Data Lifecycle Management Digitalt skräp eller en konkurrensfördel?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
1. Data Lifecycle Management: Från en kostnad till en strategisk hävstång
Data Lifecycle Management (DLM) beskriver den kontrollerade hanteringen av företagets data under hela dess livscykel. Det sträcker sig från det att datan skapas och används hela vägen till en säker arkivering inför kommande revisioner enligt Bokföringslagen eller en slutgiltig radering. Särskilt när det gäller äldre affärssystem från exempelvis Visma eller Hogia blir DLM ofta starkt underskattat. Men historisk data från dessa system är absolut inte värdelös utan den har en avgörande betydelse för både verksamheten och era juridiska skyldigheter. Utan en tydlig strategi för DLM förvandlas denna information dock snabbt till en enorm risk för er. Det kan handla om skenande driftskostnader och allvarliga brister i er regelefterlevnad eller ett farligt tekniskt beroende av föråldrade system.
2. Äldre affärssystem: Varför en nedstängning utan arkivering är en omöjlighet
Många företag vill stänga ner äldre affärssystem från exempelvis Unit4 eller Visma för att minska kostnader för underhåll och licenser samt få bort säkerhetsrisker. Men en enkel nedstängning är helt enkelt inte tillåten. Strikta krav kring skatt och lagring enligt Bokföringslagen kräver att du har långsiktig tillgång till all historisk affärsdata. Här skapar Data Lifecycle Management ordning och reda. Operativ data plockas ut från det aktiva systemet och arkiveras samt görs tillgänglig för revisioner utan att det gamla systemet behöver vara igång. Resultatet blir en minskad komplexitet och lägre kostnader samt en fullständig juridisk trygghet.
3. Arkivering som den centrala byggstenen i moderna strategier för DLM
Inom ramen för Data Lifecycle Management är arkiveringen av äldre affärssystem det avgörande steget mellan dåtid och framtid. Målet är att extrahera data från uttjänta system på ett strukturerat sätt för att bevara den fullt ut och göra den läsbar över lång tid. Moderna lösningar för arkivering ger dig direkt åtkomst till underlag för bokföring och grunddata samt transaktioner via ett gemensamt gränssnitt som är helt oberoende av det ursprungliga affärssystemet. På så sätt förvandlas en tung teknisk börda till en smidig och fullständigt granskningsbar process.
4. Varför DLM är ett absolut måste idag
Data Lifecycle Management är sedan länge inte längre en isolerad fråga för din IT utan snarare en helt central del av arbetet med bolagsstyrning och riskhantering samt regelefterlevnad. Företag som hanterar arkiveringen av sina affärssystem på ett strategiskt sätt vinner transparens och minskar sina risker. Samtidigt skapar de en stabil grund för framtida flytt av system och avknoppningar samt övergångar till molnet. Samtidigt förbättrar tydliga processer för DLM kvaliteten på all data och säkerställer att historisk information från dina affärssystem alltid är sökbar och tydlig samt helt redo för granskning.
Planerar du att stänga ner äldre affärssystem eller kämpar du med ständigt växande berg av data? Låt oss prata om en välstrukturerad strategi för Data Lifecycle Management som inkluderar en säker arkivering för kommande revisioner och en fullständig frikoppling av dina äldre system. Agera nu innan föråldrad data blir en verklig risk för din affär.