Varför ska ni arkivera äldre filsystem?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
En risk som många glömmer bort:
Många verksamheter är noga med att arkivera sina äldre affärssystem och lönesystem eller plattformar för kundhantering. Samtidigt förblir de gamla filsystemen ofta helt orörda. Men det är just denna ostrukturerade data som ofta innehåller den allra mest känsliga informationen.
Det handlar om avtal och kalkyler samt presentationer eller mejl och viktiga instruktioner för era processer. Det som tidigare bara lagrades på en nätverksenhet kan snabbt bli ett enormt problem vid en granskning från Skatteverket eller en juridisk tvist och förfrågningar kring dataskyddsförordningen.
Det som ingen ser kan fortfarande behövas
När ni ska stänga ner nätverksenheter och filsystem faller många filer snabbt i glömska. Men ofta gömmer det sig personuppgifter och viktiga underlag för Skatteverket eller hemliga affärsrapporter där. Vem tänker egentligen på gamla kalkylark med kunddata eller textdokument med interna avtal när enheten inte längre används aktivt?
Det som ingen ser kan fortfarande behövas:
Fördelarna med att arkivera ostrukturerade filsystem:
- Revisionssäker lagring enligt kraven i bokföringslagen och dataskyddsförordningen
- Möjlighet till sökningar i fritext bland miljontals filer
- Full åtkomst även utan det ursprungliga systemet
- Skydd mot förlorad data vid en flytt av servrar eller en nedstängning
- Minimerade risker vid revisioner och juridiska tvister samt kontroller av er regelefterlevnad
Sammanfattning:
Filer försvinner inte av sig själva. De blir föråldrade och faller i glömska för att sedan plötsligt bli ett enormt problem. Den som i ett tidigt skede satsar på en strukturerad arkivering skyddar hela sin verksamhet mot oberäkneliga risker.
Agera nu innan det är för sent:
En professionell långtidsarkivering är inte bara en juridisk skyldighet utan också en strategisk fördel. Detta gäller i synnerhet i en tid då dataskydd och regelefterlevnad samt teknisk säkerhet står högst upp på agendan.
Planerar ni att arkivera ett äldre system?