Vilka dolda kostnader har äldre system?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

I många verksamheter rullar de tyst vidare i bakgrunden. Det handlar om äldre system som egentligen borde ha stängts ner för länge sedan men som fortfarande behövs eller inte har migrerats helt eller som måste finnas kvar för säkerhets skull. Oavsett om det rör sig om ett gammalt affärssystem eller ett äldre bokföringssystem från till exempel Hogia eller en egenutvecklad lösning för en specifik bransch eller ett föråldrat verktyg för personalhantering så skapar ett äldre system alltid kostnader så länge det är i drift. Och det handlar inte om några små summor.

Vad många tekniska chefer och affärsansvariga inte är medvetna om är att de faktiska kostnaderna för föråldrade system ofta inte syns i de uppenbara budgetarna. De döljer sig i stället i en stor mängd osynliga utgifter och risker samt låsta resurser som växer sig allt större under årens lopp.

Dolda kostnader för licenser och drift

Även om ett äldre system inte längre används i er dagliga produktion fortsätter det att kosta pengar för licenser. Det kan handla om löpande avtal för underhåll och licenser för användare eller mjukvara från tredje part som ni måste behålla enbart för att det gamla systemet kräver det. Särskilt dyra är gamla affärssystem där modellerna för licenser ofta är knutna till en aktiv användning även när ni bara behöver kunna läsa informationen. Samma sak gäller för databaser som licensieras utifrån antalet processorer eller namngivna användare. Detta gäller alltså även när de enbart fungerar som en passiv lagring av data för era äldre system.

Även system för dokumenthantering och arkiv som från början infördes för en revisionssäker lagring kan ha blivit föråldrade. Dessa skapar ofta höga kostnader för driften så länge de måste hållas igång för enstaka gamla processer. Licenserna för den här typen av plattformar har ofta växt fram över lång tid och är svåra att säga upp samt kräver enorma insatser för att förändra. Ofta står dessa utgifter inte alls i proportion till den faktiska nytta som systemen levererar.

Till detta tillkommer kostnader för er infrastruktur. Det handlar om yta i serverhallar och resurser för virtualisering samt utrymme för lagring och kapacitet för säkerhetskopior som ni tvingas reservera enbart för detta syfte. Även om användningen är minimal så leder den ständiga tillgängligheten till utgifter för el och behov av kylning samt ett onödigt slitage på er hårdvara. I moderna molnmiljöer kan äldre system leda till så kallade zombiekostnader. Detta är virtuella maskiner och databaser eller lagringsobjekt som inte används aktivt men som ständigt genererar nya fakturor för er verksamhet.

Underhåll och risk för fel: kostnadsfaktorn instabilitet

Föråldrad mjukvara går ofta inte längre att underhålla antingen för att tillverkaren har dragit in sin support eller för att ni saknar rätt kunskap och dokumentation internt. När ett fel väl uppstår kräver varje analys oproportionerligt mycket tid. Om systemet går ner måste ni utveckla manuella lösningar eller mödosamt extrahera er data. Följden blir tappad produktivitet och akuta utryckningar samt tillfälliga nödlösningar. Allt detta låser era interna resurser och leder ofta till höga kostnader för externa konsulter. Ju äldre ett system är desto högre är risken för problem med kompatibilitet mot ny hårdvara och nya operativsystem eller moderna säkerhetslösningar. Verksamheten hamnar därmed i ett tekniskt beroende av gamla komponenter vilket för med sig ekonomiska konsekvenser som är helt omöjliga att förutse.

Konstant bindning av personal genom beroende av specific kunskap

En ofta underskattad aspekt är att det krävs personal som kan hantera tekniken så länge de äldre systemen rullar vidare. Ofta handlar det om enstaka specialister eller tidigare medarbetare som fortfarande minns hur systemet fungerar. Denna kompetens är sällan dokumenterad och den är svår att föra vidare samt starkt bunden till specifika individer. Detta skapar ett dolt beroende som utgör en betydande risk särskilt när det råder brist på rätt kompetens eller när personal går i pension. Även nyanställda tekniker måste skolas in i miljön vilket tar enormt mycket tid när det gäller gamla plattformar som saknar utbildningsmaterial och fungerande support. Resultatet blir tunga interna insatser helt utan någon produktiv nytta.

Säkerhetsrisker med äldre system och kostnader för cyberhot

En annan mycket kritisk punkt är er säkerhet inom nätverk och teknik. Äldre system saknar i regel aktuella uppdateringar och använder föråldrad teknik för kryptering eller osäkra gränssnitt. Ofta är skyddet för inloggning mycket bristfälligt eller obefintligt. Att säkra upp den här typen av miljöer kräver enorma insatser. Det kan handla om att segmentera nätverk eller ställa in komplexa regler för brandväggar och införa extra system för övervakning eller interna processer för granskning. Alternativet är att ni helt enkelt accepterar risken vilket kan leda till katastrofala följder om olyckan väl är framme. Det kan innebära förlust av data och attacker med skadlig kod eller allvarliga brott mot dataskyddsförordningen. Även om inget faktiskt inträffar så stjäl bara behovet av regelbundna säkerhetskontroller av ett inaktivt system värdefull tid och skapar helt onödiga kostnader.

Oklara ansvarsområden och förseningar i projekt

Det är inte alls ovanligt att en fortsatt drift av äldre system även leder till strategiska förseningar för hela er verksamhet. Så länge systemet fortfarande rullar vidare bygger ni nya processer runt det och håller gamla kopplingar artificiellt vid liv eller skjuter upp viktig innovation. Detta leder till att företag i praktiken blockerar sig själva. Det spelar ingen roll om det handlar om en övergång till moderna plattformar eller införandet av nya lösningar för analys och affärsinsikter eller en nödvändig automatisering av era processer. Er tekniska miljö förblir onödigt komplex och fragmenterad samt fientlig mot all form av nytänkande. Detta får i sin tur mycket negativa konsekvenser för er konkurrenskraft på lång sikt.

Sammanfattning: Nedstängda system skapar mindre arbete än äldre utrustning i drift

Om ni inte stänger ner och arkiverar era äldre system i tid kommer ni att få betala för detta genom smygande men betydande dolda kostnader. Det handlar om dyra licenser och hög förbrukning av el samt ständigt underhåll och komplicerade säkerhetsåtgärder. Till detta tillkommer att ni låser upp er personal i onödan. Dessutom skapar det strategiska hinder och allvarliga tekniska risker. Lösningen ligger i en professionell arkivering. Er data och era dokument extraheras och sparas helt i enlighet med bokföringslagen. Sedan görs de permanent tillgängliga via ett separat system för arkivering helt utan de tekniska och finansiella bördor som det ursprungliga systemet innebar. En sådan lösning är inte bara billigare än en fortsatt drift. Den skapar även juridisk trygghet och avlastar er IT avdelning samt gör det möjligt för er verksamhet att fokusera helt på framtiden.

Planerar ni att arkivera ett äldre system?