Vad innebär arkivering i SAP och varför är det viktigare än någonsin just nu?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

I många verksamheter underskattas fortfarande vikten av att arkivera data från SAP. Ofta tillåts äldre system från SAP rulla vidare i bakgrunden helt utan underhåll men de fortsätter ändå att generera höga löpande kostnader för licenser och lagring samt teknisk support. Samtidigt omfattas all denna information fortfarande av extremt stränga juridiska krav enligt både Bokföringslagen och GDPR.

När ditt företag stänger ner eller migrerar ett system riskerar ni att skapa allvarliga brister i er säkerhet inför framtida revisioner om en strukturerad arkivering saknas. Detta kan snabbt leda till enormt dyra konsekvenser. En professionell arkivering av data från SAP är därför ingen marginell fråga för din tekniska avdelning utan snarare en helt avgörande del av din övergripande affärsstrategi.

De största utmaningarna vid arkivering av data från SAP

1. Nedstängning av system utan förlust av data

Många företag migrerar just nu från SAP ECC till S/4HANA eller konsoliderar sina digitala miljöer. Ofta låter man äldre system vara aktiva enbart för att uppfylla lagstadgade krav vilket skapar helt onödiga kostnader.

2. Kostnader för licenser och drift

Även system som är helt inaktiva drar på sig stora kostnader för både licenser och infrastruktur. Genom en strukturerad arkivering kan du sänka dessa utgifter permanent.

3. Juridiska krav och förmåga till revision

Enligt Bokföringslagen och GDPR måste din affärskritiska data förbli helt komplett och spårbar samt redo för granskning även långt efter att systemet har stängts ner.

4. Teknisk komplexitet

System från SAP rymmer ofta årtionden av data och unika anpassningar samt komplexa gränssnitt. Därför räcker det helt enkelt inte med en vanlig export av din information.

5. Risk för förlust av data

Utan en välplanerad arkivering riskerar du att viktig data för din bokföring och din personal eller din försäljning går förlorad för alltid.

Lösningen: Arkivering av SAP med ViewBox från AvenDATA

Med lösningen ViewBox erbjuder AvenDATA en specialiserad plattform för en helt juridiskt säker arkivering av system från SAP som uppfyller alla krav på regelefterlevnad. Den ger din organisation full tillgång till all historisk data även efter att det ursprungliga systemet har stängts ner.

En överblick över alla fördelar

Fullständig export av data: Vi säkerställer att alla relevanta tabeller och verifikat samt rapporter och bilagor följer med i sin helhet.
Åtkomst via webben: Du får tillgång till all arkiverad data när som helst via ett modernt och intuitivt gränssnitt.
Säkerhet vid revision: Arkivering som helt uppfyller kraven i Bokföringslagen och GDPR.
Sänkta kostnader: Du sparar in enorma summor för licenser och drift genom att stänga ner ditt äldre system.
Flexibel leverans: Välj en lösning i molnet eller på era egna servrar helt beroende på er digitala strategi.

När är det rätt tidpunkt att arkivera data från SAP?

Inför en övergång till S/4HANA för att rensa bort gammal historik och genomföra en smidig migrering.
Efter en fusion av bolag eller en avknoppning för att säkra specifika volymer av data helt enligt gällande lag.
Vid nedläggning av kontor eller en konkurs när det inte längre finns någon personal kvar som kan driva systemet.
För att optimera dina kostnader när drift och underhåll av föråldrade system blir orimligt dyrt.

Slutsats: Agera nu innan ditt äldre system blir en ekonomisk fälla

En professionell arkivering av data från SAP skyddar ditt företag från risker kring regelefterlevnad samtidigt som den sänker dina löpande kostnader och skapar full transparens för all historisk data. Med ViewBox från AvenDATA får du en lösning som inte bara är tekniskt fulländad utan även juridiskt granskad och beprövad i praktiken av allt från medelstora bolag till stora börsnoterade koncerner.

Planerar du att arkivera ett äldre system?