Varför är ett enskilt äldre system en risk för ditt företag?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

I många företag hittar vi idag inte längre en stor mängd äldre program. I stället handlar det ofta om ett enda mycket viktigt äldre system som har fått rulla vidare i flera år trots att det helt saknar betydelse för den dagliga driften. Men exakt detta enskilda system orsakar orimligt höga kostnader och hotar din digitala säkerhet. Dessutom blir det en enorm belastning för din löpande drift och dina revisorer samt er regelefterlevnad enligt Bokföringslagen. Många organisationer underskattar helt enkelt hur kraftigt ett enda föråldrat system kan bromsa hela deras digitala strategi.

Vad som kännetecknar ett enskilt äldre system

Ett äldre system är en programvara som inte längre används aktivt men som fortfarande innehåller data som måste sparas av juridiska eller affärsmässiga skäl. Det kan handla om ett tidigare affärssystem som Visma eller Unit4 eller ett äldre system för personal och lön liksom ett historiskt ekonomisystem eller en egenutvecklad applikation där utvecklaren för länge sedan har lämnat företaget. Ofta är det precis ett sådant system som blir kvar efter en modernisering eller en avknoppning. Det underhålls inte längre men kan heller inte stängas ner.

Varför ett enskilt äldre system utgör en strategisk risk

Den absolut största risken uppstår ofta på grund av att det inte längre finns några uppdateringar för det aktuella systemet vilket gör att kritiska säkerhetsluckor förblir helt oskyddade. Ett enskilt äldre system kan därmed bli en öppen dörr för skadlig kod eller obehörig åtkomst särskilt om gamla databaser och föråldrade servrar eller osäkra gränssnitt fortfarande är aktiva. Din avdelning för digital teknik förlorar dessutom oerhört mycket värdefull tid eftersom det ofta krävs mycket specifik expertis för att hantera dessa äldre system. Detta är kunskap som sällan finns kvar internt. Så snart Skatteverket kräver en redovisning blir det plötsligt väldigt tydligt att ingen längre vet hur systemet fungerar eller vilka strukturer av data som överhuvudtaget existerar.

Även rent ekonomiskt blir ett enda äldre system en tung belastning för din verksamhet. Dina kostnader för servrar och säkerhetskopiering samt licenser och underhåll liksom övervakning och intern support växer enormt över åren trots att systemet inte längre tillför någon som helst produktiv nytta. Många företag betalar hundratals tusen kronor varje år helt i onödan bara för att systemet fortsätter att rulla. Till detta kommer kraven på regelefterlevnad. All data från ditt äldre system måste finnas tillgänglig helt komplett och redo för revision i ofta upp till tio år eller mer enligt Bokföringslagen. När all intern kompetens kring systemet har försvunnit uppstår enorma juridiska risker som garanterat kommer upp till ytan senast vid en formell granskning.

Vilken information i det äldre systemet som är mest kritisk

Bokföringsposter och rörlig data som är kritisk för Skatteverket
Uppgifter kring personal och löner från tidigare inkomstår
Verifikat och dokument samt bilagor
Spår för revision och loggad information samt systemkritiska protokoll
Ekonomiska underlag som omfattas av lagstadgade tider för lagring

Eftersom denna typ av data ofta är mycket omfattande och oerhört komplex måste den bevaras i ett format som du enkelt kan få tillgång till helt utan någon form av teknisk expertis. Precis detta är i de allra flesta fall omöjligt att garantera när du låter ett föråldrat system rulla vidare på egen hand.

Hur ditt företag bör hantera ett enskilt äldre system

Det allra första steget är att analysera det äldre systemet i grunden och fastställa exakt vilken data det innehåller samt vilka juridiska krav som gäller och hur länge informationen måste sparas enligt Bokföringslagen. Utifrån denna analys kan ni sedan besluta om en migrering är nödvändig eller om en arkivering är den mest logiska lösningen. I praktiken visar det sig att en arkivering nästan alltid är mycket mer effektiv eftersom själva systemet därefter kan stängas ner helt och hållet.

När beslutet väl är fattat påbörjas en extrahering av data som är helt säker för framtida revisioner. Denna process måste garantera att alla tabeller och verifikat samt vyer och rörlig data följer med i sin helhet. Samtidigt måste absolut läsbarhet och funktioner för export liksom spårbarhet via protokoll säkerställas så att en granskare från Skatteverket eller en konkursförvaltare kan förstå exakt vilken data som fanns i systemet flera år senare. Eftersom det oftast inte finns någon personal kvar som kan hantera det ursprungliga programmet vid en eventuell konkurs är just detta steg oerhört kritiskt.

Din extraherade data placeras därefter i ett säkert arkiv som är fullt anpassat för revisioner. Detta arkiv erbjuder tydligt definierade rättigheter för åtkomst och loggning samt sökfunktioner och möjligheter till export liksom en långsiktig lagring som helt uppfyller lagens krav. Först när alla dessa krav är uppfyllda kan det gamla systemet stängas ner rent tekniskt. I detta ingår att avveckla servrar och ta bort gamla säkerhetskopior samt att säga upp licenser liksom att skapa en tydlig dokumentation av den slutgiltiga nedstängningen.

Varför just ett enskilt äldre system så ofta glöms bort

I många verksamheter uppstår problemet eftersom systemet bara tillåts rulla vidare i bakgrunden helt utan att användas aktivt. Det finns inte längre någon ansvarig person och ingen vidareutveckling sker och all löpande kontroll har upphört. På så sätt faller systemet väldigt lätt i glömska samtidigt som det fortsätter att ticka pengar och utgöra en enorm risk. Ju längre denna situation pågår desto större blir faran för att viktig data går förlorad eller att formella granskningar misslyckas och att obehöriga utnyttjar allvarliga säkerhetsbrister.

Ett enskilt äldre system bör aldrig tillåtas rulla vidare i bakgrunden

Ett enskilt äldre system kan orsaka betydande finansiella och juridiska samt säkerhetsmässiga risker. Som företag bör du inte bara låta gamla system vara i drift utan i stället analysera dem strukturerat och extrahera all data på ett sätt som är säkert för revisioner för att därefter stänga ner dem helt. Det är först då som din regelefterlevnad och din digitala säkerhet verkligen kan garanteras samtidigt som du lyckas sänka dina kostnader permanent.

Planerar du att arkivera ett äldre system?