Varför ska du även arkivera dokument från Excel?
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA
Managing Director för AvenDATA
Ostrukturerad data: En riskfaktor som ofta glöms bort
När ditt företag diskuterar arkivering hamnar fokus nästan alltid på stora databaser och klassiska miljöer som affärssystem och plattformar för ekonomi eller personal. Vad många ofta missar är alla de otaliga dokument som skapas och sparas helt utanför dessa strukturerade miljöer. Det handlar om tabeller i Excel och dokument i PDF samt textfiler från Word och presentationer i PowerPoint tillsammans med mycket annat. All denna information ligger utspridd på lokala datorer eller gemensamma servrar och delade nätverk och saknar därmed ofta all form av struktur och kontroll samt faller helt utanför verksamhetens övergripande strategi för arkivering.
Vad händer när hela avdelningar läggs ner?
Detta blir särskilt problematiskt när avdelningar stängs ner eller system avvecklas och hela kontor upplöses. I dessa fall lämnas stora strukturer av dokument ofta kvar helt utan att någon längre tar ansvar för dem. Denna ostrukturerade data förvandlas mycket snabbt till en farlig belastning rent juridiskt och organisatoriskt samt tekniskt.
Verksamhetskritisk information förblir osynlig
Utmaningen ligger i att dessa dokument ofta framstår som informella men i praktiken är de mycket starkt kopplade till verksamheten och kan till och med omfattas av lagstadgade krav på lagring enligt Bokföringslagen. I många tabeller från Excel döljer sig unika kalkyler och viktiga överenskommelser eller protokoll från avgörande möten. I dokument i PDF hittar du ofta skarpa offerter och avtal eller viktiga rapporter från tidigare granskningar. Om ditt företag inte arkiverar denna information i tid riskerar ni allvarliga brott mot lagen och förlorad data samt en kraftig försvagning av er egen interna kunskap.
Brott mot dataskydd genom bristande kontroll
Ett annat mycket centralt problem är ert dataskydd. I stora ostrukturerade samlingar av filer döljer sig väldigt ofta känsliga personuppgifter. Det kan handla om listor med anställda eller ansökningar om jobb och till och med mycket privat information om hälsa. Utan en strikt kontroll över behörigheter och tydliga tider för lagring samt säkra metoder för radering utgör allt detta en enorm risk i relation till de stränga kraven i GDPR.
Teknisk inkompatibilitet är en tickande bomb
Du får heller inte underskatta den tekniska dimensionen. Gamla filformat och inbäddade makron eller stängda program kan leda till att viktigt innehåll inte längre går att öppna eller tolka efter bara några år. Utan en strukturerad arkivering riskerar ni därmed att gradvis förlora all läsbarhet och spårbarhet.
Vad en professionell arkivering måste klara av
En professionell arkivering av ostrukturerade dokument löser just dessa problem. Filerna extraheras från sina ursprungliga miljöer för att sedan analyseras och överföras till en säker struktur som är tillgänglig över tid och godkänd för revision. I den bästa av världar blir innehållet helt sökbart via en automatisk indexering och sökning i fulltext. Ni kan styra rättigheter för åtkomst och loggning samt tider för lagring och radering direkt i plattformen. På så sätt uppfyller din verksamhet alla juridiska krav enligt Bokföringslagen och strikta regler kring dataskydd som GDPR.
Ostrukturerad data är helt avgörande vid en granskning
Det är viktigt att inte göra någon skillnad på strukturerad och ostrukturerad data när ni arkiverar. Båda typerna av information är relevanta vid en revision från Skatteverket. Båda måste förbli tillgängliga på lång sikt. Och båda innehåller ofta information som kan vara helt central för verksamhetens utveckling samt vid granskningar eller juridiska tvister.
En central pusselbit för teknisk regelefterlevnad
Ditt företag bör därför inte bara hålla ett öga på gamla affärssystem utan även på alla de historiska samlingar av dokument som har vuxit fram. Att arkivera delade nätverk och mappar för projekt samt lokal lagring är absolut ingen bisak. Det är en avgörande del av er övergripande tekniska regelefterlevnad och ett krav för att säkra er interna kunskap. De verksamheter som inser detta i tid agerar inte bara i full enlighet med lagen utan de säkrar också värdefull information för framtiden.
Planerar du att arkivera ett äldre system?