Varför är nedstängning av system och arkivering av data från SAP helt avgörande?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Att arkivera system från SAP är idag en av de allra viktigaste uppgifterna för avdelningar som arbetar med digital teknik och regelefterlevnad. Allt fler företag står inför utmaningen att hålla historisk data från sina miljöer från SAP tillgänglig och komplett samt redo för revision enligt Bokföringslagen under många år framöver. Detta krav gäller långt efter att det ursprungliga systemet har tagits ur drift. Arkivering av data från SAP är därmed mycket mer än bara en rent teknisk process. Det är snarare en helt avgörande del av att skydda din verksamhet både affärsmässigt och juridiskt.

Varför arkivering av system från SAP är viktigare nu än någonsin tidigare

Ett system från SAP speglar hela din verksamhets verklighet. Det rymmer varje enskild transaktion och kund samt varje bokföringspost och bankhändelse liksom alla underlag för din balansräkning. Denna data är inte bara relevant i det exakta ögonblick den bokförs utan förblir av enorm betydelse under många år framöver. Det handlar om allt från granskningar från Skatteverket och internationella krav på regelefterlevnad till rena interna uppföljningar. Samtidigt ser vi hur system från SAP nu byts ut och migreras eller stängs ner helt i samband med avknoppningar och omstruktureringar i många bolag. Arkiveringen blir därmed det helt avgörande steget för att du ska kunna fortsätta tillhandahålla din data helt i enlighet med Bokföringslagen utan att du tvingas driva det ursprungliga systemet vidare.

Utmaningen: All data måste förbli läsbar även många år senare

Ett system från SAP bygger på extremt komplexa kopplingar. Olika värden och transaktioner samt händelser står alltid i direkt relation till specifika verifikat och bilagor samt interna referenser och extra information. För en fungerande arkivering räcker det därför inte att enbart exportera platta tabeller eller spara undan enskild transaktionsdata. Målet måste alltid vara att långsiktigt bevara det exakta perspektivet på all data så som det faktiskt såg ut i SAP. Endast på detta sätt kan du och dina revisorer spåra och förstå alla affärskritiska samband även flera år in i framtiden.

Vilken data från SAP som är särskilt relevant vid en långsiktig arkivering

För att du ska kunna lämna ut korrekt information vid framtida granskningar krävs en komplett och välstrukturerad arkivering. I praktiken måste framför allt följande data finnas tillgänglig permanent:

Transaktioner och rörlig data samt flöden av verifikat som kompletteras med tillhörande kopplingar till andra underlag och bilagor från GOS samt dokument från arkivlänkar och relevant information om partners som grunddata för kunder och leverantörer samt bankuppgifter och bokföringsmässiga kopplingar liksom kostnadsställen och balanskonton samt specifika regelverk från din redovisning

Denna lista består medvetet av endast en enda punkt eftersom all nämnd information måste betraktas som en odelbar helhet. Det är först i detta samspel som en komplett bild av ett ärende skapas exakt så som det ursprungligen såg ut i ditt system från SAP. Stort fokus ligger här på en absolut läsbarhet och spårbarhet under många år framöver för att din verksamhet ska uppfylla kraven i Bokföringslagen.

Varför kopplingarna i SAP är så avgörande

I SAP står information nästan aldrig isolerad. En bokföringsrad har alltid ett kostnadsställe och ett kostnadsställe har en specifik bokning precis som en order har sin historik och en faktura har sina bilagor och dokument. Arkiveringen av din miljö från SAP måste bevara alla dessa relationer så att det förblir helt tydligt hur ett ärende har uppstått långt efter nedstängningen av ditt system. Detta är särskilt viktigt när det gäller visning av verifikat. När en granskare från Skatteverket öppnar en transaktion förväntar de sig att både själva ärendet och de tillhörande verifikaten är fullt synliga. Om dessa kopplingar saknas blir arkiveringen ofullständig och kommer i slutändan att underkännas vid en formell revision.

Transaktioner och kunddata samt balansvyer: Varför de måste arkiveras

Att arkivera transaktioner från SAP handlar om mycket mer än att bara spara ner platta tabeller. Det helt avgörande är att de ursprungliga vyerna från SAP kan återskapas under lång tid framöver. Ditt företag behöver ofta tillgång till kunddata flera år efter att ett system har stängts ner för att till exempel reda ut oavslutade ärenden eller försvara ekonomiska krav. Samma sak gäller för bankuppgifter eftersom historik över betalningar ofta måste granskas på nytt. Data som rör din balansräkning är å andra sidan helt kritisk för att uppfylla kraven på lagring enligt Bokföringslagen och måste alltid finnas omedelbart tillgänglig för Skatteverket.

En professionell arkivering säkerställer att alla dessa vyer förblir kompletta och strukturerade samt fullt begripliga även helt utan ett aktivt system från SAP.

Arkivering som en förutsättning för en säker nedstängning av system

Arkiveringen av ett system från SAP utgör inte slutet för systemet utan är snarare själva förutsättningen för en slutgiltig nedstängning. Först när all din data har extraherats och validerats samt gjorts tillgänglig i ett säkert arkiv anpassat för revisioner kan det ursprungliga systemet från SAP stängas ner helt och hållet. Denna nedstängning sparar stora kostnader och minimerar dina risker samt ser till att din digitala miljö förblir ren och modern. Samtidigt säkerställer det att din verksamhet är helt redo för granskning under många år framöver.

Betydelsen av läsbarhet och transparens i ditt arkiv

Ett arkiv fyller sitt syfte först när den lagrade datan är begriplig även helt utan teknisk expertis. Därför måste rörlig data och grunddata samt verifikat och bilagor liksom alla inbördes relationer paketeras så att de kan spåras intuitivt. Särskilt viktigt är möjligheten att kunna öppna hela kedjor av verifikat flera år senare för att förstå exakta värden och processer. Detta är helt avgörande för dina revisorer och den interna kontrollen samt Skatteverket. En ofullständig arkivering leder däremot till enorma risker eftersom viktiga bevis kan saknas eller samband inte längre går att tyda.

Slutsats: Arkivering av system från SAP är nyckeln till en långsiktig säkerhet för data och regelefterlevnad

Att arkivera miljöer från SAP ger ditt företag möjligheten att hålla all information tillgänglig under lång tid framöver utan att behöva driva ett komplett system vidare. Det garanterar att transaktioner och kunddata samt bankuppgifter liksom information kring balansräkningen och kopplingar mellan verifikat förblir fullt sökbara även efter många år. Just denna långsiktiga läsbarhet gör arkiveringen till en oumbärlig del av er verksamhetsstyrning och era lagstadgade skyldigheter enligt Bokföringslagen.

Planerar du att arkivera ett äldre system?