Tysklands finansminister planerar 15 års datalagring!
Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Emanuel Böminghaus
expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA
Inom ramen för en handlingsplan mot skattebedrägeri planerar den tyska förbundsregeringen en betydande förlängning av de skatterättsliga lagringskraven. Enligt finansminister Lars Klingbeils nuvarande planer ska bokföringsunderlag i framtiden bevaras i 15 år. Syftet är att ge de tyska skattemyndigheterna längre granskningsperioder och att stärka bekämpningen av skatteflykt och ekonomisk brottslighet. Lagstiftningsprocessen är ännu inte avslutad, men företag – i synnerhet internationella koncerner med verksamhet i Tyskland – bör redan i dag ta hänsyn till de möjliga konsekvenserna i sin planering.
Arkiveringsstrategier bör ses över
Om den föreslagna regleringen träder i kraft skulle skatterelevanta data behöva bevaras på ett revisionssäkert sätt under betydligt längre tid. Företag bör därför undersöka om deras befintliga arkiverings- och gallringsrutiner även kan hantera längre lagringstider. Särskilt när det gäller data från ekonomiredovisning, inköp, försäljning eller personaladministration måste man säkerställa att dessa förblir fullständiga, oföränderliga och tillgängliga när som helst under hela den lagstadgade perioden.
Systemmigrering upphäver inte lagringsskyldigheterna
Många företag har redan moderniserat sina ERP- eller verksamhetsapplikationer, eller planerar för närvarande en migrering till nya plattformar som SAP S/4HANA, Oracle Cloud eller Microsoft Dynamics 365. I och med att ett äldre system avvecklas upphör dock inte de lagstadgade lagringsskyldigheterna. Historiska data måste förbli tillgängliga även efter migreringen – för skatterevisioner, revisorer eller interna efterforskningar. En förlängning av lagringstiderna skulle utöka denna period i motsvarande grad och ytterligare öka betydelsen av långsiktig tillgänglighet till data från äldre system.
Utvärdera nu konsekvenserna för äldre system
Oavsett när de föreslagna ändringarna antas i Tyskland är det nu rätt tidpunkt att se över den egna arkiveringsstrategin. Företag bör säkerställa att data som omfattas av lagringsskyldighet arkiveras på ett revisionssäkert sätt och kan tillhandahållas när som helst, även efter att ett äldre system har tagits ur drift. På så sätt kan framtida rättsliga krav uppfyllas utan att föråldrade applikationer måste hållas i drift enbart på grund av lagringsskyldigheter.
Vill du veta vilka konsekvenser de föreslagna ändringarna kan få för din befintliga systemmiljö? Våra experter hjälper dig att se över din arkiveringsstrategi och visar hur äldre system kan avvecklas på ett juridiskt säkert sätt, samtidigt som skatterelevanta data förblir tillgängliga på lång sikt.
Kontakta oss för ett förutsättningslöst rådgivningssamtal.