

När ni säljer dotterbolag eller knoppar av hela affärsområden kallas detta ofta för en avknoppning. Bakom detta ganska torra begrepp döljer sig en mycket komplex teknisk och strategisk process. Detta gäller i allra högsta grad er tekniska infrastruktur och hur ni väljer att hantera era äldre system.

1. Vad innebär en avknoppning?

En avknoppning betyder att ni skiljer av en specifik del av er verksamhet från moderbolaget. Det kan vara en hel avdelning eller ett dotterbolag samt en enskild affärsenhet. Målet är att skapa ett juridiskt och organisatoriskt samt framför allt tekniskt fristående bolag. Ni kan genomföra detta genom en försäljning eller en ren utbrytning samt en omstrukturering. Anledningarna till detta är ofta en ny strategisk inriktning eller krav på högre effektivitet. Det kan även handla om att ni vill fokusera helt på er kärnverksamhet eller att ni måste uppfylla nya lagstadgade krav.

Typiska exempel på avknoppningar i praktiken:

En underleverantör inom fordonsindustrin säljer sin division för komponenter till förbränningsmotorer för att fokusera helt på elektriska fordon. Den avknoppade verksamheten säljs sedan till en finansiell investerare.
Ett teknikföretag bryter ut sin avdelning för molntjänster och introducerar den på börsen som ett fristående bolag. Den nya enheten får en helt egen teknisk plattform och drivs oberoende av moderbolaget.
En bank tvingas sälja sin verksamhet för privatkunder till ett annat kreditinstitut på grund av nya regler. All data om kunderna måste flyttas från de befintliga systemen på ett sätt som helt följer dataskyddsförordningen.
Efter en fusion mellan två internationella koncerner knoppar ni av överlappande affärsenheter för att skapa viktiga synergier. Det kan till exempel handla om dubbla avdelningar för teknik eller ekonomi.
Ett läkemedelsbolag säljer sin verksamhet för växtskydd för att satsa helhjärtat på humanmedicin. All relevant data och berörda system extraheras från det gamla affärssystemet och arkiveras säkert.

I samtliga fall är en avknoppning inte bara en juridisk och ekonomisk process. Det är även en massiv teknisk utmaning. Ni måste frikoppla era system och separera er data samt ofta arkivera information för en lång tid framöver. Detta är extra viktigt när äldre plattformar är inblandade. Det är exakt här som AvenDATA kommer in i bilden med vår specialiserade kunskap och våra certifierade verktyg.

2. Varför är en avknoppning så utmanande för er teknikavdelning?

Ur ett tekniskt perspektiv innebär en avknoppning ett mycket komplext ingrepp i er befintliga tekniska miljö. Detta gäller särskilt när ni har historiskt framväxta strukturer med enormt många beroenden. Till skillnad från ett helt nytt projekt där ni bygger upp en ny plattform från grunden måste ni vid en avknoppning noggrant separera och migrera eller arkivera befintlig data och gamla processer samt gränssnitt och applikationer. Här döljer sig ett stort antal utmaningar:

Systemkopplingar och gränssnitt

I moderna verksamheter är systemen sällan helt isolerade. Ett affärssystem som SAP eller Visma är oftast djupt integrerat med andra applikationer. Det handlar om system för dokumenthantering och personalstyrning samt verktyg för bokföring och ekonomistyrning eller egna kundspecifika lösningar. Dessa system kommunicerar med varandra via olika gränssnitt som ni måste identifiera och anpassa eller helt avveckla vid en avknoppning. Om detta steg inte genomförs på ett korrekt sätt finns det en enorm risk för förlust av funktioner och inkonsekvent data eller totala systemavbrott. Denna process gör det möjligt för en verksamhet att separera från sitt moderbolag vilket frigör ledningen och låter dem ta en helt ny riktning. Detta kan ske genom en försäljning av affärsområdet till en extern köpare eller genom att det bryts ut till ett fristående dotterbolag. Stora företagsavknoppningar genomförs ofta för att ni ska kunna fokusera på er kärnverksamhet och frigöra finansiella resurser eller maximera värdet på den avskilda enheten.

Separering av data och ansvarsområden

En central teknisk aspekt är själva separeringen av er data. Frågan är helt enkelt vilken data som tillhör den enhet som ska knoppas av. Denna gränsdragning är inte alltid helt tydlig. Särskilt i stora system som SAP måste ni identifiera och skilja på olika bokföringskretsar och kostnadsställen eller organisatoriska enheter. Även inuti enskilda tabeller finns det ofta gemensam data. Det kan vara delad grunddata som information om era kunder och leverantörer som bara får överföras till viss del. Till detta kommer även den juridiska aspekten. Ni måste veta exakt vilken data som omfattas av krav på lagring enligt bokföringslagen och vem som bär det slutgiltiga ansvaret.

Förståelse för databaser och tabeller

En framgångsrik teknisk avknoppning kräver en djup kunskap om era underliggande databaser och strukturer för tabeller. Er data är lagrad i relationella strukturer vilket betyder att enskild information hänger ihop. Det innebär att om ni till exempel extraherar en tabell för försäljning måste ni även ta hänsyn till tillhörande grunddata och transaktionsdata samt information om anpassningar. Detta är avgörande för att er data ska förbli läsbar och användbar i framtiden. Utan denna djupa förståelse riskerar ni att förlora viktiga kopplingar vilket gör informationen helt värdelös efter en migrering.

Dataskydd och dataskyddsförordningen

Ett särskilt känsligt område är skyddet av personuppgifter. Under en avknoppning får ni enbart ta över sådan personlig data som har ett tydligt definierat syfte. Det kan vara information som krävs för den fortsatta driften eller som omfattas av krav på lagring enligt bokföringslagen. I många fall måste ni anonymisera eller pseudonymisera er data innan den överförs. Vid internationella affärer måste ni dessutom ta hänsyn till flera olika regelverk för dataskydd som till exempel GDPR och CCPA.

Hantering av äldre system

Mycket av den information som ni behöver finns inte i moderna och välskötta plattformar utan i så kallade äldre system. Detta är gamla applikationer som ni slutade använda för länge sedan men som inte får raderas på grund av krav på regelefterlevnad. Dessa system går ofta inte längre att underhålla och de är tekniskt föråldrade eller körs enbart i virtuella miljöer. Trots detta måste ni extrahera utvald data även från dessa miljöer för att antingen överlämna den till en köpare eller arkivera den på ett revisionssäkert sätt. Ofta saknar er verksamhet den nödvändiga kunskapen om dessa gamla plattformar vilket gör extraheringen ännu svårare.

Möjlighet till test och validering

Efter en extrahering måste all data vara fullständig och helt korrekt. Efter en genomförd avknoppning finns det nämligen ingen enkel väg tillbaka till det ursprungliga systemet. Detta innebär att ni måste genomföra detaljerade tester och valideringar tillsammans med era olika avdelningar. Det krävs även automatiserade processer för granskning för att säkerställa att er överförda data är komplett och konsekvent samt fullt läsbar. Detta gäller både för strukturerad data som innehåll i tabeller och ostrukturerad information som bilagor och kvitton eller inskannade dokument.

Hantering av tid och resurser

Projekt för avknoppningar sker ofta under en enorm tidspress. Detta gäller särskilt när de utgör en del av en affär med fasta tidsramar i avtalen. Samtidigt kräver dessa projekt mycket resurser och ett nära samarbete mellan olika avdelningar samt teknikansvariga och ombud för dataskydd. Dessutom löper dessa projekt ofta parallellt med er dagliga verksamhet. Detta binder upp viktiga resurser och leder mycket ofta till konflikter när det gäller prioriteringar.

Sammanfattning:

En avknoppning är inget rutiningrepp för er teknikavdelning utan ett enormt komplext projekt med otaliga beroenden. Den tekniska framgången är helt avgörande för affärens ekonomiska och juridiska resultat. Det krävs en mycket specifik expertis just när det gäller att separera och arkivera äldre system.

Det tekniska flödet vid en avknoppning (utan testkörning)

En teknisk avknoppning är en strukturerad process där ni bryter ut data och system samt behörigheter från en befintlig miljö för att sedan arkivera eller migrera och överföra dessa. Ett metodiskt tillvägagångssätt är helt avgörande när ni arbetar i historiskt framväxta tekniska landskap med många beroenden.

1. Förstudie och utvärdering av system

Identifiering av alla berörda system som till exempel SAP och plattformar för dokumenthantering eller HR och kundvård.
Tydlig gränsdragning för den data som ska extraheras från olika bolag och bokföringskretsar.
Granskning av befintliga gränssnitt och databeroenden samt egna anpassningar i systemen.
Bedömning av eventuella tekniska risker och juridiska krav som exempelvis dataskyddsförordningen.

Syfte: Att skapa en teknisk förståelse för projektets omfattning och komplexitet samt möjligheterna till separering.

2. Projektplanering och avgränsning

Utarbetande av en tidsplan för projektet med tydliga ansvarsområden och milstolpar.

Definition av målsystemet som en lösning för arkivering likt ViewBox eller en migrering och överlämning till köparen.
Fastställande av rätt format för er data och standarder för själva arkiveringen.
Avstämning med teknikavdelningen och andra verksamhetsområden samt ombud för dataskydd och eventuella fackliga representanter.
Syfte: Att sätta tydliga mål och bygga en stabil grund för själva genomförandet.

3. Teknisk förberedelse och koncept för extrahering

Val av lämpliga verktyg för extrahering eller programmering av logik för export (till exempel ABAP för SAP eller ODBC för Oracle).

Definition av de tabeller och dataobjekt inklusive relationer som ska extraheras.
Uppsättning av teknisk åtkomst (till exempel användare med enbart läsrättigheter och åtkomst till databaser).
Konfiguration av målstrukturen för en framtida arkivering eller överlämning av data.

Syfte: Att säkerställa en helt friktionsfri extrahering som är strukturerad och väl dokumenterad samt fullt spårbar.

4. Skarp extrahering av data

Genomförande av den skarpa extraheringen av data på det fastställda datumet.
Extrahering av strukturerad data (som tabeller och underlag samt grunddata) och ostrukturerad data (som dokument i PDF format och bilagor).
Kryptering av data och en säker överföring till målsystemet (till exempel ett arkiv).

Syfte: En fullständig och säker avskiljning av all relevant data från det äldre systemet.

5. Validering och kvalitetssäkring

Teknisk kontroll av fullständighet och konsekvens (till exempel rimlighetsbedömningar och kontroll av främmande nycklar).
Verksamhetsmässig granskning genom definierade rapporter eller jämförelser mellan mål och utfall.
Dokumentation av er datakvalitet för att kunna visa upp bevis för tredje part (till exempel revisorer).

Syfte: Att säkerställa er dataintegritet och en juridiskt säker dokumentation.

6. Tillgängliggörande i målsystemet och arkivering

Överlämning av er data till systemet för arkivering (till exempel ViewBox med enbart läsrättigheter).
Konfiguration av rättigheter för användare och strukturen för arkivet samt funktioner för sökning och filtrering.
Integration av dokumentation över processer och tekniska protokoll.
Utbildning av de användare som ska arbeta i arkivet (till exempel personal inom ekonomi och skatt samt er teknikavdelning).

Syfte: Ett användbart och långsiktigt tillgängligt samt revisionssäkert tillhandahållande av data.

7. Avslutning av projekt och nedstängning av system

Skapande av en slutrapport inklusive dokumentation av alla genomförda steg
Rekommendation för nedstängning eller kontrollerad avveckling av det äldre systemet
Överlämning av alla tekniska artefakter som tabeller för mappning och loggfiler samt protokoll från tester

Mål: En spårbar avslutning av projektet som uppfyller alla regulatoriska och tekniska krav.

Den tekniska processen för att separera data kräver en djup förståelse för systemen och ett metodiskt arbetssätt samt en helt säker hantering av känslig information. Det är fullt möjligt att genomföra en framgångsrik utbrytning av verksamhet även utan inledande tester förutsatt att faserna för förberedelse och validering är mycket stabila. AvenDATA vägleder dig genom hela detta arbete med hjälp av specialiserade verktyg och erfarna experter på databaser samt en metod för projekt som har bevisat sitt värde under många år.

AvenDATA har redan framgångsrikt genomfört flera hundra projekt för utbrytning av data. Vi har en djupgående erfarenhet av att separera och extrahera samt arkivera data från en mängd olika miljöer. Detta inkluderar stora plattformar som SAP och Oracle samt lokala affärssystem som Visma och Unit4 tillsammans med en lång rad andra äldre lösningar.

Planerar du att arkivera ett äldre system?