Hur stänger du ner ditt system från SAP på ett säkert och fullständigt sätt?

Emanuel Böminghaus, expert på äldre system, Managing Director för AvenDATA

Emanuel Böminghaus

expert på äldre system,
Managing Director för AvenDATA

Att stänga ner ett system från SAP tillhör de absolut mest krävande digitala projekten under ett företags livscykel. Ett sådant system är djupt integrerat i dina dagliga processer och tekniska beroenden liksom i flöden av data som är helt avgörande för Skatteverket. När du väljer att stänga ner driften måste all information fortsätta vara fullt tillgänglig helt i enlighet med kraven i Bokföringslagen. Samtidigt måste du säkerställa att inga tekniska risker eller allvarliga brister i din regelefterlevnad uppstår. Just därför kräver en slutgiltig nedstängning av system från SAP alltid ett extremt välstrukturerat och professionellt tillvägagångssätt med högsta möjliga precision.

Varför nedstängningen av system från SAP är så complex

Ett system från SAP innehåller data i många olika tekniska strukturer som inte går att fånga upp genom en enkel export. För att uppfylla de lagstadgade kraven enligt Bokföringslagen måste din data bevaras komplett och korrekt samt oförändrad och läsbar över lång tid. Samtidigt får inga rättigheter för åtkomst kränkas och inga säkerhetskritiska komponenter får fortsätta vara aktiva efter själva nedstängningen. Din organisation behöver därför en process som hanterar alla relevanta format för data och som garanterar att ni obehindrat kan lämna ut nödvändig information i framtiden.

Vilken data som absolut måste extraheras vid en nedstängning av system från SAP

I system från SAP ligger informationen inte bara i en klassisk relationsdatabas utan den är spridd över flera olika nivåer och platser för lagring samt arkivstrukturer. För att garantera att all data är komplett måste du säkerställa att följande områden hanteras på ett professionellt sätt vid nedstängningen av systemet:

Filer av formatet ADK för arkivering i SAP
Tabeller och innehåll från den vanliga databasen i SAP
Dokument från GOS som har bifogats till verifikat eller processer
Dokument och objekt från ditt arkiv för verifikat i SAP
Innehåll från klustertabeller som kräver särskild hantering och validering

Kombinationen av dessa format visar tydligt att en nedstängning av system från SAP är i princip omöjlig utan en mycket djup teknisk förståelse. Särskilt klustertabeller kan orsaka stora problem om de inte extraheras eller tolkas på rätt sätt. Deras data ligger inte i tydliga tabellrader som vanligt utan i komprimerade strukturer som kräver helt unika metoder för att bearbetas korrekt.

Betydelsen av filer i formatet ADK vid en nedstängning

Filer i formatet ADK är en helt central del av hur data lagras i SAP. Många företag använder arkivering i SAP under flera år utan att inse att dessa ADK inte bara är vanliga filer utan snarare strukturerade arkiv. Dessa arkiv krävs strikt för att du ska kunna lämna ut nödvändig information i framtiden. Utan dessa arkiv är det nästan omöjligt att återskapa historiska ärenden helt och hållet. Vid en nedstängning av ditt system måste dessa ADK därför extraheras och valideras på ett pålitligt sätt samt göras tillgängliga för kommande revisioner. Om dessa ADK går förlorade eller skadas kan det leda till enorma juridiska risker eftersom viktiga verifikat eller rörlig data helt enkelt saknas.

Varför den vanliga databasen inte räcker till

Många företag utgår från att en nedstängning enbart handlar om den relationella databasen. I praktiken utgör detta dock bara en liten del av hela bilden. Visserligen innehåller tabeller som BKPF och BSEG eller MARA fortfarande stora delar av dina historiska ärenden men utan tillhörande arkiverad data och bilagor från GOS eller strukturer för ditt arkiv av verifikat förblir systemet ofullständigt. Det är först när alla dessa olika källor av information samspelar som din organisation uppnår en komplett förmåga att lämna ut korrekt data till Skatteverket och dina revisorer samt till interna avdelningar.

Rollen som dokument från GOS spelar vid en nedstängning av system från SAP

Dokument från GOS är ofta den allra mest underskattade delen av ett system från SAP. De bifogas direkt till verifikat via funktionen för generiska tjänster för objekt och innehåller mycket ofta avtal och korrespondens samt filer i formatet PDF eller annan helt avgörande information. Dessa bilagor lagras inte i det vanliga schemat för databasen utan hanteras i stället via helt egna mekanismer inom SAP. Vid en nedstängning måste de extraheras fullständigt och kopplas på ett glasklart sätt till rätt verifikat. Om dokument från GOS saknas kan detta senare leda till stora luckor i din dokumentation vilket är extremt problematiskt framför allt vid granskningar från Skatteverket.

Ditt arkiv för verifikat i SAP utgör en kritisk del av din digitala miljö

Ditt arkiv för verifikat i SAP lagrar dokument som inte sparas i den vanliga databasen utan som i stället kopplas via specifika rutiner för arkivlänkar i SAP. Detta innebär att fakturor och följesedlar samt beställningar eller underlag för personal rent fysiskt befinner sig utanför din vanliga miljö från SAP. Vid en nedstängning av systemet betyder detta att både logiska referenser och fysiska filer måste extraheras på ett helt korrekt sätt för att förbli läsbara över tid. Utan detta steg blir ditt arkiverade system ofullständigt.

Särskild försiktighet krävs vid hantering av klustertabeller

Klustertabeller utgör en av de absolut största tekniska utmaningarna. De är inga klassiska tabeller utan innehåller i stället komprimerade paket av data som SAP sparar internt och packar upp först vid läsning. En felaktig hantering kan leda till att din rörliga data skadas eller att viss specifik information överhuvudtaget inte går att återskapa. Vid en nedstängning av ett system från SAP måste klustertabeller därför bearbetas med en särskild logik för extrahering som garanterar både att din data förblir intakt och att den är fullt läsbar i framtiden.

Varför en strukturerad nedstängning av system är helt oumbärlig

En nedstängning av system från SAP avslutas inte bara för att all data har extraherats. I slutet av processen måste systemet från SAP och alla tekniska komponenter stängas ner fullständigt på ett sätt som är helt säkert för framtida revisioner. Detta inkluderar avveckling av servrar och avaktivering av gränssnitt samt radering av gamla säkerhetskopior liksom en tydlig dokumentation av själva nedstängningen. Först när all din data har extraherats och alla objekt i arkivet har säkrats samt samtliga strukturer för tabeller har bearbetats korrekt kan systemet tas ur drift för gott.

Nedstängningen av ett system från SAP kräver absolut högsta precision

Att stänga ner ett system från SAP är betydligt mer krävande än att stänga ner andra digitala lösningar. Anledningen ligger i den enorma variationen av format och den täta kopplingen mellan objekt i arkivet och tabeller i databasen samt dokument från GOS liksom filer i formatet ADK och klustertabeller. Ditt företag måste säkerställa att all relevant information görs tillgänglig helt komplett och redo för revision enligt Bokföringslagen under lång tid framöver. Endast på detta sätt kan du stänga ner ett system från SAP på ett snyggt sätt helt utan att orsaka juridiska risker eller framtida problem vid granskningar från Skatteverket.

Planerar du att arkivera ett äldre system?