Hur lyckas arkivering av data efter en avknoppning?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Varför är arkivering efter en avknoppning helt avgörande rent strategiskt?

I praktiken innebär en avknoppning oftast att specifika affärsområden eller hela dotterbolag separeras från huvudverksamheten och detta sker ofta under en enorm tidspress. Tekniska system delas upp och all data fragmenteras samtidigt som ansvarsområden definieras på nytt. Men en sak förblir densamma. De lagstadgade kraven på att spara information. Finansiell data och personalinformation samt viktiga avtal och transaktioner måste även fortsättningsvis lagras med full trygghet inför kommande revisioner enligt Bokföringslagen. Utan en tydlig strategi för arkivering riskerar ni snabbt att drabbas av höga driftskostnader för föråldrade system eller rentav allvarliga brister i er regelefterlevnad.

Vilka utmaningar uppstår för tekniska system vid en avknoppning?

I samband med en avknoppning ställs företag ofta inför frågan om vad som ska hända med det tidigare affärssystemet från exempelvis Visma eller Hogia samt olika program för personal och kundhantering. Ofta hålls dessa system vid liv enbart för att säkra tillgången till historisk data. Detta leder till höga kostnader för licenser och infrastruktur samt underhållsavtal och det binder dessutom upp intern teknisk personal. Situationen blir särskilt kritisk om det inte längre finns någon egen personal kvar efter en avknoppning vilket ofta är fallet vid en konkurs eller omstrukturering. En smidig och oberoende lösning för arkivering blir därför en avgörande nyckel för både ekonomi och organisation.

Varför är arkivering i ViewBox från AvenDATA det mest kostnadseffektiva alternativet?

Att arkivera i ViewBox från AvenDATA gör det möjligt att stänga ner äldre system helt och hållet men ändå alltid ha full tillgång till all relevant data. Istället för att på konstgjord väg hålla komplexa affärsmiljöer vid liv extraheras all data strukturerat och arkiveras med full trygghet inför kommande revisioner enligt Bokföringslagen. Informationen görs sedan tillgänglig i en oberoende och webbaserad miljö. På så sätt försvinner alla kostnader för licenser och servrar samt underhåll permanent. Företag sparar inte bara enorma summor i driftskostnader utan vinner samtidigt ökad transparens och säkerhet samt en långsiktig planeringsförmåga. ViewBox har stöd för flera klienter och språk samt uppfyller internationella krav på regelefterlevnad vilket gör lösningen idealisk för globala processer kring avknoppningar.

Hur garanteras tillgången till historisk data efter en avknoppning?

En vanlig invändning mot att stänga ner system är frågan om vad som händer med åtkomsten till information. Svaret är mycket enkelt. Den fullständiga åtkomsten finns kvar men den blir mycket mer effektiv. Genom ViewBox kan behöriga användare när som helst komma åt och söka samt filtrera och exportera arkiverad data. Skatterevisorer och ekonomiska revisorer eller den interna granskningsfunktionen får riktad tillgång till exakt den information som de behöver utan att det ursprungliga produktionssystemet ens existerar. Därmed slutförs en avknoppning inte bara på ett rent tekniskt sätt utan den genomförs även med högsta ekonomiska logik.

En avknoppning är inte över bara för att den juridiska separationen är klar. Den avslutas först när all befintlig teknik har stängts ner på ett snyggt och kostnadseffektivt sätt. Arkivering i ViewBox från AvenDATA erbjuder här den absolut mest ekonomiskt försvarsbara lösningen. Du får maximala kostnadsbesparingar och fullständig tillgång till all data samt högsta möjliga säkerhet kring er regelefterlevnad.

Prata med våra experter ...

Senaste inläggen